Bežíte od stretnutia k stretnutiu. Vaša doručená pošta je naplnená k krokvám (a ste s tým asi tu). Trávite hodiny a hodiny prácou každý deň a stále sa necítite, že by ste si v zozname úloh urobili jamku.
Rozumieme. Boli sme tam. A vieme, že jednoducho nebude nikdy dosť hodín denne. Zostavili sme teda zoznam tipov pre maximálnu produktivitu, ktoré vám pomôžu čo najlepšie využiť čas, ktorý máme.
Od plánovania útoku na deň až po udržanie e-mailov od toho, aby ste sa dostali až k vysporiadaniu sa s rozptýleniami, ktoré sa vždy objavia, pomôžeme vám všetko urobiť čo najefektívnejšie, aby ste konečne mali čas na ďalšie veci (napríklad, viete, spíte).
Plánovanie úlohy
- Nepreceňujte počet vecí, ktoré môžete urobiť za deň. Namiesto vytvorenia rozsiahleho zoznamu úloh (a pocitu frustrovania, keď ich nedokončíte), vyskúšajte náš zoznam úloh 1-3-5: Plánujte jednu veľkú úlohu, tri stredne veľké úlohy a päť malé úlohy vykonávané každý deň.
- „Ak som už niečo dokončil, zapíšem si ho a skontrolujem zo zoznamu. Vždy je dobré vidieť niečo, čo sa dá urobiť. “ Michael Peggs, @michaelpeggs
- Skúste pripájať svoje úlohy k emóciám: Pripomínajte si, že dokončením veľkého počtu klientov sa budete cítiť „víťazne“ alebo zabalením daňového priznania získate „masívnu úľavu“, ktorá môže byť iba posilnením, ktoré potrebujete, aby ste sa cez ňu dostali.
- Nikdy do svojho zoznamu neukladajte veľký projekt, ktorý by ste mali robiť iba ako jeden. Namiesto toho ho rozdelte na menšie úlohy, ktoré vám pomôžu zostať na správnej ceste s dosiahnutím konečného cieľa.
- „Vďaka spoločnosti Evernote sa môj organizačný systém zmenil z neohrabaných stránok poznámok a poznámok a súborov na úpravu textu na pevne tkaný integrovaný systém Evernote, ktorý sa synchronizuje s mojím prenosným počítačom, mobilným telefónom a tabletom. Od poznámok od klientov až po koncepty blogov až po rečové skripty. Je to všetko. “ Michael Terrell, @michaelterrell
- Keď premýšľate o všetkom, čo musíte urobiť - v práci aj v živote - zvážte, ktoré úlohy môžete z taniera odstrániť zadaním externých zákaziek.
- Urobte to, čo chcete, najmenej ako prvé. Toto vás povzbudí, aby ste to urobili rýchlejšie, aby ste sa mohli dostať k úlohám, ktoré vás baví viac, a zvyšok dňa tak trochu vylepšiť.
- Vykonajte jednu významnú úlohu pred obedom. Tým, že dostanete jednu veľkú vec z cesty skoro, môžete si vziať oživujúci obedný pauzu a začať popoludní čerstvé, bez toho, aby ste sa pociťovali ako panika v súvislosti s tým obrovským počtom úloh na vašom zozname.
- „Každú nedeľu zostavujem zoznam toho, čo musím urobiť tento týždeň. Blokujem jeden deň, aby som to urobil. Ušetrím posledných 30 minút každého pracovného dňa a vytvorím plán na nasledujúci deň s tromi prioritnými úlohami. Posledných 30 minút tiež používam na uzatváranie úloh a kontrolu e-mailov. Tým je ranné ráno oveľa jednoduchšie! “ Anna Runyan, @classycareer
- Existuje veľa systémov na správu úloh, takže v konečnom dôsledku ide o nájdenie toho, čo pre vás funguje a ktorý sa drží. Neustále vyskúšanie nových systémov bude z dlhodobého hľadiska stratou času, takže strávte mesiac experimentovaním a potom sa zaviazajte. Tip: Váš konečný systém môže byť kombináciou niekoľkých!
