Je krásne letné piatok ráno a ste pripravení na skorý útek z kancelárie. Potom skontrolujte svoju doručenú poštu a krčte sa. Možno prisahám. Tam to je - názov správy v červenej farbe, výkričník je označený ako naliehavý. Váš sen o slnečnom piatku šťastnej hodiny na pláži sa rozplynie, keď čítate žiadosť, ktorú dnes potrebujeme do 16:00.
Všetci sme tam boli. Obávaný požiarny vrták - kancelársky žargón pre neplánovaný, nečakaný, vysokoenergetický prienik do vášho pokojného piatku. Pretože tomu čelíme, cvičenia s ohňom sa nikdy nestanú v správny čas, však?
Tieto naliehavé situácie nie sú len jedlom pre vaše plány odísť skoro v piatok popoludní - často tiež roztrhajú zvyšok vášho zoznamu úloh na skartovanie. Zrazu ste celý deň strávili jedným požiarnym cvičením, zatiaľ čo zvyšok vašich povinností padol na vedľajšiu koľaj. Ako to dokážete udržať a držať krok, keď tieto bomby poklesnú na vašej produktivite?
Bez ohľadu na to, kde pracujete, tieto núdzové situácie budú nepochybne súčasťou pracovného života. Tieto tipy vám pomôžu osloviť ich s novou perspektívou, aby ste sa nimi mohli pohybovať efektívnejšie a rýchlejšie sa zotavovať - av ideálnom prípade by sa im v budúcnosti malo vyhnúť.
Objasnite priradenie
Nie je nič horšie ako trhať sa pri zadávaní požiarnych cvičení a potom mi bolo povedané: „To nie je presne to, čo som chcel.“
Keď sa pohybujete rýchlo, často zabudnete klásť otázky, ktoré poskytnú jasný zámer pre to, čo by ste mali dodať. A keď je váš manažér v panike, nemusí byť ani stopercentne jasný. Kladenie dobrých otázok - ako napríklad - vám môže ušetriť veľa času:
-
Aký je problém, ktorý sa snažíme vyriešiť? Pomôže vám to objasniť, aký by mal byť konečný výsledok. Pred ponorením sa si chcete byť istí, že vaša práca sa bude zaoberať daným problémom.
-
Aký je presný výsledok, ktorý musíme poskytnúť? Očakáva sa, že budete vyrábať diapozitívy, tabuľky, príbehy alebo niečo iné?
-
Čo vedie k potrebe dokončiť ho do 16:00? Váš šéf to možno bude chcieť vidieť do 16:00 - aj keď to nie je splatné až do polovice budúceho týždňa - tak, aby mal čas premôcť. Ak je to tak, môže otvoriť okno na opätovné prerokovanie časovej osi.
-
Aké ďalšie možnosti máme? Možno už bola vykonaná práca, ktorú je možné nahradiť a aktualizovať namiesto toho, aby sa niečo vytvorilo od nuly.
-
Aké ďalšie informácie potrebujeme na dosiahnutie tohto cieľa? Akonáhle sa dostanete do hlavy o naliehavé úlohy, premýšľať o tom, koho iného budete musieť zatiahnuť, a potom ich v pohotovostnom režime. Volajte Megan v účtovníctve s heads up, že budete potrebovať čísla, alebo zavolajte Dorinda v zákazníckom servise, aby ste jej dali najavo, že potrebuje získať najnovšie údaje z prieskumu.
- Koľko stojí príležitosť presunúť všetkých na túto požiarnu vŕtačku? Dajte niekomu vedieť, čo dnes z tohto dôvodu spadne z vášho taniera. To vám pomôže určiť, či by mal byť požiarny vrták skutočne vašou prioritou, alebo či by iný z vašich projektov mal udržať vašu pozornosť.
Znovu prerokujte časovú os
Raz som pracoval pre manažéra, ktorý bol odhodlaný prepúšťať výkonných pracovníkov. Keby mala na to niečo tri dni, požiadala by sme, aby sme všetko zahodili a urobili to za pár hodín. Aj keď tento rýchly obrat má jednoducho zapôsobiť na vyššie osoby, znamená to, žiaľ, pre všetkých ostatných ohnivé cvičenia.
