Nemáte radi iba nástroje, skratky alebo hacky, ktoré vám pomôžu robiť veci rýchlejšie a efektívnejšie? Koneckonců, kto chce tráviť viac času robením niečoho, čo bezpodmienečne potrebujete?
V tejto poznámke uvádzame tri úžasné akronymy na pracovisku, ktoré by ste mali vedieť - všetky ponúkajú rámce, ktoré vám pomôžu sústrediť sa a na akomkoľvek bode, na ktorom pracujete.
1. OHIO: S ňou zaobchádzajte iba raz
Koľkokrát otvárate e-mail, aby ste sa vrátili a prečítali si ho znova? Možno trikrát alebo štyrikrát?
To je super neproduktívna práca, pokiaľ na to nepremýšľate. Vzhľadom na to, že odborníci tvrdia, že iba 20% nášho e-mailu je skutočne nevyhnutný pre našu prácu, dotyk s ním iba niekoľkokrát zhoršuje zlú situáciu.
Namiesto toho, OHIO! Otvorte ho a urobte s ním niečo. (Mimochodom, toto funguje aj pre papierovanie, prichádzajúcu poštu alebo čokoľvek iné.) Vyskúšajte tieto užitočné tipy od témy Začíname pracovať, aby ste mohli efektívnejšie pracovať s e-mailom alebo papierovou poštou.
- Nepotrebuješ to? Vymaž to!
- Ak ju chcete zachovať, ale nemusíte na ňu okamžite konať, odložte ju.
- Ak na to môžete okamžite konať - myslite na správy, ktoré reagujú menej ako dve minúty.
- V prípade správ so skutočným pracovným obsahom, ktoré musíte uprednostniť a stráviť čas, ich uložte do priečinka „akcia“ a potom sa vráťte, keď budete v tejto oblasti pripravení na sústredenú prácu.
2. FIOSP: Fakty, problém, cieľ, stratégia, plán
Pred mnohými rokmi sa so mnou mentor podelil o tento proces a celý čas ho využívam na riešenie problémov alebo riešenie problémov. Je to obrovská pomoc pri organizovaní mojich myšlienok a zostavovaní akčného plánu, či už pracujem na vlastnom projekte alebo s tímom.
Keď budete nabudúce konfrontovaní s pracovnou krízou, ktorú potrebujete na vyriešenie problému ASAP, skúste toto:
skutočnosť
Začnite tým, že si svoje fakty uvedomíte. Môžete byť v pokušení ísť k domnienkam, pozorovaniam alebo názorom, skočiť do riešení, alebo dokonca obviňovať koreň problému. Pri riešení problémov však musíte svoje riešenia začleniť do skutočností.
Povedzme napríklad, že sa snažíte vyriešiť problém klienta, ktorý nie je spokojný so službou call centra, ktorú poskytuje vaša spoločnosť. Tu sú fakty:
Časy odpovedí v call centre bežia na 60% prijatých hovorov do dvoch minút. V našej zmluve sa uvádza, že do dvoch minút musíme zodpovedať 80% hovorov.
Problém
Akonáhle budete mať fakty o veci dole, uveďte problém riadený fakty. Opäť sa vyhýbajte vine a pozrite sa na dôsledky skutočností:
Zákazník je zaplavený sťažnosťami zamestnancov o našich službách, čím ohrozuje naše budúce zmluvy. Navyše, nedodržanie zmluvy stojí našu spoločnosť 1 000 dolárov za deň pokutami.
objektívny
Tu je jasné, v čom presne je váš cieľ v tejto situácii. Pomôže to zistiť medzery medzi skutočnosťami a cieľmi.
Naším cieľom je odpovedať na 80% všetkých hovorov do dvoch minút podľa zmluvy, objasniť súčasné nevybavené objednávky a zastaviť pokuty, ktoré vznikajú.
stratégia
Teraz ustúpite a pozeráte sa na celkový obraz: ako problémy súvisia so skutočnosťami - a aké potrebné nápravné opatrenia musia byť.
Našou stratégiou je napraviť zlý výkon privedením vyškoleného rezervného personálu, predĺžením hodín call centra každý deň tento týždeň o dve hodiny, a ak je to potrebné, uskutočnením hovorov do dobre vyškoleného prepadového centra.
plán
Po identifikácii vašej stratégie sú to taktické kroky, ktoré podniknete na jej implementáciu. Tu môžete podľa potreby priradiť úlohy a časové harmonogramy.
Vedenie účtu
- Prekontrolujte nápravný akčný plán so zákazníkom do konca podnikania ešte dnes.
- Poskytovať aktualizácie zákazníkov každých 24 hodín, až kým úroveň služieb nedosiahne požadovanú mieru.
operácie
- Prispôsobte systémy tak, aby vyhovovali ďalším dvom hodinám prevádzky COB dnes.
- Do utorka zavolajte troch ďalších zamestnancov na plný úväzok.
právnej
- Preskúmať dôsledky zmlúv, ktoré nie sú v súlade, a do dnešného dňa posúdiť škody.
Pomocou tohto rámca môžete rýchlo a ľahko prejsť od bolesti hlavy k riešeniu a viesť tím k produktívnejšej konverzácii okolo riešenia dilem pracovísk.
3. BRAN: Výhody, riziká, alternatívy, nič
Nie, nehovoriac tu o obilninách! Je to rýchla skratka, ktorá vám pomôže vyhodnotiť klady, zápory a dôsledky pre rozhodnutie.
Povedzme napríklad, že vaše oddelenie sa snaží rozhodnúť, či najme nového zamestnanca na pomoc s kampaňami v sociálnych médiách.
Pozrime sa na BRAN.
výhody
- Zvyšujte dojmy a povedomie o značke vytvorením konzistentnej prítomnosti v piatich najlepších sociálnych médiách, ktoré používatelia používajú.
- Rozviňte náš mailing list.
- Zvýšte počet zobrazení webových stránok.
- Udržujte nás na špičke na trhoch so sociálnymi médiami.
riziká
- Je ťažké merať NI v kampaniach na sociálnych sieťach. Ako budeme vedieť, či to funguje?
- Pridá počet kusov a náklady spojené s novým prenájmom.
- Nie ste si istí, či povedomie o sociálnej značke prispeje k rastu zákazníkov alebo rastu výnosov.
alternatívy
- Priradiť sociálne médiá existujúcim zamestnancom v menšom rozsahu a merať výsledky.
- Nájdite lacného stážistu, ktorý tento koncept preukáže počas leta.
- Zdieľajte náklady na manažéra sociálnych médií s ostatnými oddeleniami v organizácii.
nič
- Pokračujte v súčasnom marketingovom úsilí so súčasným marketingovým úsilím, nepridávajte počet ľudí ani rozsah a nerobte žiadne zmeny, aby ste mohli rozširovať časť sociálnych médií.
Pamätajte, že vždy máte možnosť nerobiť nič. Niekedy „ešte nie“ je dosť dobrá odpoveď, kým nezískate viac informácií, viac financovania alebo jasnejšie vyhlásenie o výhodách.
Pracovisko môže byť často zložité, ale používanie rámcov a nástrojov môže pomôcť pri prelomení tejto zložitosti - a pri hľadaní riešení a rozhodnutí, ktoré lepšie slúžia vám a vašej práci!
