Už sa nepovažuje za šialené nosiť na pracovisku džínsy alebo si po nadriadených vziať nápoje so svojím šéfom, ale pokiaľ ide o používanie emodži v e-maile, riadky sú trochu rozmazané.
Môže byť ťažké orientovať sa v informáciách o profesionálnej e-mailovej etikete. Je to však s najväčšou pravdepodobnosťou hlavný spôsob, ako sa spojíte so svojím šéfom a spolupracovníkmi (okrem toho viete osobne). A to znamená, že každá odoslaná správa má šancu urobiť dobrý dojem … alebo zlý.
Tu je deväť pracovných pravidiel, ktoré musíte dodržiavať - ak si chcete zachovať svoju povesť online nedotknutú.
1. Začnite pevným riadkom predmetu
Ak posielate e-mail niektorému zo svojich nadriadených, nezabudnite, že pravdepodobne majú vo svojej doručenej pošte stovky správ.
Čo robí váš šéf s väčšinou z nich? Buď ich vymažte alebo ich označte hviezdičkou na neskoršie použitie (a nikdy ich neprečítate). To znamená, že máte len jednu šancu upútať pozornosť: Lákavý predmet vám môže pomôcť zaistiť, aby ju skutočne otvorili.
2. Sledujte svoje slová
Dostali ste niekedy textovú správu, ktorá sa skončila bodkou? Ak áno, pravdepodobne ste si mysleli, že osoba, ktorá vám ju poslala, bola na vás naštvaná (aj keď sa skutočne snažili použiť správnu interpunkciu).
Je to preto, že druhy slov, ktoré používate, môžu niekoho okamžite upokojiť alebo rozrušiť. Nepoužívajte slová ako „hej“ alebo „urgentné“ a namiesto toho používajte slovo „vy“ alebo „dnes“. (Zmätené? Ďalšie vysvetlenie nižšie.)
3. Napíšte ako editor
Možno nebudete písať vysokoškolské noviny, ale to neznamená, že nemáte známky. Zlá gramatika, pravopisné chyby a dokonca aj nedostatok úvodnej časti, tela a záverov vás znie, akoby ste sa snažili dostať do priečinka Doručená pošta, nebyť zodpovedným zamestnancom.
4. Dávajte si pozor na čas osoby
Ak chcete niekomu poslať e-mail, povedzte mu, prečo ho posielate.
Ak napríklad prikladáte prezentáciu, povedzte im presne, aké ďalšie kroky majú byť (potrebujete ich súhlas? Chcete, aby pridali snímku?). Ak sa chystáte niekoho do CC, povedzte im, prečo boli zahrnutí.
5. Používajte Emojis opatrne
Tu je to o emodži: Nie každý je ich fanúšik. Aj keď pracujete v neformálnom prostredí, stále existuje značné percento pracujúcej populácie, ktorá ich považuje za neprofesionálne. Neriskujte, ak si nie ste istí, ako bude prijatý.
6. Pripojte prílohu
Zdá sa to zrejmé, ale všetci sme sa vinili z porušenia tohto e-mailu pri viacerých príležitostiach.
Skôr ako stlačíte tlačidlo Odoslať, skontrolujte: Pripojili ste prílohu, o ktorej ste povedali, že ju chcete pripojiť? (Povedz to 10-krát rýchlo.)
7. Neprihlásenie (bez zvyčajného „najlepšieho“)
Svoj e-mail musíte ukončiť podpísaním, ale to neznamená, že na konci každej správy musíte povedať „najlepšie“ alebo „ďakujem“ (najmä ak vlastne nemáte nič, za čo by ste mali byť vďační).
Namiesto toho sa rozhodnite pre pozdrav, ktorý je profesionálny, ale funkčný. Skúste „pozdravuje“, „s rešpektom“ alebo „čoskoro s vami budem hovoriť“.
8. Používajte profesionálny podpis (aj v telefóne)
Ak ste práve vytvorili profesionálny a dobre napísaný e-mail, prečo by ste ho chceli ukončiť textom „Odoslané z môjho iPhone“? Namiesto toho si vyberte jednoduchý a pútavý podpis, ktorý obsahuje váš titul, vaše profily sociálnych médií, webovú stránku a prípadne aj obrázok vašej tváre.
9. Vedieť, kedy neodoslať e-mail
Samozrejme, bez ohľadu na to, aká dobrá je vaša etiketa, je všetko zbytočné, ak posielate e-mailom niečo, čím by ste nemali byť.
Ak napríklad potrebujete niekoho, kto rýchlu reakciu potrebuje, zavolajte im. A ak chcete požiadať svojho šéfa o zvýšenie, naplánujte si stretnutie (túto konverzáciu nechcete mať cez e-mail).
Pokiaľ dodržiavate týchto deväť pravidiel, takmer vždy budete čítať svoje e-maily a odpovedať na ne. A hej, mohli by ste urobiť dobrý dojem na svojho šéfa, keď ste pri tom!
