Ako zachovať malý súbor PST archiváciou vašej staršej pošty

Anonim

Ako hromada pošty, ktorú máte v programe Outlook, rastie, takže zvyčajne trvá čas, keď Outlook urobí to, čo chcete robiť. Obmedzuje sa veľkosť PST súboru. (Samotný súbor PST alebo "Osobné priečinky" je miesto, kde aplikácia Outlook uchováva všetky vaše údaje vrátane kalendárov, kontaktov a e-mailov.)

Malý súbor PST je rýchly súbor PST

Či tak alebo onak, to platí, aby veľkosť vášho hlavného PST súboru malé a zvládnuteľné. Môžete mať niektoré z programu Outlook pomocou funkcie AutoArchive. Alebo rozdeľte svoje správy medzi viaceré súbory PST, ktoré môžu byť bezbolestné a rýchle.

Archivovať starú poštu v programe Outlook a udržiavať súbor PST malý

Vytvorte archív starých správ v programe Outlook oddelene od súboru PST, ktorý používate každý deň:

    1. V programe Outlook 2007:
      1. vybrať Súbor> Správa dátových súborov z ponuky v programe Outlook.
    2. V programe Outlook 2016:
      1. kliknite súbor.
      2. Prejdite na stránku Info kategórie.
      3. kliknite Nastavenia účtu.
      4. vybrať Nastavenia účtu … z zobrazenej ponuky.
      5. Prejdite na stránku Dátový súbor tab.
  2. kliknite pridať :
    1. V programe Outlook 2016:
      1. Zadajte názov archívu pod Názov súboru:.
      2. Vyberte požadovaný formát pod Uložiť ako typ:; zvyčajne vyberte Súbor údajov programu Outlook.
    2. V programe Outlook 2007:
      1. Vyberte požadovaný formát. Ak nemusíte priamo pristupovať k údajom v programe Outlook 2002 alebo starších, je bezpečné zvýrazniť Súbor osobných priečinkov programu Outlook Outlook (.pst).
      2. kliknite OK.
      3. Zadajte požadovaný názov súboru.
        1. Ročné archívy fungujú dobre a pomenovanie súboru PST po roku má zmysel. Samozrejme, môžete si vybrať mesačné archívy, ak máte veľa veľkej pošty na vyriešenie alebo inú schému. Len sa uistite, že výsledné veľkosti PST súborov sú niekde okolo 1-2 GB. Väčšie súbory majú tendenciu byť menej účinné.
      4. kliknite OK.
      5. Zadajte požadované meno archívu súboru PST pod Názov:.
        1. Opäť je rozumné pomenovať váš archív po jeho obsahu.
  3. Prípadne chráňte prístup heslom.
  4. kliknite OK.
  5. Teraz kliknite na tlačidlo Zavrieť.

Presuňte poštu do archívu

Ak chcete vyplniť novo vytvorený archív PST:

  • Presuňte a pusťte celé priečinky do koreňového priečinka, ktorý sa novo objavuje pod Zložky pošty.
    • To je užitočné, ak už máte Archív priečinok, ktorý obsahuje, napríklad, všetku minuloročnú poštu. Stačí ho pustiť do archívu PST.
  • Alternatívne môžete archivovať jednotlivé položky:
    • Kliknite na koreňovú zložku nazvanú podľa vášho archívu PST pod Zložky pošty pravým tlačidlom myši.
    • vybrať Nový priečinok … z menu.
    • Zadajte požadovaný názov priečinka.
    • Uisti sa Pošta a príspevok s je vybratá pod Priečinok obsahuje: ak chcete archivovať e-maily. Ak chcete archivovať ďalšie položky, vyberte príslušnú kategóriu.
    • kliknite OK.
    • Presuňte a pustite jednotlivé alebo skupiny e-mailov do novovytvoreného priečinka.
  • Ak chcete presunúť všetku poštu pred určitým dátumom do priečinka (alebo vnorených priečinkov):
      • V programe Outlook 2016:
        • kliknite súbor.
        • Prejdite na stránku Info kategórie.
        • kliknite Nástroje na čistenie.
        • vybrať Archív… z menu, ktoré sa objavilo.
      • V programe Outlook 2007:
        • vybrať Súbor> Archív … z ponuky v programe Outlook.
    • Uisti sa Archív tejto zložky a všetkých podpriečinkov: je vybratá.
    • Zvýraznite požadovaný priečinok.
    • Zadajte dátumové e-maily, pred ktorými (povedzme, leto január 1) sa chcete pohybovať pod Archívne položky staršie ako: __ .
    • Použi prezerať … aby ste vybrali súbor archívov PST vytvorený vyššie.
    • kliknite OK.
  • Voliteľne kompaktný súbor PST môžete ihneď vymazať.

Zatvorte archív PST súboru

Po archivovaní všetkých položiek môžete zavrieť súbor PST v programe Outlook:

  1. Kliknite na koreňový priečinok vášho archívu PST pod Zložky pošty pravým tlačidlom myši.
  2. vybrať Zavrieť "___" z menu.

Prístup k pošte z uzavretého súboru PST archívu

Ak chcete prevziať správy z archívu súboru PST, ktorý ste zatvorili:

    1. V programe Outlook 2016:
      1. kliknite súbor.
      2. vybrať Otvoriť a exportovať.
      3. kliknite Otvorte súbor údajov programu Outlook.
    2. V programe Outlook 2007:
      1. vybrať Súbor> Otvoriť> Súbor s údajmi programu Outlook … z ponuky v programe Outlook.
  2. Zvýraznite požadovaný súbor archívu PST.
  3. kliknite Otvorené.

Súbor PST a jeho priečinky sa zobrazia pod Zložky pošty, pripravený na akciu.

Redakcia Choice