Sprievodca Formulár na zadanie údajov programu Excel

Anonim

Použitie vstavaného formulára na zadávanie údajov vo formáte Excel je rýchly a jednoduchý spôsob zadávania údajov do databázy programu Excel.

Použitie formulára vám umožňuje:

  • spustiť novú databázovú tabuľku alebo pridať nové záznamy k existujúcej
  • prechádzať záznamy dát jeden po druhom
  • vyhľadávanie záznamov obsahujúcich špecifické informácie
  • upravovať alebo odstraňovať jednotlivé záznamy podľa potreby

Informácie o pridávaní ikony formulára na zadanie údajov do panela s nástrojmi Rýchly prístup

Formulár na zadávanie údajov je jedným z integrovaných dátových nástrojov programu Excel. Ak chcete použiť všetko, čo musíte urobiť, je poskytnúť hlavičky stĺpcov, ktoré sa majú použiť vo vašej databáze, kliknite na ikonu formulára a Excel urobí zvyšok.

Aby sa však veci stali náročnejšími, od roku 2007 sa spoločnosť Microsoft rozhodla nezaradiť do pásky ikonu Form.

Prvým krokom k použitiu formulára na zadanie údajov je pridanie ikony formulára na panel s nástrojmi Rýchly prístup, aby sme ho mohli použiť.

Jedná sa o jednorazovú operáciu. Po pridaní sa formulár ikona zostane k dispozícii na Panel s nástrojmi Rýchly prístup.

Vyhľadanie tlačidla formulára na zadanie údajov

Panel s nástrojmi Rýchly prístup sa používa na ukladanie skratiek na často používané funkcie v programe Excel. Môžete tiež pridať skratky do programu Excel, ktoré nie sú k dispozícii na páse.

Jednou z týchto funkcií je formulár na zadávanie údajov.

Formulár údajov je rýchly a jednoduchý spôsob pridávania údajov do databázovej tabuľky programu Excel.

Z nejakého dôvodu sa však spoločnosť Microsoft rozhodla nepridať formulár na jednu z kariet pásky od roku 2007.

Nižšie sú uvedené kroky, ktoré vám ukážu, ako pridať ikonu Formulár na Panel s nástrojmi Rýchly prístup.

Pridajte formulár údajov na panel s nástrojmi Rýchly prístup

  1. Kliknite na šípka nadol na konci panela s nástrojmi Rýchly prístup otvorte rozbaľovaciu ponuku.
  2. zvoliť Ďalšie príkazy zo zoznamu otvorte dialógové okno Prispôsobenie panela s nástrojmi Rýchly prístup.
  3. Kliknite na šípku nadol na konci Vyberte príkazy z line otvorte rozbaľovaciu ponuku.
  4. zvoliť Všetky príkazy zo zoznamu zobrazíte všetky príkazy dostupné v programe Excel v ľavom okne.
  5. Prejdite týmto abecedným zoznamom a nájdite formulár Príkaz.
  6. Kliknite na pridať medzi panelmi príkazov pridajte príkaz Form na panel s nástrojmi Rýchly prístup.
  7. kliknite OK.

Tlačidlo formulára by sa malo teraz pridať na panel s nástrojmi Rýchly prístup.

Pridávanie názvov polí databázy

Ako sme už spomenuli, všetko, čo musíme urobiť na použitie formulára na zadávanie údajov v programe Excel, je poskytnúť názvy stĺpcov alebo názvy polí, ktoré sa majú použiť v našej databáze.

Najjednoduchší spôsob, ako pridať názvy polí do formulára, je ich napísať do buniek v pracovnom hárku. Do formulára môžete zadať až 32 názvov polí.

Do buniek A1 až E1 zadajte nasledujúce položky:

Študentská kartaPriezviskopočiatočnéVekProgram

Otvorenie formulára na zadávanie údajov

Otvorenie formulára na zadávanie údajov

  1. Kliknutím na bunku A2 ju vytvoríte aktívnou bunkou.
  2. Klikni na ikona formulára ktorý bol pridaný do panelu nástrojov Rýchly prístup na strane 2.
  3. Kliknutím na ikonu formulára sa zobrazí okno správy z programu Excel, ktoré obsahuje množstvo možností týkajúcich sa pridávania nadpisov do formulára.
  4. Pretože sme už napísali názvy polí, ktoré chceme použiť ako nadpisy, všetko, čo musíme urobiť, je Kliknite na tlačidlo OK v okne správy.
  5. Formulár obsahujúci všetky názvy polí by sa mal objaviť na obrazovke.

Pridávanie záznamov údajov pomocou formulára

Pridávanie záznamov o údajoch spolu s formulárom

Po pridaní záhlavia údajov do formulára pridaním záznamov do databázy ide len o zadanie údajov v správnom poradí do polí formulára.

Príklady záznamov

Do databázy pridajte nasledujúce záznamy vložením údajov do polí formulára vedľa správnych hlavičiek. Klikni na Nový po zadaní prvého záznamu, aby sa odstránili polia pre druhý záznam.