Nakladanie s e-mailom
- Skontrolujte e-mail iba v konkrétnych časoch dňa a skúste ho obmedziť iba na 4-5 krát za deň. Ak nemáte takmer takú sebaovládanie, pomocou nástroja, ako je napríklad Doručená pošta, zabránite zobrazovaniu e-mailov v doručenej pošte, kým na ne nebudete pripravení.
- Ak vás e-mail skutočne sklamal, skúste systém Time Management Ninja, aby ste ho skontrolovali iba dvakrát denne.
- Potrebujete rýchlo odpovedať na e-maily? Pridajte dolnú časť podpisu „Odoslané z môjho iPhone“ - aj keď posielate e-maily z počítača. Aj keď by ste to nemali robiť stále, je to rýchly spôsob, ako zahodiť niektoré jedny vety, bez toho, aby si ľudia mysleli, že ste hrubí.
- Pristupujte k svojim e-mailom podľa toho, ako dlho vám bude odpovedať. Ak bude odpoveď trvať menej ako tri minúty, urobte to hneď teraz. Ak to bude trvať dlhšie, odložte bokom. A potom, keď máte veľa času, sa s nimi najprv poraďte.
- Čím rýchlejšie budete reagovať, tým kratšia bude vaša odpoveď - a menej času budete musieť premárniť vysvetlením „Ospravedlňujeme sa za oneskorenú odpoveď“. Ak teda na e-mail nemôžete odpovedať do 48 hodín, odpovedzte aspoň krátko „K tomuto sa čoskoro dostanem!“
- Raz za štvrťrok vykonajte rozsiahle čistenie doručenej pošty a archivujte všetky správy staršie ako dva až tri mesiace. (Vážne by bolo, keby ste na ne odpovedali v tomto okamihu len trápne.) Keď sa e-maily, ktoré ste prihlásili na odber, do priečinka Doručená pošta, rýchlo rozhodnite, či ste ich skutočne prečítali, alebo či by ste ich mali zrušiť.
- „Vyhnite sa prvej ráno kontrole e-mailov. Je príliš ľahké dostať sa na stranu odpoveďou na správy. Zistím, že keď počkám na dokončenie niektorých prioritných položiek v zozname úloh, môžem venovať viac pozornosti e-mailom a tiež cítim, že som svoju prácu vykonal. “ Hannah Morgan, @careersherpa
- Používajte vopred pripravené odpovede, aby ste predišli opakovanému písaniu tých istých vecí. Pre každý e-mail, ktorý posielate pravidelne, alebo dokonca iba jeho časť, napríklad odsek o ukončení, vytvorte vopred pripravenú odpoveď, ktorú môžete kedykoľvek vložiť. Nikdy ste nepočuli o konzervovaných reakciách? Viac informácií tu
- Nastavte automatické filtre na okamžité vytiahnutie e-mailov z doručenej pošty a do správneho priečinka. (Je to vynikajúca voľba pre veci, ako sú informačné bulletiny, ku ktorým sa chcete vrátiť vo svoj vlastný čas.)
- Pomocou služby Boomerang vytiahnite e-maily z doručenej pošty, kým nebudete pripravení na ich riešenie. Je to užitočné z dvoch dôvodov: Po prvé, dostane správu mimo dohľadu a z mysle, čo vám dáva priestor na premýšľanie o iných veciach. Po druhé, automaticky vám neskôr upozorní na e-mail a dá vám ešte jednu úlohu, aby ste si robili starosti so sledovaním sami.
- Chcete do svojej doručenej pošty dostať menej e-mailov? Skúste vytvoriť automatickú odpoveď s odpoveďami na často kladené otázky. Vždy, keď je to možné, vždy odpovedajte na e-maily s výrokmi a nie s otázkami, aby ste sa vyhli príliš veľkému počtu prípadov.
Spravovanie stretnutí
-
Neplánujte viac času, ako potrebujete. Väčšina stretnutí je naplánovaná na celú hodinu, keď by mali byť maximálne 20 minút, 30 minút alebo 45 minút.
