Koľkokrát ste prešli touto konverzáciou?
Je zrejmé, že je to mimoriadne frustrujúca situácia. Ako ste chceli rozčesať desiatky e-mailov, ktoré ste dostali iba za posledných pár hodín, aby ste našli jednu zásadnú správu, ktorá mala úlohu, ktorá mala byť vykonaná pronto? A ak používate e-mail inteligentným spôsobom - správu doručenej pošty kontrolujete iba niekoľkokrát denne - správu ste možno ešte nevideli!
Je to spoločná dilema, ktorá sa pravdepodobne vyskytla v určitom okamihu (ak nie pravidelne). Dostane sa tiež k dôležitej otázke: Aká forma je komunikácia vhodná pre žiadosti v reálnom čase verzus úlohy, ktoré je potrebné v najbližších dňoch dokončiť?
Na vyriešenie tejto otázky etikety kancelárskej komunikácie má programátor Cyrus Stoller systém, ktorý by ste mali zvážiť pri implementácii medzi vašimi spolupracovníkmi. Členenie je celkom jednoduché:
- Ak potrebujete niečo urobiť do 30 minút, zavolajte osobe.
- Ak potrebujete niečo urobiť do dvoch hodín, pošlite správu osobe.
- Ak potrebujete niečo urobiť v priebehu pracovného dňa, pošlite osobe správu.
- Ak potrebujete niečo urobiť v priebehu niekoľkých nasledujúcich dní, pošlite e-mail osobe.
Aj keď skutočné rozdelenie sa môže líšiť v závislosti od toho, ako vaša kancelária funguje (napríklad v malej kancelárii, môže byť zmysluplné zastaviť sa namiesto toho, aby niekto volal, skôr ako zavolať), ale to, čo Stoller získa, je kľúčové: E-mail by nemal byť predvolený komunikačné prostriedky na sprostredkovanie všetkého, čo je potrebné poznať alebo sa s ním musí zaobchádzať v reálnom čase.
Implementácia tohto systému je, samozrejme, veľmi jednoduchá pri práci s blízkymi kolegami a klientmi, ale ako si môžete zahrať iných ľudí v kancelárii? Tu je niekoľko vecí, ktoré môžete vyskúšať:
- Nastavte e-mailovú automatickú odpoveď, ktorá ľuďom povie, ako sa s vami skontaktovať, ak sa má záležitosť vyriešiť do najbližšej hodiny alebo dvoch.
- Ak narazíte na e-maily, ktoré požadujú akciu v reálnom čase, zdvorilo pripomeňte svojim spolupracovníkom, že uprednostňujete, aby sa táto správa odoslala telefonickým hovorom alebo textom, pretože ak dôjde k iným núdzovým situáciám, nebudete sa môcť včas dostať k ich e-mailu.
- Ak ste v nejakej riadiacej úlohe, stanovte normy v celej kancelárii. Nechajte svojich zamestnancov otvorene hovoriť o tom, ako by chceli, aby s nimi ostatní komunikovali, ak treba niečo urobiť, namiesto toho, aby si všetci mysleli, že e-mail je v poriadku.
Na záver všetkým pripomeňte, že takýto systém je skutočne výhodný pre všetkých. Nikto nie je pripútaný k svojim doručeným a naliehavá úloha sa už nikdy nevráti späť.
