"Zbavte sa všetkého papiera."
Bol som projektovým manažérom pracujúcim v kancelárii starostu mesta New York a to bola úloha, ktorej som bol poverený splniť. V byrokracii so stovkami tisíc zamestnancov, tisíckami papierových procesov a obmedzeným rozpočtom na nové technológie ma požiadali o vypracovanie plánu digitalizácie takmer všetkého.
Bol to skľučujúci projekt, ak by som ho niekedy videl. V skutočnosti to bolo takmer nemožné vzhľadom na obmedzenia, v ktorých som pracoval. Ale nemohol som zvrhnúť ruky a povedať nie. Mal som prácu a musel som niekde začať.
Eliminácia projektového dokumentu nebola bezvýhradným úspechom. V skutočnosti to bolo bližšie k nekvalifikovanému zlyhaniu. Ak dnes vchádzate do ktorejkoľvek kancelárie v New Yorku, určite nájdete papier nahromadený na stoloch, v doručených a odložených schránkach a recyklovaných nádobách.
Tento projekt ma však naučil viac o tom, ako začať ohromujúcu úlohu, než o akomkoľvek úspechu, ktorý som kedy mal. Tu je návod, ako som sa naučil brať niečo zdanlivo neprekonateľné a zvládnuť ho v kúskoch so záhryzom.
1. Zhodnotenie veľkého obrázka
Mesto New York má desiatky oddelení, z ktorých každé má desiatky divízií, z ktorých každé má svoje vlastné vnútorné procesy. V kartotékach a škatuliach už existuje papier a papier, ktorý sa má vytvoriť, keď zákazníci a zamestnanci vypĺňajú formuláre a žiadosti. Bolo pre mňa nemožné vedieť, kde začať, predtým, ako som zhodnotil všetky procesy tvorby papiera tam. Ktoré generovali najviac papiera? Ktoré z nich sa digitalizovali a ktoré mali komplikujúce faktory, napríklad potrebu prijímať peniaze? Ktorý by priniesol najväčší tresk pre najnižšiu dolár?
Strávil som solídne niekoľko týždňov venovaním sa každej katedre, aby som získal cit pre rozsah úsilia. Toto počiatočné hodnotenie môže pomôcť definovať váš rozsah, ako aj to, čo patrí do neho a mimo neho. Môže vám pomôcť oznámiť svojim nadradeným šírku úlohy a získať spätnú väzbu o tom, na čom im najviac záleží. A to vám pomôže orientovať sa v ceste k logickému východiskovému bodu.
2. Nájdite príklad úspechu v menšej mierke
V prípade eliminácie projektových dokumentov ministerstvo zdravotníctva nedávno uskutočnilo projekt na zníženie papierovej výroby, ktorý bol vyvolaný úradným krokom. Nechceli so sebou vziať všetky svoje papierové záznamy, ak to nemuseli, ale nevedeli, ktoré majú vziať a ktoré zanechajú. Realizovali teda viacfázový projekt: Definujte, čo je potrebné legálne zachovať, zničte to, čo nebolo, a skenujte všetko, pre čo sa nevyžaduje tlačená kópia. Zaviedli technológiu a personál, aby sa to stalo, a mali výsledky, ktoré sa im mali ukázať.
Jedna veľkosť nie vždy vyhovuje všetkým a pri zvyšovaní rozsahu konkrétneho projektu sa objavujú nové úvahy. Príklad úspechu však ponúka nielen osvedčené metódy na dosiahnutie toho istého cieľa, ktorý ste dosiahli, ale tiež vám umožní poučiť sa zo zlyhaní druhých. Poskytuje model, ktorý môžete použiť ako východiskový bod. Možno budete musieť upraviť, rozšíriť alebo prispôsobiť, aby vyhovoval vašim vlastným cieľom, ale je ľahšie reagovať na niečo, ako začať od úplne prázdneho plátna.