-
Neplánujte „aktualizačné stretnutia“ - poskytnutie aktualizácie sa môže takmer vždy uskutočniť e-mailom. Ak účelom stretnutia nie je buď sa rozhodnúť, alebo dokončiť akciu spoločne, zrušte to (alebo pekne naznačte svojmu šéfovi, že to nemusí byť potrebné).
-
Zoskupte svoje stretnutia tak, aby ste sa vyhýbali príliš častému prepínaniu medzi režimom stretnutia a režimom práce, alebo aby ste sa medzi schôdzkami vyrovnali s nepríjemným časom, keď máte pocit, že sa vám nedarí nič urobiť. Ešte lepšie je naplánovať deň bez schôdzky, takže máte aspoň jeden deň, keď sa skutočne môžete sústrediť na sústredenú prácu.
-
Ak sa stretávate s niekým mimo kancelárie, porozmýšľajte o tom, či sa naozaj potrebujete osobne stretnúť. Mohol by sa váš cieľ dosiahnuť pomocou telefonického hovoru alebo videokonferencie?
-
Buďte neuveriteľne aktívni pri sledovaní stretnutí. Pošlite každému program na každé stretnutie, a ak konverzácia prepadne téme, nebojte sa ho zopakovať. Jednoduchý, „Naplánujme si čas na to, aby sme o tom diskutovali neskôr, ak je to užitočné, pretože zostáva len 10 minút, ”Funguje perfektne.
-
Máte telefonické stretnutie jeden na jedného? Cieľom je tajne uschovať ho do 19 minút. Pomôže vám to udržať priateľský chit-chat na minime a dostať sa priamo k veci. A ak konverzácia prebieha a pokračuje, dajte peknú ospravedlnenie, prečo musíte zavesiť (napr. Tvrdé zastavenie alebo umierajúci telefón).
Mastering Time Management
- Zostavte si rozvrh na základe svojich najlepších časov na dokončenie práce. Vieš, že si v ranných hodinách? Odložte tento čas na sústredenú prácu a snažte sa udržať ju bez stretnutí alebo rozptýlenia. Vždy zasiahnuť pokojne okolo 15:00? Naplánujte si tu každý deň hodinu pre nezmyselné úlohy.
- "Nepodceňujte silu malých kúskov času, aby ste to dokázali." Namiesto toho, aby ste medzi stretnutiami zbytočne strácali 15 minút, príďte so zoznamom malých úloh, ktoré môžete vyradiť za 15, 10 alebo dokonca päť minút: Odpovedzte na e-maily, oslovte kontakt, získajte prehľad o niektorých odvetviach. “ Rýchla spoločnosť
- Nie ste si istí, kam smeruje všetok váš drahocenný čas? Na sledovanie udalostí, ktoré robíte po celý deň, použite tracker, napríklad Rescue Time alebo Toggl. V priebehu jedného alebo dvoch týždňov začnete chápať, čo sú vinníci sania času - a budete môcť naplánovať svoj útok na to, ako sa ich zbavíte.
- Nemali by ste pracovať celý víkend, ale skúste nájsť pár hodín, aby ste vyčistili svoju doručenú poštu, vyradili menšie, nezmyselné úlohy a začali náskok pred všetkými hroziacimi projektmi. Ak to urobíte pri sledovaní filmu v nedeľu večer, môže to byť skvelý spôsob, ako to dosiahnuť bez toho, aby ste mali pocit, že robíte príliš veľa práce.
- Využite termíny a časové limity vo svoj prospech. Aj keď nemáte technicky termín na vykonanie úlohy, nastavte si ho pre seba. Vedieť, že máte len dve hodiny na to, aby ste niečo urobili, vám pomôže zabezpečiť, aby ste na internete nestratili ani hodinu.
- Znie to kontraintuitívne, ale nezabudnite naplánovať veľa prestávok po celý deň. Sme najproduktívnejší, keď máme kúsky sústredenej práce, po ktorej nasledujú krátke prestávky. Skúste použiť časovač online, aby ste si pripomenuli, aby ste vstali zo svojho stola, chytili občerstvenie alebo trochu vody, alebo sa pár minút predtým, ako sa vrátite k brúsnemu kameňu, zhovárajú so spolupracovníkom.