Ak máte pocit, že by sa to mohlo diať, porozprávajte sa so svojím šéfom. Uvidíme, či môžete znovu dohodnúť časovú os tak, že nejde o úplné zhoršenie produktivity, ale stále to urobí spôsobom, vďaka ktorému bude vyzerať ako rocková hviezda. Ak sa dokážete kúpiť aj za ďalších 24 hodín, je vrták znesiteľnejší a zároveň vám dáva čas venovať sa pôvodne plánovanej práci.
Ak „First Pass“ urobí, nevystrieľajte pre dokonalosť
V mojej skorej kariére boli požiarne cvičenia vrahom, pretože som bol posadnutý prácou, aby som sa ubezpečil, že je úplne dokonalý. Potom som - potom, čo som to prežil niekoľko kôl - uvedomil som si, že požiarne cvičenia často vyžadujú iba „prvý priechod“ alebo hrubý počiatočný ponor.
Predtým, ako začnete pracovať na požiarnej vŕtačke, skontrolujte, či sa s ňou skončí, keď budete s ňou hotoví. Ak to nie je pre exekutívu alebo klienta (zatiaľ), nezadržujte to a snažte sa ho zdokonaliť. Požiarne cvičenia často umožňujú prvý priechod pri niečom, čo sa môže neskôr revidovať a zdokonaliť.
Obnovte rýchlo
Požiarne cvičenia vás môžu zbaviť toho, na čom ste pracovali, dokonca aj potom, čo ste skončili s núdzovou situáciou. Ak sa chcete rýchlo dostať späť na cestu, majte vždy po ruke viditeľný zoznam úloh a úloh v reálnom čase. V závislosti od toho, ako pracujete najlepšie a aký typ tabletu alebo smartfónu používate, si pozrite aplikácie, ako sú todoista, Google Keep, Any.do, Wunderlist alebo HabitRPG, aby ste mohli sledovať svoje vynikajúce úlohy.
Keď sa zaoberáte požiarnymi cvičeniami, posúvajte položky v zozname nahor alebo nadol v závislosti od toho, na čo ešte máte čas. Pomôže vám to, aby ste sa cítili produktívni, napriek tomu, že ste časom stratili.
Je tiež užitočné mať v zadnom vrecku pár osvedčených hackerov produktivity, ktoré vám pomôžu rýchlo sa vrátiť späť. Napríklad môžete použiť metódu Pomodoro na nastavenie časovača na 25 minút a potom na dávkovanie všetkých vašich (základných) úloh súvisiacich s e-mailom. Potom to isté urobte pri telefonických hovoroch a potom to isté ako pri príprave na schôdzky, ktoré máte budúci týždeň. Zhromažďovaním a oraním podobných úloh získate opäť pocit, že sa veci robia napriek ohňovým cvičeniam.
Vykonajte kontrolu po ukončení činnosti
Keď sa obrazový dym vyčistí, zatiaľ čo pamäť každého je svieža, porozprávajte sa so svojím tímom o tom, čo sa stalo a prečo. Má tím slepé miesto? Bolo to zlé plánovanie, ktoré sa stalo naliehavosťou každého? Mohlo sa tomu vyhnúť?
Aby ste sa v budúcnosti vyhli požiarnym cvičeniam, váš tím sa musí dozvedieť viac o tom, čo sa stalo, a zistiť, čo môžete urobiť, aby ste tomu zabránili v budúcnosti.
Urobte si rozhovor so svojím šéfom
Ak vo vašej kancelárii existuje konzistentný vzorec požiarnych cvičení, je čas na rozhovor iného druhu. Zvážte povzbudenie svojho šéfa, aby preskúmal vzorec a zistil, čo môže urobiť, aby znížil frekvenciu.
Buď faktický a priamy: „Carmen, v posledných troch týždňoch sme mali sedem požiarnych cvičení, ktoré strhli tím z kľúčových priorít. Výsledkom je, že naše výstupy v projekte ABC skĺzli, a to nevyzerá dobre pre nás ani pre vás. Čo môžeme urobiť, aby sme znížili túto závislosť od núdzových situácií a začlenili časť tejto práce do nášho pravidelného plánu? “
Upozorňovaním na frekvenciu a náklady na tieto cvičenia môžete vytvoriť novú úroveň povedomia. A tým, že máte stratégiu obnovy, nebudete mať pocit, že by ste celý deň strávili zdôrazňovaním toho, čo sa vám nedarí.
