V čase, keď sú nové aplikácie na zvýšenie produktivity a multitasking nové, ľudia sa často pýtajú, čo je moje „tajná omáčka“, aby sa toľko urobilo. Aj keď nekonečné hodiny tvrdej práce môžu vytvárať ťažkosti, môžu to tiež viesť k vyhoreniu - najproduktívnejšími pracovníkmi na svete nie sú tí, ktorí pracujú 18 hodín, a púšťajú sa o tom v piatok večer.
Ak sa chcete stať vysoko produktívnou osobou, v práci alebo v živote, môžem len odporučiť jednu vec: Naučte sa delegovať. Táto sila nie je len pri vykladaní úloh, ale získavaní sily na výber toho, čo je a čo nestojí za váš čas.
Táto manifestácia sa ku mne dostala na vysokej škole, kde mi používanie virtuálnych asistentov umožnilo outsourcingovať aspekty mojej malej online spoločnosti a súčasne sa venovať tým častiam podnikania, ktoré sa mi naozaj páčili. Urobil som zoznam všetkých vecí, na ktorých sa mi páčilo pracovať, alebo som vedel, že musím urobiť sám a zvyšok som pridelil. Bol som závislý!
V skutočnosti tomu verím natoľko, že som zakladateľom a generálnym riaditeľom spoločnosti Zirtual, ktorá spája zaneprázdnených ľudí s virtuálnymi asistentmi. Dúfam, že - aj keď sa zdá, že delegovanie je desivé alebo neznáme - čoskoro zistíte, že je to rýchla cesta, ako sa vrátiť k tomu, čo máte najradšej!
1. Urobte veci hmatateľnými
Načrtnite svoje ciele, ciele a očakávané výsledky za deň, týždeň, mesiac a štvrťrok. Získate tak predstavu o výzvach, ktorým čelíte vy a váš tím, av konečnom dôsledku o celkových cieľoch organizácie.
Vyloženie vášho zoznamu úloh je viac než len odľahčenie záťaže. Delegácia sa týka posilnenia postavenia, pretože dáva vášmu tímu príležitosť rozvíjať sa ako individuálny vodca - rovnako vám umožňuje byť efektívnejším manažérom.
Rovnako ako v škole, podnikanie má svoje formality: Niektoré projekty musia byť dokončené konkrétnym spôsobom. Ako silný vodca si môžete zachovať rovnakú formalitu bez toho, aby ste sa považovali za mikromanager. Jednou z možností je naplánovať súkromné týždenné súkromné stretnutia na prerokovanie týždenného programu, cieľov a pokroku. Ďalším je vytvorenie usmernení k tomu, ako bude vyzerať dokončený projekt. Aj keď určite môžete zahrnúť navrhované kroky, nechajte svojich zamestnancov, aby našli svoje vlastné metódy, ako to dosiahnuť.
Pre manažérov, ktorí sa obávajú delegovania, to poskytne príležitosť na dôkladný dohľad nad projektmi a zároveň poskytne vášmu tímu priestor na riadenie ich vlastných úloh.
2. Pamätajte, že delegácia bez dôvery je opatrovanie detí
Keď zamestnancovi priradíte nejakú úlohu, je dôležité dať mu čas na úspech, aby sa predišlo mikromanažovaniu po linke. Ľudia sa postavia na požiadavky úlohy, ak im na to dáte príležitosť. Ak vás vydesenie dôležitej úlohy vydesí (a bude, ak ste na tom osobne pracovali), začnite pomaly. Najskôr priraďte časť úlohy alebo začnite s menšou zodpovednosťou. Akonáhle uvidíte, že váš zamestnanec je schopný - a on alebo ona určite je! - budete sa cítiť pohodlnejšie pri odovzdávaní ďalších.
Pustite myšlienku, že to dokážete všetko - nemôžete. Ber to ako skúšku pokory a akceptuj skutočnosť, že nemôžeš úspešne zvládnuť tím bez vyloženia. Manažment je často označovaný ako opatrovateľka v kancelárii, ale to je úplne pod vašou kontrolou a prvým krokom k transformácii na skutočného vodcu je pridelenie zodpovednosti.
