Stratený čas sa už nikdy nenájde.
Benjamin FranklinČas je kľúčovým zdrojom, ktorý jednoducho nemôžeme doplniť. 24 hodín každého dňa sú všetko, čo dostávame - raz strávené, tieto hodiny sa navždy stratia. To znamená, že ak sa snažíte zapadnúť všetky svoje priority a „do-DOS“ do svojho dňa, je čas hľadať spôsoby, ako efektívnejšie využiť tieto hodiny a minúty.
Tu je niekoľko návrhov podporovaných výskumom, ktoré vám môžu pomôcť čo najlepšie využiť váš čas.
1. Hodnota každú minútu
Ako tréner som si uvedomil, že na základnej úrovni máme sklon predávať krátke časové oddelenie. V mnohých prípadoch dokonca umožňujeme ostatným, aby využili svoj čas. Najdôležitejším krokom v riadení času je teda prevziať vlastníctvo nášho času, vytvoriť priestor pre činnosti, ktoré sú zmysluplné a produktívne, a odstrániť tie, ktoré majú menej dlhodobú hodnotu.
Odlišujú sa dôležité úlohy od výsledkov spojených s vašou časovou investíciou. Môžete sa napríklad pravidelne zúčastňovať na schôdzke, ktorá obsahuje veľa krokov tam a späť, ale nie veľa akcií. Mohlo by sa tento pridelený čas lepšie venovať alternatívnej činnosti, ako je napríklad kontakt s klientmi alebo spolupráca s kolegami? Často existujú príležitosti „ťažiť“ čas na produktívnejšie činnosti - jednoducho ich prehliadame.
Za týmto účelom sa podrobne oboznámte s tým, ako ste trávili čas dokončením auditu kalendára. Začnite s týmto cvičením: Zaznamenajte si svoje aktivity každú hodinu po dobu dvoch týždňov. Potom si prečítajte svoje zadania s ohľadom na tieto otázky: Bol čas dobre strávený? Boli s vynaloženým časom spojené dobré výhody? Chceli by ste ísť znova rovnakou cestou? V mnohých prípadoch je otázka „času“ vlastne otázkou „úlohy“. Preto oddeľte úlohy, ktoré zvyšujú vašu efektivitu len málo.
2. Vytvorte priestor pre väčšie zameranie
Od zvonenia telefónov po spolupracovníkov, ktorí sa zastavia pri stole, aby rozprávali, vo väčšine kancelárskych prostredí je rozptýlenie hojné. (Manipulácia s „autom-bys“ môže byť skutočnou výzvou.) Aj keď sa tieto rozptýlenia stali akceptovanou súčasťou pracovného života, môžu spôsobovať chaos na našej úrovni produktivity. Keď sme celý deň v režime zastavenia a štartu, ocitáme sa v opakovaní úloh, strácame miesto a roztočíme kolesá. V skutočnosti môže po prerušení znova zaostriť 20 minút alebo dlhšie.
V niektorých prípadoch sú vinníkmi otvorené kancelárie. Prispievame však tiež k problému s našimi rozhodnutiami. Psychológ Daniel Goleman diskutuje o tom, že musíme prevziať kontrolu a chrániť sa pred vlastnými rozvrhmi - zabudovaním času do nášho pracovného života, aby sme sa hlboko zamerali na dôležité úlohy. Musíme identifikovať časové úseky, keď, ako Goleman vysvetľuje, máme príležitosť „kokónovať“ a plne sa sústrediť.
Môžete zvážiť vypnutie mobilného telefónu alebo využiť funkciu pozastavenia doručenej pošty spoločnosti Google a každý deň približne hodinu vypnúť prichádzajúcu e-mailovú správu. Môžete tiež požiadať svojho manažéra o vyčlenenie dvoch neprerušených 30-minútových časových úsekov počas vášho pracovného dňa, napríklad od začiatku dňa, počas obeda alebo na konci dňa, kde môžete skákať nadol a robiť cielenú prácu.
Pravdepodobne budete prekvapení, koľko z toho času získate.
3. Krotká prokrastinácia
Prorastanie je jednou z najbežnejších výziev na pracovisku - a pre niektorých z nás; môže sa stať obrovským plytvaním času. Zatiaľ čo otáľanie môže prameniť z pocitu ohromenia alebo nedostatočnej pripravenosti (v takom prípade neodkladajte hľadanie pokynov), výskum tiež naznačuje, že k otáleniu môže dôjsť v dôsledku toho, ako vnímame úlohy a ciele. Konkrétne sme niektoré úlohy obsadili vo veľmi negatívnom svetle - napríklad: „Správu dokončím v piatok, takže môj manažér nebude naštvaný so mnou.“ Tieto ciele sa nazývajú ciele „vyhýbania sa“ - dokončíte ich vyhnúť sa negatívnym dôsledkom - a zaujímavé je, že majú väčšiu tendenciu byť v korelácii s prokrastináciou.
Ale tu je dobrá správa: Môžete potlačiť otáľanie tým, že sa pokúsite zobraziť tieto úlohy odlišne a zmeniť ich ako cieľ „priblíženia“ na cieľ „vyhnúť sa“. Ak sa obávate určitej úlohy, pokúste sa ju vidieť v kontexte možno príťažlivejšieho výsledku. Mohlo by jeho dokončenie prispieť k napredovaniu väčšieho a pozitívnejšieho cieľa - napríklad k zapôsobeniu na klientov alebo k tomu, aby boli vnímaní ako tímový hráč? To vám môže pomôcť zostať na kurze. Pridaný bonus? Zdá sa, že ciele prístupu ponúkajú väčšiu spokojnosť, keď sú nakoniec dosiahnuté.
Vyskúšajte jednu z týchto stratégií a zistite, či sa veci menia k lepšiemu. Dajte nám vedieť, ako sa vám darí na Twitteri @ Dailymuse a @MRGottschalk.
Chcete si zo svojho dňa vyťažiť viac? Prihláste sa do našej triedy Hack Your Work Life na Muse University!
