Blahoželáme! Dostali ste sa cez tvrdú časť: najmete novú priamu správu, ktorá sa pripojí k vašim radom. Dúfajme, že čoskoro začnú a môžete v ich novej úlohe pokračovať vo všetkých vzrušujúcich cieľoch, ktoré ste im stanovili.
Ale pred príchodom prvého dňa by ste mali ako manažér urobiť niekoľko vecí, aby ste sa pripravili na privítanie nového zamestnanca s otvorenou náručou. Niektoré z nich sú logistickejšie - napríklad zisťujú, kde budú sedieť a na čom budú pracovať v prvom týždni - zatiaľ čo iné sú o zabezpečení toho, aby sa človek cítil ocenený, zahrnutý a pohodlný pri vstupe do nového pracovného prostredia. V skutočnosti je veľa z týchto tipov čerpaných z vecí, ktoré robíme tu v The Muse, keď sa do nášho tímu pripoja noví zamestnávatelia.
Toto je potrebné urobiť týždeň pred príchodom.
1. Spojte sa s nimi na LinkedIn
Chystáte sa úzko spolupracovať, tak prečo ich nenechať vo vašej profesionálnej sieti? Určite nechcete, aby ste ich museli nepríjemne požadovať po mesiacoch strávených každý deň vedľa nich.
Okrem toho je to skvelá príležitosť ich privítať ešte predtým, ako vstúpia do kancelárie. Ak sa chcete pripojiť, pripojte peknú poznámku podľa týchto pokynov:
alebo
2. Vytvorte dokument na palube
Toto je pravdepodobne najdôležitejší krok, ktorý treba urobiť, keď si najmete niekoho nového. Tento dokument bude záchranným člnom danej osoby, keď sa dostane do svojej úlohy. Malo by obsahovať:
- Vaše ciele pre prvých 30, 60 a 90 dní
- Prehľad úloh, ktoré od nich očakávate, že budú vlastniť alebo prevziať
- Všetky potrebné dokumenty, odkazy, kalendáre alebo prihlasovacie údaje, ktoré budú potrebovať
- Akékoľvek stretnutia, ktoré sa majú zúčastniť počas prvých niekoľkých týždňov alebo pravidelne
- Mená, kontaktné informácie a pozadie členov tímu a kolegov, s ktorými budú pracovať
V konečnom dôsledku čím viac dokumentujete, tým lepšie - takto aktívne reagujete na všetky otázky, ktoré môžu mať.
V mnohých prípadoch môže mať zmysel, aby priami spoluhráči danej osoby prispievali informáciami o projektoch, na ktorých budú spoločne pracovať alebo o ktorých by mali vedieť. To dáva vášmu novému zamestnávateľovi nízku cenu a zároveň umožňuje vašim ďalším priamym správam, aby sa cítili viac zapojení do školenia svojho nového kolegu.
Našťastie pre vás máme perfektnú šablónu na palube, z ktorej môžete pracovať. Vytvoril náš zakladateľ a prezident Alex Cavoulacos. Toto je šablóna, ktorú často používame na pomoc situáciám našich najnovších členov tímu.
3. Zapíšte si počiatočné otázky
Vaša hlava sa pravdepodobne pláva nápadmi, otázkami a príležitosťami pre tohto nového zamestnanca.
Namiesto toho, aby tieto myšlienky unikli, začnite s dokumentom, aby ste si zapísali všetko, čo vás napadne. Možno zistíte, že ich nebudete potrebovať alebo budete chcieť osloviť, keď sa daná osoba skutočne začne, ale ak si ich zapíšete, budete mať istotu, že ste všetko pokryli.
4. Zastre ich prostredníctvom e-mailu
Najlepšie šéfovia to robia! Prečo? Ako zdôrazňuje spisovateľ a editor Múzea Stav Ziv, váš nový zamestnanec pravdepodobne práve prešiel vyčerpávajúcim úsekom oznamovania a prechodu zo svojej poslednej úlohy. A „ako manažér, ktorý chce, aby sa tento človek dostal na zem, by ste zjavne nenávideli, keby váš nový zamestnanec začal stresujúcou poznámkou.“
Odoslanie e-mailu skôr, ako začnú sprostredkovať, že ste šťastní, že sa pripájajú k tímu, bude pre ich ďalšie dobrodružstvo oveľa viac vzrušené. Môže sa vzťahovať aj na niektoré dôležité veci. Je zrejmé, že ich chcete privítať v tíme, ale túto poznámku môžete použiť aj v prípade, že HR to ešte neurobila, na oslovenie ich oficiálneho dátumu a času príchodu, na diskusiu o firemnom kódexe alebo kultúre spoločnosti, vyžiadaní akýchkoľvek relevantných dokumentov, ako je ich pas alebo ID, alebo dokonca poskytnúť prehľad ich prvého dňa.
Samozrejme, mali by ste vždy skončiť tým, že im dáte vedieť, že ste radi, že odpoviete na všetky otázky, ktoré majú, skôr ako začnú. Ako niekto, kto bol na druhej strane, som si istý, že viete, aké zastrašujúce môže byť začatie novej práce s nulovým kontextom. Preto je pre nich veľmi ľahké cítiť sa pohodlne pri vchode do dverí toho prvého dňa.
o tom, ako by mal tento uvítací e-mail vyzerať (a použiť praktickú šablónu!).
5. Usporiadajte si svoj pracovný priestor
To si môže vyžadovať určitú IT pomoc, ale uistite sa, že všetko technické je na druhú stranu. Dosiahnutie tohto cieľa vám teraz ušetrí strávenie troch hodín v prvý deň zisťovaním, ako zapnúť prenosný počítač.
