E-mail nahradil poštovú zásielku pre veľké množstvo obchodných a osobných komunikácií. Ak chcete poslať najlepšie e-maily, musíte si byť vedomí niekoľkých pravidiel. E-mailová etiketová polícia nepríde po vás, ak ju nebudete dodržiavať, ale sú to smernice, ktoré vám pomôžu vyhnúť sa chybám, ako je napríklad niekoho, kto nechce, a nedorozumenia ako urazenie, keď nie ste ,
Tieto základné pravidlá e-mailovej etikety nám pomáhajú všetkým lepšie komunikovať prostredníctvom e-mailu, a preto sa ich musíme poznať.
01 z 25Pred odoslaním správy si pozrite druhý pohľad
Zadajte raz, dvakrát sa pozrite a vyhnite sa trápnym e-mailom, ktoré majú nesprávny text, prejsť na nesprávneho príjemcu alebo príjemcu. takže:
- Pozastaviť chvíľu po dokončení e-mailu.
- Pozrite sa na názvy príjemcov.
- Prečítajte si e-mailovú správu.
Len potom by ste sa mali rozhodnúťodoslať, Jednotka prevencie stojí za libru lieku.
V službe Gmail a v niekoľkých ďalších e-mailových službách môžete povoliť funkciu nevyžiadanej pošty, ktorá vám umožní pár sekúnd vrátiť potenciálnu škodu aj po odoslaní chybného e-mailu. Ak to nie je k dispozícii, skúste nechať pole Komu prázdne alebo zadajte svoju vlastnú e-mailovú adresu, takže si pripomínate, aby ste pred odoslaním urobili konečný vzhľad.
02 z 25Nepodporujte predvolenú možnosť Odpovedať všetkým
Ak je odpoveď "Dobrá", musí byť "Odpovedať všetkým" lepšie. Je to v poriadku?
Dbajte na doručené pošty príjemcov a neodošlite svoju odpoveď ľuďom, ktorí ju nepotrebujú.
03 z 25Udržujte e-maily krátke
Nezastrašujte príjemcov s príliš veľkým textom. Napíšte namiesto toho krátku a ľahko pochopiteľnú správu.
04 z 25Použite citát Funkcia Judiciously
Myslíte si, že citovanie pôvodného textu vo vašich e-mailových odpovediach je veľa práce? To nie je. Niekedy je to dôležité pre kontinuitu. Váš príjemca nemusí vedieť, na čo odpovedáte, ale ak citujete časť správy odosielateľa vo vašej odpovedi, váš zámer je jasný.
Vo väčšine prípadov môžete skopírovať časť e-mailu odosielateľa a potom vo svojej odpovedi vybrať možnosť "Prilepiť ako citáciu" (alebo podobnú verziu). Ak správa odosielateľa bola dlhá, zvyčajne nemusíte citovať celú vec.
05 z 25Napíšte efektívne linky predmetu e-mailu
Robíte hlúpe chyby vo svojich e-mailových predmetoch? Kľúč k získaniu vašich správ čítal, to sa ukáže, nie je byť chytrý. Namiesto toho sa zamerajte na poskytnutie spodného riadku správy alebo zhrnutie správy. Nenechajte sa rozprávať a vynechajte nepotrebné slová. Ak chcete, aby príjemca vykonal akciu, povedzte to v riadku predmetu.
06 z 25Vyčistiť e-maily pred ich odoslaním
Posielanie e-mailov je skvelý spôsob zdieľania nápadov, ale uistite sa, že pôvodná myšlienka nie je stratená v zmätení. Je dokonale dobré použiť ťažkú ruku pri editovaní častí e-mailových reťazcov, ktoré sa nevzťahujú na príjemcu presmerovania - pokiaľ odstránené časti nemenia zámer správy.
07 z 25Keď sa vyskytne pochybnosť, posielajte text obyčajného textu, neoznačený kód HTML
Nie všetci môžu dostávať vaše formátované e-maily. Niektorí môžu byť dokonca obťažovaní. Aby ste boli v bezpečí, než aby ste sa ospravedlňovali, tak pošlite e-maily s jednoduchým textom v prípade pochybností. Toto je obzvlášť dôležité v obchodnom prostredí, kde čas môže byť obmedzený.
08 z 25Nezasielajte e-maily
Pravdepodobne máte podozrenie, keď vidíte v doručenej pošte príliš prekvapujúci e-mailový podvod. Nedopusťte chybu pri posielaní prostredníctvom e-mailu akýkoľvek príbeh, ktorý ste neskúmali sám a potvrdili, že je pravda.
09 z 25Nepredávajte vírusy
Uistite sa, že nedošlo k šíreniu červov a vírusov prostredníctvom e-mailu alebo ako prostriedok šírenia spamu. To všetko môže byť spôsobené škodlivými e-mailmi. Našťastie existuje ochrana: použite antivírusový softvér, udržujte ho v aktuálnom stave a prehľadajte jednotlivé súbory zadarmo.