- Časovo obmedzený čas na vaše obľúbené rozptýlenie. Ak sa dozviete, že na Instagrame budete musieť stráviť 10 minút, potom, čo budete pracovať niekoľko hodín, vám to pomôže vyhnúť sa tomu, že naň nebudete strácať čas. Navyše, použitie tejto odmeny za prekonanie tvrdej práce vám pomôže zostať motivovaní.
- „Ak máte problémy s pokračovaním v projekte, začnite pomlčkou. Inými slovami, nastavte určitý čas alebo určité množstvo práce na projekte, ktorú musíte urobiť, skôr ako prejdete k čomukoľvek inému. “ 43 Priečinky
- „Vždy vykonávajte úlohy zálohovania. Sú chvíle, keď sa život pokúsi vykoľajiť vašu produktivitu: Osoba, s ktorou musíte hovoriť, je nedostupná, internet nefunguje alebo sa jednoducho nemôžete sústrediť na danú úlohu. Vždy máte ďalšie možnosti, aby ste mohli niečo urobiť, aj keď nemôžete dokončiť svoju primárnu úlohu. “ Time Management Ninja
Zaobchádzanie s rozptýlením
- „Vypnem počítač a nechám svoj telefón na zvláštnych miestach, ktoré mi bránia okamžite ho nájsť. To zaisťuje, že som odpojený a plne prítomný. A pravda je taká, že viem, že môj mozog potrebuje prestávku, inak bude moje podnikanie trpieť. “ Christie Mims, @revolutionsclub
- Potrebujete rýchlu opravu, aby vás vaši spolupracovníci nevyrušovali? Pop do slúchadiel. Nie je to hlúpy dôkaz, ale ľudia majú oveľa menšiu pravdepodobnosť, že sa na vás obrátia s neodkladnou otázkou alebo klebetami, ak budete vyzerať zapojení a budete pracovať.
- Keď narazíte na zaujímavé články, nenechajte ich čítanie teraz brániť vašej produktivite. Namiesto toho použite službu ako Pocket alebo Instapaper a uložte ich na čítanie neskôr, keď máte viac času (napríklad na dochádzanie).
- Určujte časy bez internetu každý týždeň. Aj keď sa veľa našej práce spolieha na internet, stále je potrebné urobiť veci bez toho - a to sú často cielené úlohy, ktorým sa najviac vyhýbame. Vypnite Wi-Fi na pár hodín každý týždeň, aby ste sa mohli venovať týmto úlohám.
- Buďte agresívni v tom, ako v práci používate sociálne médiá. V ideálnom prípade by ste ho nemali používať vôbec. Ak je to potrebné, obmedzte ho na určený „čas na rozptýlenie“ a vypnite automatické prihlásenie, aby ste mali prekážku zakaždým, keď prejdete na Facebook. Potrebujete byť agresívni? Vyskúšajte aplikáciu, ako je SelfControl, v priebehu pracovného dňa zablokovať prístup.
- Prestaňte sa snažiť o viac úloh! Naozaj nie sme preň postavení, a hoci to môže mať pocit, že sa vám darí viac, všetko vám nakoniec zaberie dlhšie. Ak je to pre vás ťažké, strávte týždeň alebo dva agresívne monopolné úlohy.
- „Rovnako ako multitasking, neporiadok preťažuje vaše zmysly a sťažuje vám to. Takže ak zistíte, že máte ťažkosti so zameraním, rozhliadnite sa okolo svojho stola (a pracovnej plochy počítača), aby ste zistili, či niekto z nich potrebuje trochu upratovania. “ Ooomf
- Ak potrebujete sústredený čas, neváhajte sa vypnúť pred kolegami. Ak používate interný chatovací systém, vložte správu „Nerušte“ a informujte ľudí, že na niečom pracujete a kedy budete opäť k dispozícii. A ak máte skutočnú kanceláriu s dverami? Zatvorte to, s peknou poznámkou na prednej strane vysvetľujúce to isté.
- Ak chcete dosiahnuť najvyššie zameranie, uistite sa, že žiadne z vašich zariadení nie je nastavené na ping, keď prídu nové správy. Na to, aby zničil produktívny tok, môže stačiť aj niečo také malé ako bzučanie z telefónu.
