Väčšina našich e-mailov sa pravdepodobne považuje za dôležitú, ale určite nie všetci. Byť schopný odlíšiť dôležité správy od iných ako spam alebo správy, ktoré nepotrebujú našu pozornosť hneď, môže drasticky ovplyvniť čas strávený preosievaním e-mailov.
Väčšina e-mailových služieb a programov používa to, čo sa nazýva priorít správ určiť, čo je dôležité a čo nie je dôležité. Existujú dva hlavné spôsoby, ako je možné použiť priority správ - ručne a automaticky, a hoci sa môže zdať zvláštne, môžete dokonca označiť správu ako nízku prioritu alebo nedôležitú.
Ako to funguje
V závislosti od e-mailovej služby a programu, ktorý používate, môžete manuálne označiť správu ako dôležitú alebo nedôležitú. Keď ste pripravený na odoslanie e-mailu, ak ide o zahrnutú funkciu, môžete povedať, že e-mail je dôležitý a mal by byť príjemcovi označený ako taký, alebo môžete znížiť význam, aby sa necítil povinný adresovať e-mail hneď.
Emaily nesúce najvyššiu dôležitosť môžu byť označené tučným písmom v priečinku Doručená pošta alebo označené červenou farbou, zatiaľ čo menej dôležité správy môžu byť šedé alebo sa môžu premiestniť dole v zozname. Špecifiká závisia od e-mailového programu príjemcu.
Niektorí poskytovatelia e-mailov automaticky nastavia prioritu e-mailu, a to aj vtedy, ak úroveň dôležitosti nie je určená odosielateľom. Predpokladá úroveň priority a filtrovať ju do sekcie Dôležité v doručenej pošte. Táto funkcia je založená na predpovedanom správaní a stále sa menia vďaka službe založenej na tom, kto odosielate e-mailom a či je správa automaticky generovaná alebo od skutočnej osoby.
Iní e-mail klienti vám dokonca umožnia zmeniť stav dôležitosti e-mailov. Toto je často potrebné, ak príjemca vždy používa príznak vysokej / dôležitej priority, ak by nemal, ale je rovnako užitočné, ak chcete, aby všetky e-maily od jedného odosielateľa boli označené ako dôležité, aby ste o nich nikdy nestratili.
Prečo to záleží
Ktoré by ste radšej mali mať: e-mailový program, ktorý vás upozorní vždy, keď dostanete správu - dokonca aj spam, alebo ten, ktorý automaticky odfiltruje to, čo si myslí, že je nevýznamný a necháva vám najkritickejšie e-maily v samostatnej zložke, v hornej časti doručenej pošty?
Keď strávíte menej času hľadaním nedôležitých e-mailov, môžete stráviť viac času prácou alebo odpoveďou na e-maily, ktoré potrebujú vašu pozornosť a pozornosť práve teraz. Je to jeden z najlepších spôsobov, ako komunikovať nielen lepšie a počuť rýchlejšie, ale ľahko vidieť, čo je dôležité, keď dostanete desiatky alebo viac nových správ každý deň.
V závislosti od aplikácie, ktorú používate, môže e-mailový klient poskytnúť upozornenie na nový e-mail iba vtedy, ak považuje túto správu za dôležitú. Môžete ľahko zistiť, ako užitočné je odstrániť všetky nekritické e-maily z upozornení bez toho, aby ste ich skutočne odstránili.
Komunikácia dôležitosti správy je rovnako dôležitá pri e-maile ako v osobnom kontakte a nie je to oveľa ťažšie. Všetko, čo potrebujete, je rozhodovanie medzi vysokou alebo nízkou prioritou pri odosielaní e-mailu.
Ako to spraviť
Väčšina e-mailových klientov umožňuje nastaviť prioritu správy pri vytváraní e-mailu. Je zvyčajne umiestnený v schránke na písanie, pretože môžete nastaviť dôležitú úroveň na základe e-mailu.
Môžete zmeniť prioritu správy alebo povoliť špeciálne filtrovanie dôležitý vo všetkých typoch e-mailových klientov a webových poštových služieb. Niektoré príklady zahŕňajú Mail, MS Outlook, Thunderbird, Gmail, Outlook.com a Yahoo Mail.
