Sociálne siete naďalej získavajú väčšiu popularitu v týchto dňoch, no napriek tomu sú e-maily najdôležitejšou voľbou pre zasielanie správ, ľahko prekonávajú všetky ostatné formy elektronickej komunikácie aj v tomto modernom svete naplnený množstvom aplikácií. Spravovanie mailov sa môže javiť ako drahá funkcia, najmä pre malé a stredné podniky a viacerí administrátori hľadajú nákladovo efektívne riešenia.
Mnoho firiem považuje za ťažkú úlohu spustiť svoje vlastné poštové servery kvôli neustálemu úsiliu spamerov vysielanie spamu a búchanie masívneho spamu prostredníctvom svojich poštových serverov. Keďže väčšina spoločností, ktoré čelia takýmto problémom, je malá až stredne veľká, často majú nedostatočné interné technické riešenia na správne konfigurovanie a prevádzku poštového servera a na zvládnutie takýchto hrozieb. To je dôvod, prečo viaceré podniky outsourcujú svoje potreby externým poskytovateľom služieb za značné náklady.
Nie je to však len samotná cena; outsourcing týchto požiadaviek sa nemusí zdajú byť nákladnou záležitosťou, ale prichádza aj so skrytými rizikami.
4 Riziká outsourcingu poštových serverov
- Podnik stráca kontrolu nad vlastnou bezpečnosťou pošty. Outsourcingová spoločnosť spravuje autentifikáciu a šifrovanie na serveri, čo si môže vyžiadať ďalšie šifrovanie pre citlivú komunikáciu, ale už nie je v rukách vlastníka firmy.
- Zmluvné podmienky outsourcingovej spoločnosti môžu niekedy umožňovať skenovanie obsahu pošty, aby pomohli pri zacielení reklamy, a tak predstavovali ešte vyššie riziká dôvernosti a narušenia súkromia.
- Zdieľanie poštového servera s inými podnikmi môže spôsobiť problémy s dodaním, keď osoba v inej spoločnosti odošle nevyžiadané správy prostredníctvom tohto poštového servera. To môže zvýšiť riziko, ak outsourcingová spoločnosť nedokáže rozpoznať spam a zablokovať ho.
- Najväčšou prekážkou je, že iná spoločnosť môže zobraziť celý obsah správy. Niekedy môže byť obsah správy uložený na serveroch outsourcingovej firmy na neurčito. Tieto nevýhody sú významné.
V prípade malých firiem, ktoré vyžadujú dôverné a spoľahlivé e-mailové systémy, môže byť ťažké rozhodnúť, či sa má zadávať alebo nie. Malým firmám je možné spustiť spam filtrovaný a zabezpečený poštový server podľa týchto pokynov.
Vyberte správneho poskytovateľa internetových služieb alebo poskytovateľa hostingu
Pri výbere poskytovateľa internetových služieb sa uistite, že je schopný zvládnuť zneužitie a spam. Ak spravujete svoj vlastný e-mailový server, je veľmi dôležité, aby váš ISP nepovolil zneužívanie a nevyžiadanú poštu v sieti. Ak chcete zabezpečiť, aby poskytovateľ hostingu alebo ISP správne spravoval tieto problémy v sieti, existuje veľa zdrojov na overenie povesti jeho domén a IP.
Odmietnuť prichádzajúci spam čo najdôležitejšie
Existuje veľa doménových databáz a adries IP, ktoré môžu znížiť množstvo prichádzajúcej nevyžiadanej pošty dosahujúcej poštové schránky bez blokovania legitímnych e-mailov. Tieto databázy môžu byť použité voľne, ak objem e-mailov nie je veľmi vysoký. Je však dôležité ich správne používať.
Umiestnite Stop do odchádzajúceho spamu
Spamová emisia je spôsobená hlavne jednotkou alebo osobou v spoločnosti, ktorá chce odoslať nevyžiadanú poštu alebo problém s bezpečnosťou, ktorý umožňuje ostatným posielať spam pomocou vašej IP adresy.
V prvom prípade neexistuje žiadne technické riešenie, hoci všetci marketingoví zamestnanci by mali vedieť, že všetky ID e-mailov, ktoré sa používajú na hromadné zasielanie zásielok, by mali najmä požadovať prijímanie e-mailov o produktoch prostredníctvom potvrdeného procesu opt-in.
Druhý prípad je bežnejší. Väčšina spamu je spôsobená bezpečnostnými problémami patriacimi do jednej z týchto kategórií: malvérové trojské koně a vírusy, otvorené relé, ohrozené účty a ohrozené webové servery. Tieto problémy by sa mali riešiť správne, aby sa zabránilo problémom so spamom.
Monitorovanie protokolov
Strávte nejaký čas alebo vytvorte automatické mechanizmy založené na počte e-mailov na sledovanie poštového servera. Zistenie problému a implementácia nápravných opatrení čo najskôr predtým, ako sa reputacia domény alebo IP adresy začne zhoršovať, môže skutočne znížiť dopad incidentu na bežný tok pošty.
Vnútorný poštový server je určite životaschopnejšou možnosťou pre malé spoločnosti. Ak dôkladne preskúmať dôvernosť alebo problémy s ochranou osobných údajov, musíte sa rozhodnúť pre vlastný poštový server. Ak sa berie do úvahy vyššie uvedené body, nemalo by byť ohromujúce spustiť vlastný poštový server, ale potom je vždy ľahšie povedané, než aby bolo vykonané.
Optimálnym riešením by mohlo byť nájdenie spoľahlivého poskytovateľa e-mailových služieb, ktorý zabezpečí 100% dôvernosť, spoľahlivosť a súčasne vás ušetrí od bolesti pri správe vlastného poštového servera.