3. Dobite svoj strach
Strach z delegovania sa prejavuje mnohými spôsobmi. Oslabujúce myšlienky typu „Môžem to urobiť lepšie sám“ alebo „Nemôžem zlyhať“ alebo „Nechcem sa spoliehať na nikoho iného“ alebo „Nemôžem im veriť“, bude brániť vašej schopnosti. urobiť to správne. Prijatie vás zmocní, poskytne vám pokoj, umožní vám slobodne vidieť väčší obrázok a pripraví vás na jeho zvládnutie.
Najrýchlejším spôsobom, ako prekonať tieto obavy, je vyhodnotiť návratnosť. Nie je to, či môžete alebo nemôžete splniť úlohu sami (ak ste to naozaj chceli, mohli by ste). Ale opýtajte sa sami seba: Aká je návratnosť investícií tým? Pamätajte si, že je rozdiel medzi tým, že to robíte lepšie a robíte to inak. Hotový produkt často nie je to, čo by ste vyrobili, ale to neznamená, že to nie je také dobré alebo efektívne.
Zamerajte svoju osobnú energiu a pozornosť na úlohy s vysokou návratnosťou: stratégia, noví zamestnanci, partnerstvá alebo organizačná štruktúra. Na túto úroveň ste sa dostali tak, že ste sami dôverovali sebe a ostatným vám dôverovali. Uvoľnite svoj rozvrh, aby ste sa mohli venovať týmto problémom na vysokej úrovni tým, že veríte, že vaši zamestnanci vykonajú úlohy s nízkou návratnosťou tak, ako by ste mali. Delegácia manažéra môže byť často mostom k budovaniu silnejších vzťahov v tíme a môže sa stať príležitosťou pre mentorstvo.
4. Vykonajte delegovanie zvyku
Úspešní delegáti si naplánujú svoje úlohy s ohľadom na položky, ktoré môžu priradiť ostatným. Ak je prekládka neprirodzená, vyzdvihnutie niekoľkých nových návykov uľahčí identifikáciu úloh, ktoré môžete zdieľať. Výsledkom bude, že budete lepším manažérom svojho tímu a efektívnejším a cielenejším vodcom.
Ak máte začínajúcich ľudí pod podpornými funkciami, nechajte ich na začiatku vykonávať svoju prácu! Ak máte asistenta, nechajte ho na starosti s administratívnymi úlohami tým, že mu poskytnete prístup k vášmu kalendáru - a poverte ho jeho správou. Alebo ak nemáte človeka, ktorý by vám pomohol s administratívnymi úlohami, vyskúšajte všetky aplikácie špeciálne navrhnuté tak, aby spravovali svoj deň a udržiavali poriadok. Dokonca aj proces ukladania rôznych cieľov v rôznych aplikáciách vám pomôže precvičiť rozdelenie a nechať niekoho (alebo v tomto prípade niečo) vám pomôže.
Vyloženie administratívnych úloh vám pomôže sústrediť sa na väčšie ciele, ktoré sú pred nami. Delegáti sú úspešní, pretože majú jasnú viditeľnosť a vedia, ako čo najlepšie venovať svoj čas.
Ako dobrý manažér je vašou úlohou viesť zmeny a motivovať ľudí rôznymi spôsobmi. Súčasťou efektívnej práce je ponúknuť vašim zamestnancom nové príležitosti učiť sa a zvládať väčšie výzvy. Váš tím bude šťastný z dôvodu ďalších príležitostí na rast. Zároveň ste uvoľnili viac času zameraním sa na väčší obraz toho, ako viesť tím k vyššej produktivite.
Takže nie, delegácia nie je jednoducho schopná vyložiť prácu niekomu inému. Je to príležitosť maximalizovať produktivitu celej skupiny alebo systému. Je to schopnosť šíriť kľúčové úlohy medzi súborom rúk, vyberať a vyberať najvhodnejšie miesta.
