Z akéhokoľvek dôvodu ste vo svojej práci pozadu. Váš zoznam úloh je mimo kontroly, chýbajú vám termíny a vaša doručená pošta je plná e-mailov od spolupracovníkov, ktorí sledujú veci, ktoré ste im sľúbili pred týždňami.
Ak sú veci skutočne zlé, situácia sa neopraví pomocou rýchlej opravy alebo nového zoznamu úloh. Ak chcete prevziať kontrolu znova, je čas urobiť krok späť, zhodnotiť situáciu a urobiť niekoľko strategických krokov na vyčistenie taniera.
Najprv musíte urobiť to, čomu hovorím „zoznam kuchynských umývadiel“. Zablokujte čas vo svojom rozvrhu na stretnutie so sebou (odporúčam raňajky mimo kancelárie). Potom na tomto stretnutí napíšte absolútne všetko, čo sa práve teraz deje. Začnite identifikáciou hlavných skupín práce (napr. Komunikácia s klientom, interné výkazníctvo, prijímanie do zamestnania) a nezabudnite pridať vedro „Iné“ pre všetky rôzne položky, ktoré sa nevyhnutne objavia. Potom napíšte všetko, čo potrebujete na papieri. Žiadna položka nie je príliš malá alebo príliš zanedbateľná na vytvorenie zoznamu. Je dôležité čeliť realite presne toho, čo musíte urobiť, aby ste určili závažnosť situácie - a ako extrémne je potrebné stratégiu zaviesť.
Spravidla sa po zostavení zoznamu kuchynských umývadiel ocitnete v jednom z dvoch táborov. Prvý tábor je, ak sa pozriete na všetko a je to ako veľa, ale s trochou perspektívy sa pár vecí reorganizuje a za pár týždňov zvieracieho režimu sa to môže stať. Bude to zaneprázdnené len pár týždňov.
Ale ak sa pozriete na zoznam kuchynských umývadiel a viete, že nie je možné všetko urobiť, ste v kempe dva. Nejako ste sa uhryzli oveľa viac, ako dokážete žuť, a ste úplne ohromení a zúfalo pozadu. Som tu, aby som vám povedal, že je čas čeliť tejto realite a urobiť nejaké zmeny.
Pre uľahčenie vášho frazzled self, tu je sedem stratégií, ktoré môžu pomôcť dostať váš pracovný život späť pod kontrolu:
1. Orežte strom
Prezrite si úlohy v zozname kuchynských umývadiel a rozhodnite sa, ktoré z nich môžete úplne odobrať. Viem, že to znie strašidelne - dokonca nemožné. Ale som ochotný sa staviť, že existuje niekoľko vecí, ktoré sa nemusia urobiť hneď teraz (aspoň nie vami). Čokoľvek, čo nie je kritické, by malo dostať sekeru.
2. Zjednodušte výstup pomocou pravidla 80/20.
Existujú nejaké úlohy alebo projekty, pri ktorých by 20% úsilia prinieslo 80% dopadu? Napríklad váš šéf chce konkurenčnú analýzu nového produktu, ktorý plánuje uviesť na trh. Stačila by na to, aby jej mohla urobiť toto rozhodnutie, skôr, ako jej podá román o konkurenčnom prostredí, jednu stranu každého vážneho konkurenta? Alebo, ak väčšina výnosov, ktoré získate ako obchodný zástupca, pochádza z väčších obchodov, ale polovicu času trávite malými obchodmi, ktoré sotva pohnú ihlou, môžete namiesto toho presunúť čas a pozornosť na väčšie obchody? Áno? Choďte s týmito úlohami alebo projektmi.
3. Automatizácia alebo zadávanie zákaziek
Odborník v oblasti produktivity Stever Robbins napísal skvelý článok pre pravidlo 30/3. Vysvetľuje to, že niečo, čo vám zaberie 30 minút denne, zvyšuje až tri týždne ročne. Tri celé týždne! Získajte čas späť tým, že zistíte, či existujú nejaké menšie úlohy, ktoré môžete zautomatizovať alebo zadať pomocou nástrojov tretích strán, ako napríklad Assistant.to, aby ste urýchlili plánovanie.
4. Požiadajte o pomoc
Porozprávajte sa so svojím šéfom, kolegami, zamestnancami, dokonca aj s inými oddeleniami, aby ste zistili, či vám niekto môže pomôcť pri plnení niektorých pracovných úloh. Kto vie - možno si váš stážista v aplikácii PowerPoint umiera nechať zvlhnúť nohy, alebo možno má Dan z predaja model Excel, ktorý by ste sa mohli ľahko prispôsobiť predpokladanému rozpočtu. Pozrite sa na oblasti, v ktorých dochádza k určitému prekrývaniu s prácou kolegov, aby sa zistili najvhodnejšie rozdania. (Ak potrebujete pomoc so začatím tejto konverzácie, pozrite si tieto tipy na delegovanie.)
5. Spustite sekvenovanie
Ak sa musí všetko, čo zostalo na vašom zozname, stať a nebudete dostávať pomoc, musí sa to stať - jednoducho nie všetky naraz. Pozrite sa na svoje termíny a zistite, ktoré položky sú skutočne naliehavé a ktoré harmonogramy je možné posunúť späť. Váš manažér vám môže a mal by vám pomôcť s určovaním priorít a sekvenovaním.
6. Odovzdajte moratórium na Áno
Táto stratégia nepomôže vyriešiť váš existujúci problém, ale je nevyhnutná na jeho udržanie pod kontrolou. Kým budú veci opäť pod kontrolou, musíte byť kráľom alebo kráľovnou „Nie!“ Neprijímajte ďalšie projekty, kým sa nedostanete z tohto neporiadku.
7. Navrhnite prenájom
Ak ste vyskúšali všetky vyššie uvedené možnosti a stále sa ocitnete v plávaní v úlohe, môže nastať čas požiadať o pridanie niekoho do svojho tímu. V závislosti od kultúry a rozpočtu vašej spoločnosti zvážte čiastočnú, internú alebo dočasnú pomoc ako alternatívu s nižšími nákladmi.
A ak všetko ostatné zlyhá, vyhlásiť konkurz na zozname úloh a presťahovať sa na Bali. Len si robím srandu, nesklameš. Len budeš trochu viac stresovaný ako obvykle, kým si to neuvedomíš - ale sľubujem, že sa tam dostaneš.
