Rýchla otázka: Ste nadšení, keď sa v kalendári objaví pozvánka na stretnutie? Hádam, že odpoveď znie nie. A napriek tomu časté - niekedy aj denne - stretnutia sú súčasťou kultúry v mnohých spoločnostiach.
Myslím si, že stretnutia zamestnancov sú väčšinou stratou času. Iste, chápem, že stretnutie všetkých rúk je potrebné občas. Ale vo väčšine prípadov existujú aj iné, účinnejšie spôsoby, ako udržať každého vo vašej spoločnosti alebo vo vašom oddelení v čo najväčšej možnej miere, čo sa deje v kancelárii.
Tu sú štyri veci, ktoré by ste mali zvážiť nabudúce, keď uvažujete o plánovaní schôdzky.
1. Prerušenia sú zabijakmi produktivity (a potenciálne zisku)
Keď som urobil matematiku a uvedomil som si, že hodinové stretnutie so 17 ľuďmi (veľkosť personálu v službe ShortStack vrátane našich vzdialených zamestnancov, ktorí sa k nám pripojili prostredníctvom služby Google+ Hangouts), je skutočne 17-hodinovým stretnutím, okamžite som navrhol skráťte stretnutie našich zamestnancov každý druhý týždeň.
Ak chcete nejakú motiváciu skrátiť čas, ktorý vy a vaši zamestnanci strávite na schôdzach, pozrite sa na konferenciu MeetingCalc. Keď zapojíte priemernú mzdu svojho tímu, plus počet účastníkov stretnutia a potom uvidíte náklady na strávený čas, je veľmi dobrá šanca, že vykonáte aj určité zmeny. Zoberme si, že jednohodinové stretnutie so 17 zamestnancami, ktorých priemerná ročná cena je 40 000 dolárov, stojí 232, 88 dolárov. Ak sa stretávate denne alebo dokonca len niekoľkokrát týždenne, táto cena sa rýchlo zvyšuje.
2. Okamžité správy sú efektívnym spôsobom, ako získať čo najviac správ - rýchlejšie
Na server ShortStack používame aplikáciu na odosielanie správ s názvom Slack. Každý má svoj vlastný účet, ktorý môže byť použitý na súkromnú komunikáciu medzi zamestnancami, a potom existujú kanály, ktoré zahŕňajú všetkých členov určitých oddelení.
Máme napríklad „všeobecný“ kanál, kde sa objavujú správy, ktoré ovplyvňujú každého; „vývojový“ kanál, kde členovia dev tímu, ktorý zahŕňa niektorých vzdialených zamestnancov, zdieľajú aktualizácie o technických zmenách a „podporný“ kanál na rozhovory o problémoch so zákazníckymi službami.
A často používame Slack namiesto stretnutí. Napríklad sme nedávno prepracovali náš blog a bol to dosť veľký projekt. Niektoré podniky môžu mať pocit, že je potrebné usporiadať schôdzku, aby sa mohlo uskutočniť takéto oznámenie. Bol to však najlepší čas na používanie našej „všeobecnej“ miestnosti. Zaznamenali sme poznámku, že nový blog bol funkčný a navrhli, aby si ho všetci prezreli. Keby to bola väčšia zmena, povedzme, zmena platformy, ktorá by si vyžadovala ukážku, mali by sme rýchle stretnutie zamestnancov. Ale pretože to bolo niečo, čo si celý tím mohol skontrolovať vo svoj vlastný čas, rozhodli sme sa zostať v chatovacej miestnosti.
(Och, máme tiež „náhodný“ kanál, v ktorom zdieľame veci, ktoré nemajú nič spoločné s prácou: videá s hlúpymi ľudskými trikmi, dôležité správy o stave manželstva Jay Z a Beyoncé a samozrejme aj spomienky na mačky .)
3. Existujú ďalšie spôsoby, ako splniť
Niekoľko členov vývojového tímu ShortStack sa chodí spolu každé popoludnie okolo 15:00. Áno, technicky sa stretávajú, diskutujú o napredovaní rôznych projektov, na ktorých pracujú, ale líšia sa od typických úradných stretnutí. Viem, že cvičením prúdi moja krv a núti ma myslieť si lepšie, takže plne podporujem tieto popoludňajšie rozhovory.
Navyše nie je neobvyklé, že vývojový tím pracuje na projektoch, ktoré sa netýkajú zvyšku kancelárie. Ich popoludňajšie prechádzky sú pre nich ten pravý čas, aby sa zhovárali o týchto projektoch a mali vlastný druh „stretnutia zamestnancov“ bez toho, aby vyčerpali všetok čas ostatných zamestnancov na niečom, čo by ich nemalo ovplyvniť ani do nich zapojiť.
Čítal som tiež výskum, ktorý ukazuje, že vychádzkové stretnutia zvyšujú tvorivé myslenie, niečo, čo by mohol každý použiť trochu viac. Čítal som, že chôdza v skupine spôsobuje, že sa ľudia cítia viac kooperatívni, pretože sa všetci pohybujú rovnakým smerom, doslova na rozdiel od sedenia okolo stola. (Viac informácií o výhodách vychádzkových stretnutí nájdete tu.)
4. Každé stretnutie by malo byť plánované s ohľadom na produktivitu
Je čas a miesto pre väčšie stretnutia zamestnancov. Ale keď príde ten čas, mali by ste sa ubezpečiť, že čo najviac vyťažíte z čo najmenšieho množstva času tým, že budete mať program a možno dokonca jasne stanovené ciele. V kancelárii ShortStack náš kancelársky asistent pošle e-mail niekoľko dní pred našimi schôdzami, ktoré sa konajú každý týždeň, v ktorých sa požadujú body programu. Potom máme z každého oddelenia jednu osobu, ktorá poskytuje rýchly - približne tri minúty - informácie o dianí v obsahu / PR, predaji, podpore zákazníkov, vývoji a ďalších oddeleniach. V takom prípade aktualizujem aj informácie o aktuálnom stave podnikania a kladiem vlastné široké požiadavky. Vo väčšine týždňov trvá naše stretnutie zamestnancov približne 40 minút, max.
Tieto stretnutia sa konali každý týždeň a trvali dlhšie, pretože každý človek poskytol svoje vlastné informácie. Keďže sme znížili frekvenciu a dĺžku, všimol som si, že medzi menšími skupinami máme viac improvizovaných stretnutí. Zdá sa, že sa zamestnanci cítia viac oprávnení na to, aby sa zaoberali dôležitými a aktuálnymi vecami, a potom zdieľajú aktualizácie na väčšom stretnutí.
Som zvedavý na to, čo si všetci myslíte o stretnutiach? Áno alebo nie? Produktívne alebo strata času? Ak nie ste fanúšikom, čo namiesto toho robíte?
