V závislosti od verzie balíka Microsoft Office, ktorú používate, môže obsahovať rôzne aplikácie. Základná ponuka zvyčajne obsahuje aplikácie Word, Excel, PowerPoint a Outlook. Zdá sa, že program PowerPoint neponúka žiadnu inherentnú bezpečnosť, ale aplikácie Word, Excel a Outlook poskytujú určitú úroveň šifrovania.
Zabezpečenie dokumentov programu Word
Pre dokumenty programu Microsoft Word (Word 2000 a novšie) môžete pri ukladaní súboru zvoliť vyššiu úroveň zabezpečenia. Namiesto jednoduchého kliknutia na tlačidlo Uložiť kliknite na súbor, potom Uložiť ako a postupujte podľa týchto krokov:
- Kliknite na náradie v pravom hornom rohu dialógového okna na uloženie súboru
- Kliknite na Možnosti zabezpečenia
- Pole Možnosti zabezpečenia poskytuje rôzne možnosti:
- Do poľa vedľa položky môžete zadať heslo Heslo sa otvorí ak chcete, aby bol súbor úplne nedostupný bez hesla
- V aplikácii Word 2002 a 2003 môžete kliknúť na položku pokročilý stlačením tlačidla vedľa poľa pre zadanie hesla vyberte vyššiu úroveň šifrovania, o ktorú je ešte ťažšie preniknúť
- Do poľa vedľa položky môžete zadať heslo Heslo na úpravu ak je to v poriadku pre ostatných, aby otvorili súbor, ale chcete obmedziť, kto môže vykonať zmeny v súbore
- V dolnej časti poľa Možnosti zabezpečenia sú uvedené aj niektoré možnosti ochrany súkromia dokumentu:
- Odstráňte osobné údaje z vlastností súborov pri ukladaní
- Upozornite pred tlačou, ukladaním alebo odoslaním súboru, ktorý obsahuje sledované zmeny alebo komentáre
- Uložte náhodné číslo na zlepšenie presnosti zlúčenia
- Vytvárajte skryté označenie pri otvorení alebo ukladaní
- klikniteOK zatvorte pole Možnosti zabezpečenia
- Vyberte názov súboru a kliknite na tlačidlo Uložiť
Zabezpečenie súborov programu Excel
Program Excel ponúka veľmi podobný štýl ochrany programu Microsoft Word. Stačí kliknúť na súbor, Uložiť ako a postupujte podľa týchto krokov:
- Kliknite na náradie v pravom hornom rohu dialógového okna na uloženie súboru
- Kliknite na Všeobecné možnosti
- Do poľa vedľa položky môžete zadať heslo Heslo sa otvorí ak si prajete, aby bol súbor úplne nedostupný bez hesla
- Môžete kliknúť na pokročilý stlačením tlačidla vedľa poľa pre zadanie hesla vyberte vyššiu úroveň šifrovania, o ktorú je ešte ťažšie preniknúť
- Do poľa vedľa položky môžete zadať heslo Heslo na úpravu ak je to v poriadku pre ostatných, aby otvorili súbor, ale chcete obmedziť, kto môže vykonať zmeny v súbore
- klikniteOK zatvorte pole Všeobecné možnosti
- Vyberte názov súboru a kliknite na tlačidlo Uložiť
Zabezpečenie súborov programu Outlook PST
Skutočné digitálne podpisovanie a šifrovanie prichádzajúcich alebo odchádzajúcich e-mailových správ a ich príloh je celá samostatná záležitosť, ktorá sa vysvetlí inokedy. Ak však exportujete údaje z priečinkov programu Microsoft Outlook do súboru PST, môžete pridať ochranu, aby ste zabezpečili, že údaje nie sú prístupné ostatným. Postupujte podľa týchto krokov:
- Kliknite na súbor
- vybrať Dovoz a vývoz
- zvoliť Export do súboru a kliknite na tlačidlo Ďalšie
- vybrať Súbor osobných priečinkov (.pst) a kliknite na tlačidlo Ďalšie
- Vyberte priečinok alebo priečinky, ktoré chcete exportovať (a začiarknite políčko Zahrňte podpriečinky ak chcete) a potom kliknite na tlačidlo Ďalšie
- Vyberte cestu výstupu a názov súboru a vyberte jednu z možností exportovaného súboru a potom kliknite na tlačidlo Skončiť
- Nahradiť duplikáty s exportovanými položkami
- Povoliť vytvorenie duplicitných položiek
- Neexportujte duplicitné položky
- pod Nastavenie šifrovania, vyberte jednu z nasledujúcich možností
- Žiadne šifrovanie
- Stlačiteľné šifrovanie
- Vysoké šifrovanie
- V dolnej časti obrazovky zadajte heslo, ktoré chcete použiť na otvorenie zašifrovaného súboru PST (musíte v oboch poliach zadať rovnaké heslo, aby ste overili, či ste zadali heslo tak, ako ste si naplánovali, inak nemusí byť možné otvoriť svoj vlastný file)
- Vyberte, či chcete alebo nie Uložte toto heslo do svojho zoznamu hesiel
- kliknite OK na dokončenie exportu súboru
(Upravený Andy O'Donnell)
