Tu je nie celkom nereálna situácia: Predstavte si, že správa vašej doručenej pošty v poslednej dobe zaberá toľko času a energie, že sa začínate cítiť, akoby to tak malo byť. Tieto e-mailové triky, ktoré vidíte online, sa na vašu situáciu nikdy nevzťahujú, pretože autori nedokážu pochopiť zložité podrobnosti o vašej konkrétnej práci alebo zodpovednosti, ktoré s ňou súvisia.
Ak to znie dobre povedané, existuje šanca, že podceníte, ako sa vaša e-mailová správa dostala mimo kontroly. V skutočnosti je možné, že vaša doručená pošta je v režime úplného záchvatu hnevu a obviňujete svoju nespravodlivosť, keď sa môžete problému úplne vyhnúť. Prečítajte si o niektorých príznakoch, že nie ste sami vo svojich zápasoch, plus spôsoby, ako ich opraviť!
Pamätajte: Môžete prevziať kontrolu.
1. Získate viac e-mailov, na ktoré môžete odpovedať
Prečo je to tak, že pri každej odpovedi na jednu správu sa objaví ďalších 10? V minulosti ste strávili hodiny tým, že ste prechádzali a odpovedali, len aby ste zaostávali za skutočnými akčnými položkami vo vašom zozname úloh a čakali na vašu pozornosť. Neexistuje žiadna zdravá rovnováha medzi udržiavaním aktuálnosti a vlastnou starostlivosťou o všetko ostatné vo vašom živote. Možno váš vzťah s doručenou poštou jednoducho nie je taký, aký bol.
Prečo sa to deje
S vašimi e-mailovými správami zaobchádzate tak, akoby mali rovnakú váhu. Možno máte politiku „first-in, first-out“, v ktorej reagujete na všetko, čo na vašu odpoveď čakalo najdlhšie, a pracujete až dodnes. Alebo možno máte politiku „first-in, first-out“, kde začínate zhora a pracujete smerom nadol.
Ako to opraviť
Je na čase, aby ste začali okamžite určovať priority správ. Vždy, keď dostanete novú, položte si tieto otázky:
- Je to naliehavé?
- Sú tu aj iní ľudia, ktorí sú na to lepšie pripravení?
- Vyžaduje si to reakciu?
- Je to odpoveď, ktorú často dáte?
Ak to nie je naliehavé, uložte ho na neskôr. Neskôr TBD, ale skutočný čas, ktorý ste nastavili každý deň na prezeranie doručenej pošty. Ak je to naliehavé, ale je tu veľa ľudí, ktorí sú lepšie pripravení odpovedať - dajte mu pár minút a zistite, či to tak nie je. Ak nie je potrebná žiadna odpoveď: neodpovedajte. A nakoniec, ak je to odpoveď, ktorú často dávate, premýšľajte o použití funkcie, ako je Konzervovaná odozva v službe Gmail, alebo o vytvorení dokumentu, ktorý obsahuje všetky vaše šablóny na jednom mieste.
2. Dostávate sa príliš veľa spravodajcov
Každé ráno sa zobudíte s množstvom neprečítaných správ vrátane 30 rôznych spravodajcov (lámanie titulkov! Predaj! Najlepšie reštaurácie v tejto oblasti! Priemyselné správy!). Ležíte v posteli, sotva otvorené oči a posúvate každého priamo do koša. Toto je nevyhnutná súčasť tejto skúsenosti . Zaregistroval som sa za ne a teraz je to cena, ktorú musím zaplatiť.
Prečo sa to deje
Chápem to: Spravodaje sú príťažlivé. S toľkými veľkými vynikajúcimi miestami sa snažíte vybrať to, čo je skutočne cenné, z toho, čo je jednoducho zaujímavé . Zakaždým, keď nájdete nový denný prehľad alebo týždenný list, ktorý sa zdá byť skutočne užitočný, spýtate sa sami seba, či ste si skutočne istí, než odovzdáte zlaté kľúče do svojej doručenej pošty - a vy ste. Takže sa prihlásite na odber. Ale skôr ako to budete vedieť, a to aj bez toho, aby ste pre to mali zmysel, toto predplatné sa rýchlo stane ďalším v dlhej rade skorých ranných vymazaní.
Ako to opraviť
Zabráňte tomu, aby k tomu došlo úmyselným odhlásením. Zakaždým, keď sa prihlásite na odber nového spravodajcu, dajte si skúšobný týždeň. Ak na konci jedného týždňa nie ste nadšení na jeho otvorenie (alebo ste to ešte neurobili), odhláste sa. Žiadne otázky. Viem, čo si myslíte: Kto má čas urobiť všetko? Robíte to s aplikáciami ako Unroll.Me (pre informačné bulletiny) a BoxBe (pre ľudí).
3. Často strácate e-mailové nite alebo ich úplne zabudnete
Pracujete s ďalšími piatimi spolupracovníkmi na pripravovanom projekte a niekto začal s diskusiou o časoch stretnutí na budúci týždeň. Ak vezmete do úvahy všetky ostatné úlohy, ktoré máte na svojej doske, zistíte, že je v poriadku posunúť tento malý detail plánovania až neskôr - ešte lepšie, keď je konverzácia rozvinutejšia a budete musieť viac pracovať. O pár hodín neskôr pôjdete hľadať správy a sú preč. Bez ohľadu na to, aké hľadané výrazy vyskúšate.
Prečo sa to deje
Dve možnosti: Vaša doručená pošta je príliš preplnená alebo príliš organizovaná. Hovorím o ľuďoch, ktorí sa hneď hneď na slnku zbavia všetkého, alebo zhromaždia tisíce a tisíce neprečítaných správ. Každý e-mail, ktorý dostanete - od svojho šéfa, suseda, partnera a starej mamy - je vyhostený do archívu alebo navždy sedieť v doručenej pošte.
Ako to opraviť
Je čas vyčistiť doručenú poštu. Jeden deň vyčlenil jednu hodinu a venoval sa jej ničomu, iba triedeniu správ. Môžete: presunúť vlákna do priečinkov, využívať značky, označiť hviezdičkou čokoľvek, na čo sa potrebujete vrátiť neskôr, vyskúšať službu Boomerang alebo vyskúšať niektorý z týchto úžasných nástrojov. Nevyberajte si metódu iba pre účely jej výberu, ale namiesto toho si vyberte metódu, o ktorej viete, že má pre vás zmysel. Možno budete musieť vyskúšať niekoľko systémov, než nájdete tú najlepšiu možnosť, ale verte mi, že pár hodín strávených týmto krokom vám v dlhodobom horizonte ušetrí tonu.
Ak vám ktorýkoľvek z týchto scenárov znie dobre, je to v poriadku. Je normálne cítiť sa, akoby váš priečinok doručenej pošty ovládal váš život. To však neznamená, že sa musíte vzdať. Namiesto toho začnite problém riešiť e-mailom prostredníctvom e-mailu, až kým nebudete mať späť kontrolu.
Máte nejaké triky na správu e-mailov, ktoré by som mal vyskúšať a ktoré neboli zahrnuté? Tweet me @caroqliu a dajte mi vedieť!
