Ako používať službu SharePoint

Preskúmali sme, čo je SharePoint, teraz sa pozrime na niekoľko bežných použití. Služba SharePoint je platforma na spoluprácu s ostatnými členmi tímu. Sú to často firemné tímy, ale nemusia byť. Niektoré aplikácie pre službu SharePoint, ktoré sa netýkajú podnikov, zahŕňajú:

• Športové tímy môžu použiť kalendár na odoslanie herného plánu a knižnicu dokumentov na držanie herných videí.
• Knižné kluby by mohli publikovať odkazy na knihu budúceho týždňa, zatiaľ čo písanie skupín by mohlo byť hosťovaním príspevkov a pripomienok.
• Dobrovoľnícke skupiny, ktoré plánujú obnovenie projektu, môžu vytvoriť plán s úlohami a časovou líniou.
• Oblasť, ktorá prevádzkuje predaj dvora, môže uverejňovať oznámenia o nových účastníkoch alebo uvádzať položky a ceny v zdieľanom súbore programu Excel v knižnici dokumentov.

Samozrejme, všetko je možné s inými aplikáciami a službami, no SharePoint ich prináša na jednom mieste s webovým rozhraním, ktoré je možné používať v systéme Windows, MacOS a Linux. Aplikácie pre Android a iOS sú tiež k dispozícii. Okrem toho aplikácie balíka Microsoft Office dokážu uchopiť súbory priamo zo služby SharePoint.

V nasledujúcich častiach vytvoríme nový priestor programu SharePoint a potom prejdeme krokmi pre niekoľko bežných funkcií: zdieľanie súborov, vytváranie jednoduchých webových stránok a pridanie funkčných miniaplikácií na tieto stránky.

Ako vytvoriť web služby SharePoint

Predtým, ako budete môcť skutočne vytvoriť svoj web, budete potrebovať niekoľko vecí:

• Po prvé, budete potrebovať prístup k účtu Office 365, ale nie iba akémukoľvek účtu. Musí to byť firemný účet, keďže služba SharePoint nie je zahrnutá do spotrebiteľských účtov.
• Budete tiež potrebovať administrátora na vytvorenie stránky sami. Ak nie ste, vždy sa môžete spýtať svojho priateľského administrátora, aby vytvoril jeden pre vás.

Vytvorenie stránky služby SharePoint je jednoduchou záležitosťou:

1. Prihláste sa do služby Office 365 ako správca a potom vyberte položku Zdieľaj pointu z ponuky aplikácie vľavo hore.

   

2. V ponuke strany vyberte položku + Vytvoriť stránku Tlačidlo.

3. vybrať Stránky tímu v nasledujúcom dialógu. (Komunikačné stránky sú väčšinou len na zverejňovanie oznámení a iného obsahu.)

4. Vyberte si štartovací dizajn pre vaše stránky. Vyplní sa to pomocou nejakého štartovacieho obsahu - nebojte sa, môžete ich neskôr upraviť.

5. Zadajte podrobnosti o vašich stránkach vrátane ich mena a popisu.

6. vybrať Skončiť dokončenie nastavenia. Spoločnosť SharePoint bude pracovať na pozadí na vytvorenie stránky, ale uvidíte jeho priebeh.

   

Teraz, keď máte priestor nastavený, budete mať k dispozícii niektoré funkcie priamo mimo rámčeku (zobrazené vyššie) vrátane:

• konverzácia: Súkromné ​​vývesné tabule pre vašu skupinu.
• Dokumenty: Tu môžete zdieľať súbory. Tie budú mať prospech z funkcií verzie a odhlásenia / odhlásenia, ktoré sme opísali pri zavádzaní služby SharePoint.
• OneNote zápisník: Vaši spoluhráči môžu spolupracovať s týmto notebookom OneNote vytváraním a pridávaním na stránky.
• Stránok stránok: Umožňuje vytvoriť vlastné webové stránky pre váš tím.

Zdieľanie súborov pomocou knižnice dokumentov je stále veľmi bežným používaním stránok služby SharePoint. Pozrime sa, ako to urobiť.

Ako používať knižnice dokumentov SharePoint

Knižnice dokumentov obsahujú priečinky a súbory a fungujú tak, ako by ste očakávali. Ak chcete použiť knižnicu dokumentov:

1. Vyberte položku Dokumenty v ľavej navigácii.

2. Vyberte položku + Nové na pridanie nových položiek, ako sú priečinky alebo súbory balíka Microsoft Office. Alternatívne môžete presunúť iné súbory do aktuálneho priečinka knižnice; nemusia byť súbory balíka Office.

   

3. Vyberte súbor balíka Office a otvorte ho v príslušnej webovej aplikácii. Výber súboru, ktorý nie je súčasťou balíka Office, bude robiť jednu z troch vecí:

   • Otvorte ho na ukážku, ak je to web-priateľský formát ako obrázok alebo PDF;
   • Otvorte v príslušnej aplikácii, ak používate systém Windows (ktorý vie, ako hovoriť so službou SharePoint).
   • Stiahnite ho do zariadenia, kde ho môžete otvoriť pomocou príslušného programu.