- Špičkový softvér Windows Anti-Virus
- Top softvér na ochranu proti vírusom Mac
- VirusTotal na skenovanie súborov a adries URL online
Vysvetlite, prečo presmerujete
Lepšia komunikácia prináša lepšie vzťahy. Ak chcete posielať e-maily a odkazy spôsobom, ktorý zdieľa relevantné informácie a podporuje vzťahy, ktoré sú uvedené na e-mailovej stránke, prečo si myslíte, že príjemca nájde zaujímavé informácie.
11 z 25Umožniť ľuďom vedieť, že ich e-mail bol prijatý
Span filtre sú vítaným doplnkom e-mailových služieb, ale nie sú dokonalé. Občas budú obsahovať dôležitý e-mail. Vymeňte ostatné, ktoré vás znepokojujú, a dajte im vedieť, že ste dostali ich e-mail.
12 z 25Opýtajte sa pred odoslaním obrovských príloh
Nezakrývajte e-mailové systémy odosielaním obrovských príloh alebo to len s povolením.
13 z 25Hovorte o jednom subjekte iba na jeden e-mail
Urobte svet menej mätúce. Pokúste sa rozprávať iba o jednom predmetu na jednu správu. Pre iný predmet spustite nový e-mail.
14 z 25Interpunkčné záležitosti
Čiarka, dvojbodka, pomlčka a bodkočiarka - všetky existujú z dôvodu: Uľahčujú pochopenie zamýšľaného významu vety. Nedávajte život oveľa ťažšie a možno menej zaujímavý pre príjemcov vašich e-mailov. Dávajte pozor na interpunkciu.
15 z 25Použite skromy skratiek
DYK? Nie každý pozná každú skratku a tieto skratky nešetria toľko času. Takže používajte len málo akýchkoľvek skratiek a len ak ste si istí, že príjemca pozná ich význam. Je to hrubé, aby niekto spustil hľadanie niečoho vo vašom e-maile.
16 z 25Zmena veľkosti obrázkov na Handy proporcie pre e-maily
Keď vaše fotky vyzerajú dobre vo vašom e-maile, vyzeráte dobre. Majte priložené e-mailové obrázky, ktoré nie sú väčšie ako obrazovka, zmenou ich veľkosti - online a zadarmo.
17 z 25Písanie vo všetkých čiapkach je kričať
Nekričajte vo svojich e-mailoch, ak nemáte na mysli. Text nastavený vo všetkých veľkých písmenách je vykladaný ako krik a je tiež ťažké ho čítať.
18 z 25Buďte opatrní s iróniou v e-maile
Skutočne nie! Myslím to vážne. Vážne!
Médiá, ktoré ponúkajú málo kontextov, ako napríklad e-mail, nie sú vhodné na ironickosť a sarkasmus, aj keď poznáte príjemcu.
19 z 25Chyť Typos tlačou vaše e-maily
Pre dôležité, formálne e-maily alebo láskavé listy, ktoré si vyberiete z kariéry, vytlačte koncept pred kliknutímodoslať.
Na vytlačenom kópii a ceruzkou v ruke často nájdeme nápisy alebo nesprávne čiarky, ktoré ste ani vy alebo váš kontrolór pravopisu nechytili. Úloha / vzťah, ktorý uložíte, môže byť vaša vlastná.
20 z 25Nastavte hodiny systému
Uistite sa, že neposielajte správy z roku 1981 alebo 3078.
21 z 25Keď je v pochybnosti, koniec e-mailov s "vďaka"
Ak neviete povedať zbohom na konci e-mailu, existuje jedna vec, ktorá bude takmer vždy vhodná. Vďaka.
22 z 25Kde umiestniť svoj podpis
Bez riadku, ktorý hovorí "podpísať tu", ako sa rozhodnete, kam umiestniť svoj e-mailový podpis? Umiestnite ju priamo pod koniec textu.
23 z 25Zaujímalo by vás "Ako to napísať v písaní?" Použite "to"
Všimli ste si, ako ľudia, ktorým rozumiete úplne dobre, keď ich počúvate, sa stávajú tajomnými a hlbokými, keď začnú písať?
Nebuďte ako oni. Povedzte tomu, ako to je, a povedzte to rovnakým spôsobom, aký by ste mali v rozhovore tvárou v tvár. Teraz nie je čas, aby ste ich zapôsobili na zvládnutie anglického jazyka. Choď na krátke a sladké.
24 z 25Komprimovať súbory
Malá je krásna, prinajmenšom pokiaľ ide o prílohy e-mailu. Takže skomprimujte súbory skôr, ako ich pošlete e-mailom.
25 z 25Vyhýbajte sa "Me Too" správ
"Ja taky" nie je dostatok obsahu na to, aby si vyžiadal e-mail. Je to nepríjemné. Počkajte, kým niečo pridáte do konverzácie, na ktorú chcete odpovedať.
