V ideálnom prípade bol váš čas mimo práce (aspoň trochu) relaxačný. Ale ten zen po dovolenke môže ísť hneď z okna, len čo si sadnete, aby ste si poradili s doručenou poštou a uvedomili si, že na vás čaká približne milión správ.
Odpovede na e-maily môžu byť stresujúce každý deň, ale je to ešte horšie, keď sa hromadia. A pociťujete tento stres, môžete si stanoviť cieľ, aby ste sa nimi dostali čo najrýchlejšie - iba sa dopustiť jednej z bežných chýb uvedených nižšie.
Venujte pár minút tomu, aby ste si prečítali, ako sa im vyhnúť: oplatí sa to!
1. Prioritizácia času odozvy pred kvalitou
Matematicky, odpoveď čo najrýchlejšie dáva zmysel. Ak strávite minútu čítaním e-mailov a minútovou odpoveďou, dostanete sa zoznamom rýchlejšie, ako keby ste čítali päť minút a päť minút odpovedaním.
A keď máte pravdu, že toto nie je deň na internú diskusiu medzi „Znie to dobre!“ Oproti „Súhlasím“, nechcete ani vystreliť rýchlu odpoveď.
„Znie to dobre“ alebo „Súhlasím“ fungujú rovnako dobre, ak sa niekto spýtal, či sa vám jeho plán páči, ale nedáva zmysel, ak sa na to pýtal konkrétnu otázku. Znamená to, že od nich dostanete späť ďalší e-mail - a budú vedieť, že ste nečítali, čo napísali prvýkrát.
Oprava
Ak máte stránky e-mailov, pomocou ktorých môžete prejsť, a nedokážete obmedziť túžbu odpovedať ASAP, skopírujte a vložte všeobecnú odpoveď. Vyskúšajte toto „Dnes utratím peniaze za e-maily. Ak potrebujete odpoveď pred 17:00, pošlite mi e-mail späť a dajte mi vedieť. “
Áno, je to ďalší krok, ale ak je vaším cieľom číslo jedna, najprv sa vrátiť ku všetkým, umožní vám to urobiť, potom vydýchnuť a venovať čas odpovedaniu.
2. Preposielanie všetkého pomocou „FYI“
Vo vašej hlave zdieľate aktualizáciu stavu, aby vám druhá osoba mohla povedať, čo máte robiť ďalej. Ale v hlave vášho príjemcu hovoríte, o to sa postaralo. V podstate využívate prístup k e-mailu „horúcim zemiakom“ za predpokladu, že zodpovednosť nesie ten, kto ho dostal naposledy - čo znamená, že existuje dobrá pravdepodobnosť nesprávnej komunikácie.
Preto, ako píše Muse Managing Editor, Jenni Maier píše: „Každý e-mail by mal obsahovať ďalší krok (aj keď to nie je„ žiadna odpoveď “).“
Keď odošlete e-mail s horúcimi zemiakmi, stane sa jedna z dvoch vecí. Dostanete to hneď s otázkou (takže všetko, čo ste urobili, je duplicitná práca). Alebo možno ešte horšie je, že nepovedia nič a každý si bude myslieť, že ten druhý je tým, kto robí ďalšie kroky.
Oprava
Poraďte sa s Maierovou radou a uistite sa, že správy majú jasný úmysel. Ak niečo posielate len preto, aby ste uzavreli slučku, je to úplne v poriadku, ak to chcete povedať, alebo dokonca „pre vašu informáciu“. Ak presne vyslovíte to, čo od druhej osoby chcete, budete nútení vyjasniť si to ako prvé - čo znamená, že budete chyťte sa, ak to, čo skutočne potrebujete, je urobiť krok pred zdieľaním vášho pokroku.
3. Reagovanie v poradí, v akom prišli
Váš plán na reakciu v obrátenom chronologickom poradí je dobre mienený: Chcete sa vrátiť k osobe, ktorá čakala najdlhšie, najskôr. Nie je to však rozumný plán, ak má byť váš cieľ čo najefektívnejší.
Príklad: Pracoval som s niekým, kto chodil na dvojtýždňovú dovolenku, a keď sa vrátil, najskôr odpovedal na svoje najstaršie e-maily. To znamenalo, že nadviazal na moje otázky a pýtal sa, či boli roztriedené - predtým, ako uvidel neskoršiu reťaz, kde pre mňa tento kontaktný bod vyriešil tieto problémy.
„Dostali ste to?“ A „Nevermind! Videli ste to! “E-maily boli zbytočné, a ak je vaším cieľom rýchlo ich dobehnúť, nechcete na ne strácať čas.
Oprava
Toto je skvelý čas pre prístup LIFO: Last In, First Out. Pretože, ako vysvetľuje Muse COO Alex Cavoulacos, „Táto technika je založená na tom, aby sa staré veci samy zaoberali.“
Inými slovami, v čase, keď sa dostanete na e-mail, ktorý niekto odoslal pred týždňom, by sa mohlo dobre stať, že už vybavilo čokoľvek, na čo sa vás pýtali. A ak si stále želajú vašu pozornosť skôr ako neskôr, som ochotný sa staviť, že si všimli dátum návratu na vašom OOO a odoslali následnú kontrolu, ktorá sedela v hornej časti vašej doručenej pošty, keď ste sa vrátili.
Keď pozeráte správy za týždeň, môže to byť vaše pokušenie jednoducho sa ponoriť. Ak však premýšľate o tom, ako postupujete pri odpovedaní, vyhnete sa častým chybám a ušetríte sa tým, že sa budete musieť vracať a odpovedať na ne. znova.
