Hádajte, koľko e-mailov dostáva priemerný administratívny pracovník každý deň? 121.
Očakáva sa, že toto číslo sa do roku 2018 zvýši na 140.
Pocit nervozity a paniky len premýšľal o tom? Nie si sám. Táto povesť e-mailu povzbudzuje mnohých odborníkov, aby neustále - takmer posadnute - kontrolovali e-maily počas celého dňa, či už sú na ceste do práce, uprostred stretnutia alebo dokonca na obed s kolegom. Tento zvyk kontrolovať a znova skontrolovať doručenú poštu môže byť ako závislosť.
Horšie je, že nový výskum, ktorý monitoroval srdcové frekvencie používateľov e-mailov, dokazuje, že e-maily sú veľmi stresujúce. Stres zvyšuje hladinu kortizolu, ktorá okrem iného narúša trávenie a imunitný systém vášho tela. To znamená, že keď ste v strese, vaše energie klesajú, vaše zameranie je rozptýlené a vaša produktivita klesá.
Spodná čiara? Poslušná kontrola vášho e-mailu je stresujúca. Stres je zlý pre vaše zdravie a vašu produktivitu. Je to znepokojujúci cyklus. A musí prestať.
Ale ako?
Začnite so základmi
Aj keď je veľmi lákavé dať vašej doručenej pošte iba jednu ďalšiu aktualizáciu (a potom ďalšiu a ďalšiu), je dôležité, aby ste si svoju produktivitu a zameranie precvičili zdravší vzťah s e-mailom. (Niektorí psychológovia by to mohli nazvať „zlomenie závislosti“. Vo väčšine prípadov by som tak ďaleko nešiel, tak sa držme „zmeny návyku“.)
Ak chcete začať, urobte v každodennej rutine malé úpravy, ktoré vám pomôžu pri neustálom zameriavaní sa na váš e-mail:
- Odstráňte oznámenia push z telefónu, aby ste nedostali upozornenie zakaždým, keď dostanete e-mail
- Keď vo svojom počítači robíte niečo iné, nenechávajte svoj e-mail otvorený. V skutočnosti je užitočné snažiť sa udržať iba jednu kartu otvorenú.
- Dohodnite sa so sebou na tom, aby ste skontrolovali doručenú poštu iba určitý počet hodín za hodinu alebo za deň. To sa môže líšiť pre každého - pre niektorých to môže znamenať kontrolu e-mailov každých 15 minút; pre ostatných to môže znamenať kontrolu raz, dvakrát alebo päťkrát denne. Ide o nastavenie dennej e-mailovej rutiny, ktorá zvyšuje vašu produktivitu a pocit úspechu.
- Ak sa naozaj potrebujete sústrediť a nechcete byť prerušený, skúste dočasne blokovať zobrazovanie nových správ vo vašej doručenej pošte (Inbox Pause funguje pre mňa!).
Vykonanie týchto druhov logistických úprav môže v krátkom čase skutočne pomôcť - sú to malé kroky, ktoré môžete okamžite implementovať. Hacky a aplikácie v oblasti produktivity však nevytvoria trvalé zmeny, kým sa nezaoberáte aj emocionálnymi faktormi, ktoré sú základom vašej e-mailovej posadnutosti.
Dostaňte sa ku koreňu problému
Ak chcete natrvalo zmeniť negatívny zvyk, prvým - a najdôležitejším - krokom je najprv zistiť, prečo a ako sa tento zvyk vytvoril.
Ak to chcete zistiť, nabudúce budete mať pocit, že by ste chceli skontrolovať svoj e-mail, položte si nasledujúce štyri otázky:
- Čo sa teraz cítim?
- Prečo chcem skontrolovať svoj e-mail práve teraz?
- Mám pocit, že teraz musím skontrolovať svoj e-mail?
- Naozaj potrebujem skontrolovať svoj e-mail práve teraz?
Aké sú vaše skutočné motivácie na základe vašich odpovedí, ktoré chcete skontrolovať, skontrolovať a znova skontrolovať?
Bežné motivácie, ktoré moji klienti často opisujú, zahŕňajú:
- Strach z neprítomnosti: „Musím neustále kontrolovať svoj e-mail počas celého dňa, alebo nemusím reagovať na niečo v čase - čo by mohlo spôsobiť, že prídem o príležitosť.“
- Starosti o to, čo si budú ostatní myslieť: „Ak neodpoviem ihneď, môj šéf si môže myslieť, že nie som svedomitý, že nie som na vrchole svojej práce, alebo že celý deň chodím preč. "
- Chcel by som sa rozptýliť od nudy alebo stresu: „Nudím sa, som ohromený alebo nasýtený tým, čo robím. E-mail mi dáva časový limit od toho, čo mám robiť. “
- Chceli zaplniť emocionálnu medzeru alebo hľadať ľudské spojenie: „Cítim sa trochu osamelý. Je dobré vedieť, že mi niekto poslal správu. “
Keď objavíte základnú motiváciu, ktorá vás vedie k obsedantnej kontrole doručenej pošty, máte nejaké silné informácie, ktoré vám môžu pomôcť zmeniť vaše zvyky.
Začnite robiť nové voľby
Na základe týchto informácií môžete začať robiť nové rozhodnutia a napĺňať svoje emocionálne potreby novými spôsobmi - bez toho, aby ste sa spoliehali na e-mail ako na barlu.
Túžite napríklad po ľudskom spojení? Počas obeda jednoducho vstaňte, choďte k priateľskému stolu a povedzte: „Ahoj, ako máš deň?“
Ak sa cítite stresovaní a potrebujete rozptýlenie, urobte si päťminútovú prestávku, aby ste si prečítali zaujímavý článok, a potom sa vráťte do práce.
Bojíte sa o chýbajúce údaje? Pripomeňte si: „Zameriavam sa na svoju prácu. Ak je niečo skutočne dôležité, stále tam bude a čaká na mňa, jednu alebo dve hodiny odteraz. Momentálne nemusím rušiť môj aktuálny projekt. “
Ak sa obávate, že si váš šéf bude myslieť, že sa uvoľňujete, ak neodpovedáte na e-maily okamžite, ubezpečte sa: „Môj šéf vie, že som svedomitý a usilovný. Ak neodpoviem na e-mail okamžite, môj šéf bude predpokladať, že som zaneprázdnený ďalšou dôležitou prácou - a to je dobrá vec. “
E-mail nie je vo svojej podstate dobrý alebo zlý; je to len nástroj. Investujte nejaký čas do sebareflexie a uistite sa, že tento nástroj používate spôsobom, ktorý podporuje vaše zdravie, produktivitu a kariéru - skôr ako ho sabotovať.
Či už dnes doručenú poštu kontrolujete raz, dvakrát alebo 60 krát, spravte to zo správnych dôvodov.
