Nemusím sa nevyhnutne považovať za veľkého multitaskera. V skutočnosti považujem za dosť ťažké robiť naraz viac ako jednu vec. Povedzme, že potľapkanie mojej hlavy a trenie brucha nie je môj trik pre párty.
Násypka projektu? To je reputácia, ktorú určite prevezmem. Načrtnem článok, odpoviem na náhodný e-mail a potom začnem s projektom - všetko predtým, ako sa vrátim späť do svojej doručenej pošty, aby som odpovedal na ďalšiu správu. Nie som systematicky riešiť jednu vec naraz. Namiesto toho sa presúvam z jednej úlohy na druhú, aby som nepretržite oddeľoval môj zdanlivo nekonečný zoznam úloh.
Nedávno som si však uvedomil niečo, čo ma nútilo zmeniť svoje metódy. Áno, moje pracovné dni boli šialene zaneprázdnené. Nemuseli sa však nutne cítiť produktívni . Chodil som na večer s veľkými, blížiacimi sa projektmi, ktoré stále visia na mojom zozname. Vedel som, že som strávil posledných osem hodín horúčkovitým písaním na počítači. Ako sa mi to nepodarilo? Kam šiel môj čas?
Z tohto dôvodu som sa rozhodol vyskúšať metódu nazývanú „dávkovanie“. Je to smiešne slovo, ale neuveriteľne jednoduchý koncept. V zásade to znamená, že podobné úlohy zoskupíte do jednej skupiny a potom sa o ne postaráte jedným ťahom. Táto metóda údajne zvyšuje vašu produktivitu tým, že vám pomáha vyhnúť sa tomu zúrivému prepínaniu prevodových stupňov, ktoré sa vždy vyskytuje, keď skočíte z projektu na projekt. Namiesto toho sa môžete sústrediť a venovať sa úlohám na dosah ruky, znižovať rozptýlenie a podmaniť si ich strategicky.
Netreba dodávať, že to znelo ako taktika, ktorá bola navrhnutá len pre mňa. Skúsil som teda tento systém na jeden solídny týždeň, aby som zistil, či to bolo niečo, čo skutočne pomohlo dať mojej produktivite a koncentrácii toľko potrebné kopnutie do nohavíc. Zaujíma vás, čo som si myslel? Poďme sa držať témy „Zoskupovanie podobných vecí“ a pozrime sa na niektoré klady a zápory.
Pros
Naozaj som stratil menej času
Aj keď ma technológia Pomodoro trochu dokázala ovplyvniť, stále sa považujem za skeptického, pokiaľ ide o hacky s rôznou produktivitou, ktoré sľubujú maximalizáciu môjho pracovného času. O tomto experimente som teda váhal. Ak by som niečo urobil, predpokladal som, že strácam drahocenný čas skúmaním, ako to efektívne dosiahnuť.
Nakoniec ma však prekvapilo, koľko času ma táto taktika skutočne zachránila. Jednako, riešenie podobných úloh v tom istom kúsku času mi pomohlo cítiť sa omnoho menej zmätení a stresovaní. Navyše neviem primerane vysvetliť, koľko minút som ušetril tým, že som nemusel neustále otvárať a zatvárať veľa rôznych dokumentov a kariet prehľadávača. Namiesto toho by som získal prístup k tomu, čo som potreboval, aby som sa postaral o všetky príslušné úlohy a potom prečiarkol celý zoznam vecí z môjho zoznamu. Bol to skutočne šikovný spôsob práce!
Veľké projekty ma menej zastrašovali
Všetci poznáme tie veľké projekty a úlohy, ktoré v našich zoznamoch úloh nachádzajú trvalý domov, väčšinou preto, že sme príliš ohromení a zastrašovaní, aby sme na ne mohli začať.
Ale pomocou tejto dávkovacej techniky som sa rozhodol rozdeliť väčšie úlohy na menšie akčné položky. Napríklad by som predtým napísal „napísať článok pre The Muse“ do môjho zoznamu. Avšak s cieľom efektívnejšie zoskupiť veci do jedného celku som toto rozdelenie rozdelil do niekoľkých menších krokov, ako napríklad zhromaždenie môjho výskumu, načrtnutie mojej práce, vypracovanie a úprava a následné odoslanie.