Študentská karta: SA267-567Priezvisko: Jonespočiatočné: B.Vek: 21Program: JazykyŠtudentská karta: SA267-211Priezvisko: Williamspočiatočné: J.Vek: 19Program: Veda

Tip: Pri zadávaní veľmi podobných údajov, ako sú identifikačné čísla študentov (iba čísla po pomlčke sú odlišné), použite kopírovanie a vkladanie na zrýchlenie a zjednodušenie zadávania údajov.

Ak chcete pridať zvyšné záznamy do tutoriálnej databázy, použite formulár na zadanie zvyšných údajov nachádzajúcich sa na obrázku vyššie do buniek A4 až E11.

Pridávanie záznamov o údajoch pomocou formulára (spolu)

Ak chcete pridať zvyšné záznamy do tutoriálnej databázy, použite formulár na zadanie zvyšných údajov nachádzajúcich sa v obrázku do buniek A4 až E11.

Použitie nástrojov údajov formulára

Hlavným problémom s databázou je zachovanie integrity údajov, keď súbor narastá. To si vyžaduje:

  • opravuje chyby údajov alebo aktualizuje jednotlivé záznamy.
  • odstránenie zastaraných alebo duplicitných záznamov.

Formulár na zadávanie údajov obsahuje niekoľko nástrojov na pravej strane, ktoré umožňujú ľahko nájsť a opraviť alebo vymazať záznamy z databázy.

Tieto nástroje sú:

  • Nájsť predv a Nájdi ďaľší tlačidlá - umožňujú posúvať dopredu a dozadu cez databázu jeden záznam naraz.
  • vymazať tlačidlo - slúži na vymazanie záznamov z databázy.
  • obnoviť Tlačidlo - Toto tlačidlo sa používa na zrušenie zmien záznamu, ktorý sa upravuje. Príležitostne vykonávame nesprávne zmeny záznamu alebo dokonca upravíme nesprávny záznam úplne. Ak je to tak, tlačidlo obnovenia sa môže použiť na vrátenie týchto zmien.
  • Poznámka: tlačidlo Obnoviť funguje iba vtedy, ak je vo formulári prítomný záznam. Hneď ako vstúpite do iného záznamu alebo zatvoríte formulár, tlačidlo obnovenia sa stáva neaktívnym.
  • kritériá tlačidlo umožňuje vyhľadávať v databáze záznamy založené na konkrétnych kritériách, ako je meno, vek alebo program. Príklad použitia tlačidla Kritériá je zahrnutý v nasledujúcom kroku príručky.

Vyhľadávanie záznamov pomocou jedného názvu poľa

kritériá Tlačidlo umožňuje vyhľadávať databázu záznamov pomocou jedného alebo viacerých názvov polí, ako je názov, vek alebo program.

Vyhľadávanie záznamov pomocou jedného názvu poľa

  1. Klikni na kritériá tlačidlo vo formulári.
  2. Kliknutím na tlačidlo kritériá tlačidlo vymaže všetky polia formulára, ale neodstráni žiadne údaje z databázy.
  3. Klikni na Program pole a typ umenie, pretože chceme hľadať všetkých študentov zaradených do umeleckého programu na vysokej škole.
  4. Klikni na Nájdi ďaľší Tlačidlo. Záznam o H. Thompsone by sa mal objaviť vo forme, keďže je zapísaná v programe Arts.
  5. Klikni na Nájdi ďaľší druhého a tretieho tlačidla a záznamy o J. Grahame a W. Hendersone by sa mali objaviť jeden po druhom, keďže sú tiež zapísané v programe umenie.

Ďalší krok tohto tutoriálu obsahuje príklad vyhľadávania záznamov, ktoré zodpovedajú viacerým kritériám.

Vyhľadávanie záznamov pomocou viacerých názvov polí

V tomto príklade budeme hľadať všetkých študentov vo veku 18 rokov a zaradil do programu Arts na vysokej škole. Iba tie záznamy, ktoré zodpovedajú obom kritériám, by sa mali zobraziť vo formulári.

  1. Kliknite na tlačidlo kritériá tlačidlo vo formulári.
  2. Kliknite na tlačidlo Vek pole a typ 18.
  3. Kliknite na tlačidlo Program pole a typ Umenie.
  4. Kliknite na tlačidlo Nájdi ďaľší Tlačidlo. Záznam o H. Thompsone by sa mal objaviť vo formulári, keďže je 18-ročná a zapísaná do umeleckého programu.
  5. Kliknite na tlačidlo Nájdi ďaľší druhýkrát a záznam pre J. Grahama by sa mal objaviť, pretože aj on je 18-ročný a zapísaný do umeleckého programu.
  6. Kliknite na tlačidlo Nájdi ďaľší stlačte tretí raz a záznam pre J. Grahama by mal byť stále viditeľný, pretože neexistujú žiadne ďalšie záznamy, ktoré by zodpovedali obidvom kritériám.

Záznam pre W. Henderson by mal nie sa zobrazí v tomto príklade, pretože aj napriek tomu, že je zapísaný do umeleckého programu, nie je 18 rokov, takže nezodpovedá obidvom kritériám vyhľadávania.

Redakcia Choice