Majú pre nich pripravený počítač a sú spoplatňované a aktualizované? Majú zriadený e-mailový účet? Čo s nastavením interného chatovacieho systému alebo iných dôležitých programov, ku ktorým budú potrebovať prístup?
Je ich pracovný priestor čistý a prázdny? Naozaj ste presťahovali všetko, čo patrí poslednému človeku, ktorý tam sedel? Existuje nejaké ďalšie vybavenie - klávesnica, myš, USB, ďalší monitor, predlžovací kábel alebo kartotéka - pravdepodobne bude potrebné ich poskytnúť?
Toto je s najväčšou pravdepodobnosťou prvá zastávka vášho nového zamestnanca po príchode, takže z neho urobte príjemný priestor. Hádzanie do nejakého firemného lupu, ich obľúbené desiatu alebo dokonca karta podpísaná tímom nikdy neuškodí!
6. Poslať všetky relevantné dokumenty
Tieto môžu byť súčasťou vášho e-mailu pre novú výpožičku, ale tiež môže mať zmysel zdieľať všetky dokumenty, ktoré chcete vopred skontrolovať, v samostatnom e-maile. Môže to byť príručka pre zamestnancov vašej spoločnosti a balíčky výhod alebo palubný dokument vášho tímu.
Bez ohľadu na to, dajte osobe kontext, aby vedeli, prečo zdieľate tieto dokumenty, čo znamenajú pre ich úlohu, keď od nich očakávate, že si ich prezrú a či potrebujú niečo pripraviť.
(Och, a samozrejme, uistite sa, že všetky tieto zdroje sú aktuálne a presné skôr, ako sa do nich vloží nová výpožička.)
7. Nájdite kanceláriu „Mentor“
Možno má vaša spoločnosť program pre kamarátov. V Museu dostane každý nový prenájom „Muse Buddy“ od iného tímu, ktorý si vezme kávu v prvom týždni, aby hovoril o našej firemnej kultúre a prelínal sa mimo kancelárie.
Ak neexistuje žiadny formálny systém, zvážte spárovanie vášho nadchádzajúceho nového zamestnania s „mentorom“ mimo vášho tímu - môže to byť niekto, s kým nemusia pracovať priamo, alebo niekto v úplne inom oddelení.
To pomáha novému nájmu okamžite spoznať ostatných v spoločnosti a tiež im to dáva ďalší priestor na kladenie otázok, ktoré by sa mohli báť vyniesť s manažérom, ktorého sotva poznajú. Kontakt s treťou stranou môže zmierniť niektoré ich obavy a umožniť im, aby boli otvorenejší a zvedavejší na kultúru a pracovný tok vašej spoločnosti.
Uistite sa, že ktokoľvek si vyberiete, je k dispozícii a túži byť mentorom - nič nie je horšie, ako spojiť svoje nové zamestnanie s niekým, kto ich okamžite duchmi nadchne.
8. Zablokujte čas vo vlastnom kalendári a nastavte všetky dôležité stretnutia
Rovnako ako sa musíte pripraviť na prenájom, môžete sa pripraviť na nástup.
Školenie nového zamestnanca si vyžaduje čas - čas, ktorý zvyčajne trávite na svojich každodenných zodpovednostiach. Keď budete s touto osobou úzko spolupracovať, je inteligentné, aby ste proaktívne vyčlenili prevádzkové intervaly, aby ste mohli posúdiť, ako budete môcť dokončiť zvyšok svojej práce.
Nielenže by ste mali naplánovať aspoň jedno stretnutie jeden na jedného každý prvý týždeň, aby ste skontrolovali svoj pokrok, ale mali by ste si tiež urobiť čas na akékoľvek školenia, ktoré sa budú musieť zúčastniť, aby ste sa pripojili.
Takto získate rezerváciu všetkých konferenčných miestností alebo iných zdrojov, ktoré by ste mohli potrebovať. Ak napríklad nastupujete do vzdialeného zamestnanca, budete sa chcieť uistiť, že váš videochat funguje, a vy máte priestor na súkromnú komunikáciu. Alebo, ak potrebujete viesť slučku s tretím členom tímu (alebo niekoľkými), mali by ste skontrolovať, či sú k dispozícii na splnenie daného dňa.
9. Naplánujte tímový obed / kávu / nápoje
Prioritou je zásah do terénu, ale tiež spoznať vášho zamestnanca ako osobu (so životom mimo práce!) - a nechať ich poznať aj zvyšok tímu.
Naplánujte si výlet (alebo dva) pre tím, aby ste si zobrali obed, kávu alebo pitie tak, aby bol vopred v kalendári každého. Môžete si to nechať intímne iba so svojím priamym tímom, ale ak ide o menšiu spoločnosť, môžete zvážiť pozvanie ďalších oddelení, s ktorými spolupracujete.
Nejde tu o predvádzanie vašich najnovších talentov, ale o to, aby ste svojmu novému zamestnancovi poskytli príležitosť spojiť sa so svojimi kolegami mimo kancelárie. A je to druh šéfa, ktorý si váži kamarátstvo a zábavu rovnako ako tvrdú prácu. Udržujte rozhovor s témami nesúvisiacimi s prácou (ale ponechajte si to vhodné). Ak potrebujete začiatočníkov rozhovorov, prečítajte si tieto skvelé otázky na zoznámenie sa s nami.
Keď som prvýkrát začal, celý redakčný tím išiel na pekný obed a odvtedy sme urobili to isté aj pre ostatných nových členov tímu. Nielenže to bolo potešenie rozdrobiť sa na firemnej karte, ale aj to okamžite rozbilo každú trápnosť, ktorú sme k sebe cítili.
Skontrolujte všetky tieto veci zo svojho zoznamu a váš nový zamestnanec začne s najlepšou možnou poznámkou - a rovnako aj vy!