Urobil som to pre všetky články alebo väčšie projekty, na ktorých som v ten deň pracoval. Potom by som urobil svoj výskum pre všetky z nich skôr, ako prejdem k ďalšiemu kroku - namiesto toho, aby som sa pokúsil riešiť jeden celý článok naraz.
To znamenalo, že som vlastne robil pokrok v tých veciach, ktoré mám zvyčajne tendenciu odstúpiť. Celý proces sa však zdal oveľa lepšie zvládnuteľný.
Urobil som menej chýb
Priznajme si to - neustále preskakovanie po celý pracovný deň môže byť rušivé a dezorientujúce. Nikto samozrejme nie je dokonalý. Zistil som však, že tento nesúvislý prístup k mojej práci vyústil do príliš veľkého množstva chýb a prehľadov, vrátane preklepov v článkoch a e-mailoch zasielaných nesprávnym ľuďom.
Dávkovaním som zistil, že som z týchto sklzov vyrábal menej. Nie som vedec, ale budem pokračovať a pripisujem si to, že som sa mohol venovať všetkému svojmu zameraniu na úlohu, ktorá sa predo mnou nachádza. Moje myšlienky neboli také rozptýlené, čo znamenalo, že som bol schopný aktívne zachytiť všetky tie malé chyby a chyby.
Zápory
Vytvorenie môjho zoznamu úloh trvalo dlhšie
V záujme vyváženosti a úprimnosti sa nebudem snažiť predstierať, že táto technika produktivity bola úplne bez akýchkoľvek nevýhod. Najväčší, s ktorým som sa stretával znova a znova, bolo to, že môj zoznam úloh mi ráno trkal omnoho dlhšie.
Som vizuálna osoba. Takže som vedel, že ak sa budem držať tejto metódy dávkovania, môj zoznam by musel byť štruktúrovaný rovnakým spôsobom - inak by som len skončil poskakovaním znova. Rýchlo som sa však dozvedel, že pokusy o strategické úsilie zahŕňajú určité vážne myšlienky a revízie.
Nakoniec som to spravil takto:
- Zapísal by som všetky veci, ktoré som chcel ten deň splniť, do jedného obrovského zoznamu.
- Chytil som svoje zvýrazňovače, aby som zafarbil kód a zoskupil podobné položky dohromady.
- Potom, keď som sa pozeral na to načmárané a zvýraznené neporiadok, ktorý by ma tlačil rovno cez okraj, napísal som úplne nový zoznam - venujem pozornosť zoskupovaniu položiek na základe môjho farebného kódovania.
Ako som si istá, hádajte, znamenalo to, že len príprava na prácu ma každý deň trvala takmer dvakrát tak dlho. Ale úprimne povedané, myslím si, že tých pár minút navyše sa vyplatilo!
Nebolo to vždy udržateľné
Počas vášho pracovného dňa sa objavujú náhodné stretnutia a núdzové situácie - veci, ktoré ste ani neplánovali postarať o to, aby sa náhle nakoniec stali prioritami. Všetci vieme, ako to chodí.
Aj keď táto metóda funguje veľmi dobre v tých dňoch, keď je všetko v poriadku, nie je vždy zvládnuteľné, keď narazíte na neočakávané stretnutie alebo pracovnú krízu. A aj keď samozrejme musíte urobiť nejaké úpravy a postarať sa o to, čo je potrebné urobiť, určite to môže byť frustrujúce a dezorientujúce mať kľúč hodený do vašich najlepšie položených plánov. Koniec koncov, nemôžete skutočne „dávkovo“ riešiť naliehavé prípady.
Takže budem pokračovať v dávkovaní môjho zoznamu úloh?
Rovnako ako v prípade všetkého, aj pri tejto metóde existujú určité zreteľné výhody a chyby. Ale celkovo by som povedal, že je to určite niečo, čo budem aj naďalej implementovať. Naozaj mi to pomohlo zvýšiť koncentráciu a povzbudilo ma, aby som si trochu podrobil svoj zoznam úloh.
Iste, vznikli nejaké veci, ktoré som nemohol naplánovať. Pokiaľ však budete chcieť udržať trochu flexibility s týmto systémom riadenia času, myslím, že s tým nájdete veľký úspech.
Vyskúšali ste dávkovanie? Spojte sa so mnou na Twitteri a dajte mi vedieť, ako to pre vás fungovalo!
