Všetci sme mali tie dni.
Dni, keď prídete do kancelárie o 9:00, sú pripravené na zvýšenie produktivity. Máte nepriepustný plán na dokončenie všetkého, čo je na vašom zozname úloh.
Ďalšia vec, ktorú viete, je 18:30 a vy ste narazili iba na jednu vec zo svojho neustále rastúceho zoznamu. V tom okamihu ste príliš unavení na to, aby ste robili čokoľvek iné, takže ste nechali tráviť svoju cestu domov premýšľaním, kam celý čas ide.
Potom, čo som to zažil viackrát, než by som chcel pripustiť, som sa konečne prestal zamyslieť nad tým, čo sa deje.
Uvedomil som si, že najlepšie úmysly padajú na vedľajšiu koľaj, pretože nikto nie je ostrov: Všetci máme kolegov súperiacich o našu pozornosť, e-maily, ktoré nikdy neprestanú prichádzať, a stretnutia, ktoré nasávajú všetok náš čas.
V kultúre, kde je čas na špičkovej úrovni, sú najcennejšími zamestnancami tí, ktorí nielenže spravujú svoj vlastný čas, ale tiež efektívne riadia čas ostatných ľudí - čo im v podstate umožňuje, aby si za deň urobili viac nehnuteľností, aby si mohli urobiť svoje vlastné veci.
Takže spôsob, ako sa zlepšiť v čase riadenia, je riešenie problémov pre ostatných. Je to všetko o tom, ako ľuďom pomôcť .
Aby som to rozložil spôsobom, ktorý sa bude dať konať, vytvoril som tri široké vedrá ľudí, s ktorými pravidelne komunikujete: váš nový nájom, váš spoluhráč a váš šéf.
1. Vaše nové zamestnanie: Pomôžte im pri stanovovaní priorít
Vstup do novej spoločnosti je zároveň vzrušujúci a vyčerpávajúci. Väčšina ľudí chce urobiť veľký vplyv čoskoro, aby dokázala, že spoločnosť sa pri ich prijímaní rozhodla správne.
Ale podľa mojich skúseností - ako nové dieťa na bloku a ako veteránsky spolupracovník - je až príliš ľahké zapadnúť s informáciami, menami a systémami. To, čo každý nový zamestnanec potrebuje, nie je viac informácií, ale spôsob, ako ich uprednostniť. Týmto spôsobom sa môžu vrátiť k najdôležitejším aspektom práce a začať pripisovať pochopeniu, že všetko ostatné prichádza s časom.
Môže to znieť časovo náročné, ale je to jednoduchšie, ako si myslíte, a dá sa to dosiahnuť krátkym 30-minútovým spoločným cvičením.
Vyskúšajte toto: Napíšte všetky úlohy, od ktorých budete požiadaní. Uveďte úroveň dôležitosti úloh (vysoká, stredná, nízka), najlepšia osoba na kladenie otázok (POC) a koľko času by mali na ňu venovať (napr. 10% svojho týždňa).
Je dôležité dávať pozor, aby sa úrovne a čas, ktoré by mali veci vyvíjať, mohli zmeniť alebo vyvíjať. Cieľom je navrhnúť všetko, čo človek potrebuje, čo vám umožní nemusieť každú hodinu upúšťať, aby ste vysvetlili a odpovedali na otázky.
2. Váš spoluhráč: Komunikujte jasne a konzistentne
Či už ide o účasť na stretnutiach bez účelu, opakovanie práce kvôli zlej komunikácii alebo vyradenie úloh bez jasného smeru, spodným riadkom je, že čas sa stráca. Ak sa chcete cítiť splnení, keď každý deň vychádzate zo dverí, musíte nájsť spôsob, ako tieto problémy obmedziť.
Ak chcete spravovať kolegu spôsobom, ktorý zvyšuje vaše riadenie času, budete musieť veľmi dobre komunikovať.
Jedným z nápadov je vyslať predbežné čítania z balíčka. Keď zdieľate prezentáciu, často nemáte príležitosť viesť produktívnu konverzáciu o ďalších krokoch alebo s sebou, pretože ľudia informácie stále spracovávajú. Výsledkom je viacnásobné stretnutia.
Zaslanie prezentácie včas zmierňuje nekonečné množstvo stretnutí a nekonečných e-mailových reťazcov. Povzbudilo tiež ľudí, aby prišli na stretnutie pripravené, čo viedlo k lepšej a cielenejšej diskusii. Niekedy som dokonca zistil, že stretnutie dokážem úplne odstrániť, ak sú všetci zarovnaní.
3. Váš manažér: Vlastnite svoje pracovné toky
Čím viac sa človek stane starším, tým viac sa roztiahne. V skutočnosti to však pre vášho šéfa nie je čerstvé pracovné zaťaženie - je to váha cítenia zodpovedná za „všetko“ za všetkých okolností. To, čo niekto v tejto situácii túži, je niekto, kto im môže pomôcť vyrovnať sa s ich duševným stresom.
Ako priama správa je v tomto prípade jednoduchý spôsob, ako to zvládnuť: Vlastnite svoje pracovné toky.
Váš šéf by mal byť schopný vám niečo odovzdať a nemusí sa o to starať, až kým nebude v štádiu podpisu alebo konečného schválenia. Ak vám môžu dať úlohu a v zásade ju považovať za odhlásenú zo zoznamu úloh, urobili ste sa neoceniteľným. Nielenže im šetríte čas, ale zároveň im dávate toľko potrebného duševného priestoru a úľavy, aby sa mohli sústrediť inde.
Vyžaduje si to dôveru, ktorá je kľúčom k získaniu slobody pri stanovovaní vlastného rozvrhu a hraníc. Ak sa na vás manažér môže spoľahnúť, že svoju prácu zvládnete, bude sa menej zaujímať o taktiku, ako svoju prácu vykonávate: keď prídete, váš pracovný čas atď.
Nie ste si istí, ako dobre sa vaše zručnosti v oblasti riadenia času hromadia? Zúčastnite sa tohto kvízu, aby ste zistili, ako ďaleko musíte zlepšiť. A nezabudnite na výhody plynúce z vašich zlatých hodín. Tento článok, venovaný tejto téme, vysvetľuje, ako vás pri plánovaní určitých pracovných položiek v tomto období urobíte šialene produktívnym.
Ak pristupujete k riadeniu času z hľadiska pomoci svojim kolegom byť efektívnejší, z dlhodobého hľadiska vám to ušetrí oveľa viac času. Chcete ich vyskúšať? Dajte mi vedieť, čo si myslíte na Twitteri.
