V tejto chvíli už väčšina z vás vie, že som veľký fanúšik udržiavania jasnej doručenej pošty. Nechcem ísť tak ďaleko, že trvám na nule doručenej pošty, ale zvyčajne odporúčam ponechať si len toľko e-mailov, koľko vidíte, bez posúvania sa nadol. (S mojou pozornosťou sa e-maily nebudú milovať, ak ich neuvidím.)
Teraz nie je ťažké tento cieľ udržať, keď bude vaša doručená pošta v tomto stave bez posunu dole, ale dostať sa tam - to je iný príbeh. Dobrá správa je, že som našiel riešenie. Ak ste pripravení podniknúť ďalší krok k ovládnutiu doručenej pošty, tu je niekoľko trikov, ako rýchlo znížiť doručenú poštu na veľkosť.
1. Do hromadného archívu
Začnime to dávkou reality: Ak bol e-mail vo vašej doručenej pošte viac ako dva alebo tri mesiace, nebudete naň odpovedať. Aj keď ste chceli, bolo to tak dlho, že odpoveď je takmer trápna. A ak to bolo dôležité, odosielateľ vám určite poslal pripomenutie. Vyhľadajte v doručenej pošte e-maily prijaté pred dvojmesačnou značkou a archivujte každú z nich. Bude to trochu strašidelné - ale tieto e-maily by s väčšou pravdepodobnosťou upútali vašu pozornosť, ak by ste ich nechali v doručenej pošte s týmito 6 347 ďalšími neprečítanými e-mailmi.
2. Vyhľadajte vinníkov
Teraz by ste mali mať až niekoľko stoviek, možno tisíc e-mailov (ak máte niekoľko tisíc, vaše obmedzenie pre číslo 1 by malo byť namiesto jedného mesiaca alebo šiestich týždňov). Ďalej vyhľadajte akékoľvek pravidelné informačné bulletiny alebo aktualizácie, ktoré dostanete, napríklad nové položky z webu Fab.com, aktualizácie od spoločnosti LinkedIn alebo ponuky spoločnosti Groupon. Vyhľadajte odosielateľa (napr. [email protected]), aby ste ich všetky vytiahli naraz, a potom vymažte (alebo archivujte) všetko, čo je staršie ako týždeň. Ak ste agresívny, povedal by som, že pôjdete na niečo staršie ako deň. Naozaj sa nebudete zaoberať včerajšou dohodou skupiny Groupon a pravdepodobne nebudete v budúcnosti vracať a triediť tieto e-maily - ani zajtra.
3. Nech je to hra
Teraz by ste sa mali venovať iba posledným e-mailovým správam - blahoželáme! Ak máte odvahu, tu začnete preplávať a zaoberať sa e-mailmi (s odmenami typu „Keď dostanem menej ako 60 rokov, čas na prestávku na kávu!“).
Ak máte stále dostatok e-mailov, ktoré sa dajú riešiť, urobte z nich hru. Moje dve obľúbené položky sú e-mailová hra (pre čas, keď ste na pracovnej ploche) a nedávno vydané pole úloh (pre čas, keď ste na cestách). Hra E-mail vám dá päť minút na to, aby ste prešli čo najviac e-mailov a odmenili vás bodmi. Zameriava sa tiež na riešenie 10 až 20 e-mailov naraz, vďaka čomu sa vaša schránka v doručenej pošte bude cítiť väčšia.
Tu to máte: Tri jednoduché kroky na zmenšenie doručenej pošty. Takže začnite - vaša odmena bude omnoho lepšie zvládnuteľná doručená pošta (a čokoľvek, s čím sa chcete liečiť!).
