Leslie, výkonná riaditeľka neziskovej organizácie, chcela prepracovať brožúru o programe organizácie, ktorý pomáha rizikovým pobytom mládeže v škole, a poverila Emmu, administratívnu riaditeľku.
Emma strávila hodiny aktualizáciou obrázkov, farieb a písiem. Bola hrdá na svoju odvážnejšiu a jasnejšiu invenciu a bola nadšená, že ju mohla ukázať svojmu šéfovi.
Keď to však urobila, bol to jednoznačne problém. „Och, “ všimol si Leslie o novej brožúre, „Vyzerá skvele. Prečo je však kópia stále rovnaká? “
Ohromená, Emma nemohla uveriť jej ušiam. Nikdy nepremýšľala o revízii kópie. A Leslie to nikdy nenavrhol. Ako môžu dvaja ľudia hovoriaci o jednej jednoduchej veci mať také odlišné interpretácie?
Leslie a Emma zažili klasický problém zvečnený Georgeom Bernardom Shawom: „Jediným najväčším problémom v komunikácii je ilúzia, že k nemu došlo.“
Na pracovisku budú ľudia, ktorí, podobne ako Leslie, nie sú veľmi dobrí v tom, ako vám sprostredkovať svoje nápady. A ak to tak nie je, môže to vytvárať prekážky. To vám môže poslať točenie do nesprávneho komunikačného limba. Strata času, obávaného prepracovania a neúspechov sa môžu vyriešiť, keď váš kolega alebo šéf nebude efektívne a efektívne komunikovať, čo chcú.
Môžete si priať, aby títo ľudia komunikovali jasnejšie. Ale pravdepodobne by to nemala byť vaša stratégia. Namiesto toho, aby ste si želali, vyskúšajte nasledujúce tri techniky, aby ste dostali jasnejšiu a efektívnejšiu komunikáciu od ostatných.
1. Keď vykonávate úlohu
Emma si myslela, že počuje, čo jej šéf chce. Koniec koncov, stáli v jednej miestnosti a rozprávali sa navzájom. V skutočnosti však boli Leslieho pokyny na „prepracovanie brožúry“ nejasné a neúplné.
Skvelá stratégia, ako prinútiť ostatných, aby boli stručnejší a konkrétnejší, je klásť otázky, ktoré poskytujú prehľadnosť.
Takto by to znelo od Emmy: „Leslie, keď povieš„ prepracovať brožúru “, môžeš o mne povedať viac, čo tým myslíš a aké sú vaše očakávania?“
Emma by veľmi rýchlo zistila, že ona a jej šéf mali jedinečné nápady o konečnom produkte. Potom sa mohla podrobnejšie venovať ďalšími otázkami a pýtať sa na všetko, od grafickej a farebnej schémy až po konečný termín prvého návrhu.
Otázky sú vaša tajná zbraň na pracovisku. Ak máte pochybnosti, požiadajte ostatných, aby objasnili svoje očakávania. Opýtajte sa, kým si nie ste istí, že tomu rozumiete. Budete prekvapení, ako zefektívni všetko.
2. Keď ste na schôdzke
Už ste niekedy boli na stretnutí, ktoré dalo stretnutiu zlé meno? Videl som manažérov, ktorí sa zdali zdanlivo bez jasného cieľa alebo želaného výsledku. Okrem toho vodca znie, ako by nahlas spracovával svoje myšlienky, viac ako uľahčuje skupinovú konverzáciu. Nikto si nie je istý, čo treba brať vážne ako nápad a čo ignorovať. A každý premýšľa o hromade práce na svojich laviciach. Po chvíli tím zabudne, o čom to hovorilo, a duševne uvoľnil priestory, rezignoval na kontrolu e-mailov na svojich telefónoch.
Byť uprostred zlyhania stretnutia môže byť ťažké požiadať šéfa alebo kolegu, aby bol účinnejší vo svojom prejave. Ale môžete a nemusíte o tom myslieť. V prípade pauzy jednoducho prerušte a požiadajte o vysvetlenie.
"Bob, všimol som si nejakého zvrásneného obočia v miestnosti." Zdá sa, že vás niektorí z nás v tejto téme nesledujú. Môžete nás urobiť pár krokov späť a skontrolovať kľúčové body na vysokej úrovni? Chcem mať istotu, že vieme, čo od nás potrebujete. “
Je pravdepodobné, že budete kývnuť na súhlas a ďalšie skáču, aby ste vyjadrili zmätok. Získate potrebné informácie a rovnako aj vaši kolegovia, ktorí vám nepochybne poďakujú za to, že ste sa ozvali.
3. Keď pracujete na e-maile
Väčšina komunikácie na pracovisku, nie je prekvapujúce, prebieha prostredníctvom e-mailu. Takže, keď dostanete od Angely, svojho kamaráta z projektu dlhý, chrapľavý, rozostrený chrobák, chceš plakať.
Trvá to 30 minút, kým sa prebudíte v odsekoch, zistíte, čo hovorí, zistíte, či musíte niečo urobiť, a potom zistíte, ako zareagovať. Jeden pohľad a pamätáte si, prečo nenávidíte otvorenie e-mailu tejto ženy. Môžete frustrovane biť hlavou o stenu.
Namiesto toho praktizujte a pýtajte sa, čo potrebujete, láskavým a nekonfrontačným spôsobom. Opýtajte sa Angely, či by bola otvorená prehodeniu svojich e-mailov, aby ste mohli rýchlejšie reagovať. A pamätajte, že ak chcete niekoho požiadať, aby urobil niečo iné, povedzte jej, prečo je to dobré aj pre ňu.
„Ahoj Angela, všimol som si, že tvoje e-maily sú často dlhé a podrobné. Je skvelé, že poskytujete toľko informácií, ale keď sa rýchlo pozerám, nedokážem vždy rozlúštiť presne to, čo odo mňa a kedy potrebujem - a nenávidím chýbajúce termíny alebo nesprávne interpretačné pokyny. Mohli by ste dať hlavný bod na vrchol, aby som mohol rýchlejšie reagovať na vás, alebo aby bol predmet podrobnejší? Napríklad: „Potrebná akcia do piatka o 9:00 | Projekt ACME mi pripomenie, aby som ho hneď dal do svojho rozvrhu. “
Pravdepodobne začnete okamžite dostávať e-maily s vyššou kvalitou od Angely a vy ste svojej kolegyni urobili láskavosť tým, že jej pomôžete profesionálnejšej komunikácii. Potľapkajte sa za to.
Bolo by skvelé, keby každý komunikoval takým spôsobom, ktorý by nezanechal fantáziu. Realitou je, že komunikujeme v zložitých, hlučných pracoviskách plných rozptyľovania a stresu. Keď sa odohrávajú dôležité rozhovory, je dobrým zvykom pomáhať ľuďom vo vašom okolí stručne komunikovať, aby ste z nich mohli získať potrebné informácie. Pri prvom pokuse by to mohlo byť trochu nepríjemné, ale z dlhodobého hľadiska sa tým budete cítiť lepšie a pohodlnejšie. Bonus, ušetrí vám to hodiny stresu a nesprávne nasmerovanej energie v procese.