4. Zatiaľ čo moderné webové aplikácie umožňujú súčasne upraviť súbor s kolegom, stále máte možnosť "vyskúšať" súbor. Vyberte súbor (y) výberom v ľavom stĺpci začiarknutia a potom vyberte menu pretečenia doprava. Odhlásiť sa možnosť zabrániť niekomu uložiť novú verziu súboru počas práce na ňom; ostatní používatelia môžu naďalej kopírovať a pracovať na nej, ale nemôžu vytvoriť novú verziu, kým ju nezachránite a znovu ju "skontrolovať".

   

Ako vytvoriť stránky stránok služby SharePoint

Stránky stránok služby SharePoint umožňujú vytvárať webové stránky s textovými a grafickými informáciami. Hlavný rozdiel je, že len členovia vášho webu ich budú môcť vidieť, keď sa prihlásia, takže je to trochu súkromný intranet. Vytvorenie nových stránok na lokalite SharePoint:

1. vybrať stránky z ľavej navigácie.

2. V hornom paneli ponuky vyberte položku + Nové, potom vyberte medzi typmi stránok:

   • Stránky Wiki sú samozrejmé.
   • Stránok stránok sú prázdne stránky, ktoré môžete vytvoriť len z názvu.
   • Stránky webových častí poskytnite niektoré preddefinované rozloženia, ktoré vám umožnia upustiť do najrôznejších gadgetov, štýlu palubnej dosky.

   

3. Po vytvorení sa stránka otvorí, aby ste mohli začať upravovať. Môžete začať tak, že mu dáte meno. Ďalší obsah prichádza vo forme webových častí, ktoré sa dostaneme nižšie.

   

4. vybrať publikovať aby vaše zmeny boli k dispozícii kolegom.

5. Vaše stránky sú k dispozícii v rámci stránky v ľavej navigácii.

6. Existujúce stránky môžete prezerať a potom ich vybrať editovať v ponuke.

   

Ako pridať webové časti do stránok služby SharePoint

Jednou z veľkých funkcií SharePointu sú webové časti, ktoré môžete vložiť do svojich stránok. Dokonca aj vtedy, keď chcete pridať jednoduchý text a grafiku, musíte najprv pridať webovú časť, aby ste ju zadržali. tieto miniaplikácie môžu obsahovať veci ako informačné kanály, adresár členov tímu alebo zoznamy nedávnej aktivity na stránkach. Ak ste v predchádzajúcich krokoch vytvorili stránku, pridajte webovú časť tak, že urobíte nasledovné:

1. Vyberte stránku a potom ju vložte editovať ako je popísané vyššie.

2. Webové súčasti môžete pridať na stránku v miestach, kde je Plus (+) zobrazí sa znak. Vyberte toto tlačidlo, keď sa zobrazí, a v rozbaľovacej ponuke sa zobrazí zoznam dostupných webových častí. Môžete prehľadávať celý zoznam alebo vyhľadávať podľa kľúčového slova.

   

3. Keď vyberiete webovú časť, bude pre vás vložená do stránky.

4. V tomto okamihu budete musieť nakonfigurovať webovú časť. Ak sa chcete dozvedieť niečo ako zobrazená galéria obrázkov, vyberte položku Pridať obrázky na výber obrázkov, ktoré chcete zobraziť.

   

5. vybrať publikovať aby vaše zmeny boli k dispozícii kolegom.

Zatiaľ čo domovská stránka je vytvorená automaticky pre vás, je to stále stránka rovnako ako ktorákoľvek iná, a môžete ju naplniť webovými časťami do obsahu vášho srdca.

Inštalácia a používanie aplikácie Úlohy

Veci začnú byť skutočne zaujímavé, keď pridáte aplikácie na vaše stránky. Tie presahujú funkčnosť webových častí a zahŕňajú veci ako blogy alebo vlastný zoznam, ktorý je ako malá databáza. Budeme sa pozrieť na aplikáciu Úlohy, ktorá vám umožní nastaviť to-dos pre vašich členov tímu, priradiť im a sledovať ich dokončenie. Pridanie úloh na lokalitu SharePoint:

1. Na domovskej stránke lokality vyberte položku + Nové a potom vyberte app.

2. Zobrazí sa stránka s výberom dostupných aplikácií. Vyberte požadované.

   

3. Teraz sa zobrazí v priečinku Obsah stránok obrazovku, ktorú si môžete zobraziť výberom v ľavej navigácii. Možno budete musieť urobiť konfiguráciu ako niektoré z webových častí, ale pomocou úloh je všetko pripravené na začatie delegovania.

   

Služba SharePoint má oveľa viac funkcií ako tie, ktoré sú tu uvedené. Ale len s použitím týchto môžete vytvoriť veľmi funkčné a spoluprácu stránky pre priateľov a kolegov.