3. Identifikujte ovocie s nízkym zavesením
Áno, „ovocie s nízkym zavesením“ je určite niekde na zozname nadmerne používaných kancelárskych žargónov, preto to nazveme jednoduchými vecami. Veci, ktoré stoja najmenej a zaberajú najmenej času. V prípade eliminácie projektovej dokumentácie to znamenalo, ako sa zbaviť zastaranej papierovania, vytvoriť jednoduché online formuláre a zlikvidovať záznamy dávno po uplynutí ich platnosti.
Existuje niekoľko dôvodov, prečo začať s jednoduchými vecami. Po prvé, dá vám nejaké zárezy na opasku. Tento pocit pohybu vpred, akokoľvek minimálny, je dôležitou psychologickou výhrou. To vám dáva impulz, palivo pre náročnejšie práce vpred. A po druhé, umožňuje demonštrovať pokrok zúčastneným stranám projektu a vytvára vieru vo vašu schopnosť plniť budúce fázy práce.
4. Usporiadajte svoje najväčšie prekážky
Aj keď začiarknete malé úspechy, je dôležité vziať ten pocit neuveriteľne hroziacej výzvy a rozbiť ho na konkrétne prekážky. Bez ich pomenovania je oveľa ťažšie vypracovať stratégie na ich prekonanie. Vo svete odstraňovania papiera bola jednou z prekážok zložitosť zberu údajov vložených do online formulára a ďalšou bola úprava právnych požiadaviek na elektronické podpisy.
Rozmiestnenie týchto prekážok by mohlo viesť k zisteniu, že vnímaná prekážka nie je taká veľká výzva, ako ste pôvodne predpokladali. Alternatívne by to mohlo priniesť na svetlo hlavný blok, ktorý ste predtým považovali za menej významný. Keď už viete, aké prekážky sú na začiatku, predídete tomu, aby ste boli slepí, keď už ste koleno hlboko. Môže vám tiež pomôcť pri zostavovaní zdrojov, ktoré budete potrebovať na ich riešenie, či už ide o politickú podporu, financovanie alebo odborné poradenstvo.
5. Postupné ukončenie práce
Čínsky filozof Lao Tzu slávne povedal: „Cesta tisíc kilometrov začína jediným krokom.“ Je tiež pravda, že cesta tisíc kilometrov pozostáva zo štyroch menších ciest 250 míľ alebo 10 ciest 100 míľ. Ak rozdelíte váš skľučujúci projekt na zvládnuteľné fázy, bude to oveľa menej skľučujúce. A to vám dáva realistické predbežné medzníky na zameranie sa medzi krokom jeden a krokom.
Pokúsiť sa digitalizovať papierové procesy vo vláde mesta New York, existuje niekoľko možností postupného ukončenia práce. Jedným z prístupov bolo riešenie určitého počtu oddelení naraz. Ďalším bolo začať tým, že sa určilo, ktorý papier by sa mohol odstrániť, pokračoval implementáciou technológie na jej digitalizáciu a na záver školiaci pracovníci a inzerovali novú technológiu zákazníkom. Najlogickejší spôsob, ako postupne ukončiť ohromné množstvo práce, sa bude líšiť v závislosti od charakteru samotnej práce, ale pred vstupom do hĺbky je vždy potrebné riešiť ju.
6. Nastavte očakávania
Nech robíte čokoľvek, nesľubujte to, čo si nie ste istí, že dokážete poskytnúť. Opýtajte sa, čo potrebujete, aby sa to stalo. A ak to nemôžete dosiahnuť - či už sú to ľudia, peniaze alebo technológia - potom vysvetlite spôsoby, ktoré môžu ovplyvniť vašu časovú os. Výkonný pracovník niekedy požiada o niečo, bez toho, aby rozumel práci, ktorá je potrebná na jeho dosiahnutie, ale akonáhle ste spojili svoje hodnotenie a identifikovali prekážky, ste schopní túto nuanciu oznámiť.
Potrasenie hlavou a spustenie iným smerom je bežnou a niekedy odôvodnenou reakciou na najdrvivejšie projekty. Ale je zaručené, že vás nikam nedostanú. Dokonca aj tá najnáročnejšia úloha sa dá vyriešiť so správnym výhľadom, solídnym porozumením práce, ktorú čaká, a súborom realistických a dosiahnuteľných míľnikov, ktoré sa od vás budú odvíjať.
