Ako všetci pravdepodobne viete už, som obrovský e-mail geek. Či už chcete vedieť, ako zorganizovať doručenú poštu, vyčistiť ju cez víkend alebo vykonať jarné upratovanie, som vaša dievča. Je tu však jedna vec, o ktorej sme ešte nehovorili: Ako sa vysporiadať s jednotlivými e-mailmi, keď prichádzajú.
Tu je lopatka. Najlepším spôsobom, ako prevziať kontrolu nad vašou doručenou poštou, je urobiť rozhodnutie o tom, čo robiť s každým e-mailom pri prvom zobrazení, namiesto toho, aby ste sa na to jednoducho pozreli a sľúbili, že sa s ňou neskôr vyrovnáme. To má dve výhody: zaistí, že vaša doručená pošta sa v prvom rade nezmení na neprehľadnú neporiadok a ušetrí čas tým, že sa nebudete musieť pozrieť na ten istý e-mail viackrát.
Znie to tvrdo, ale nie je to - vyžaduje si iba nejaké plánovanie a niekoľko jednoduchých otázok. Začnime.
Vyberte si čas
Po prvé, pokiaľ vaša práca nevyžaduje okamžitú reakciu na e-maily, odporúčame vám prejsť všetku svoju novú poštu každý deň v niekoľkých nastavených časoch. Tento čas sa môže každý deň líšiť, musí to byť iba úmyselné: Napríklad dnes odložím 9-10 hodín, aby som prešiel mojou doručenou poštou, potom sa na to znova pozriem od 4-5. Medzi nimi vyhľadám dôležité e-maily, ale zvyšok ignorujem.
Viem, že je to ťažké urobiť (a áno, bolo mi známe, že kliknete na GIF, ktorý obchádza!), Ale ak sa budete držať tohto rozvrhu, zistíte, že prechádzanie doručenou poštou je omnoho menej ohromujúce. Nehovoriac o tom, že budete mať veľké kúsky času, aby ste sa skutočne dostali k skutočnej práci.
Opýtajte sa sami seba
Ďalším krokom je prechádzanie vašej doručenej pošty, čítanie jednotlivých e-mailov jeden po druhom a kladenie otázok týmto rýchlym zoznamom otázok pre každú správu:
1. Musel som dostať tento e-mail?
Viem, že znejem ako zlomený záznam, ale mali by ste sa na to vždy opýtať. Je to dobré pripomenutie na odhlásenie, odfiltrovanie a odstránenie zo zoznamov a spravodajcov, ktoré nepotrebujete. Zníženie na e-mail je v mojej knihe vždy víťazstvom.
2. Musím na to vôbec odpovedať?
Prekvapivo nie je odpoveď vždy áno. Ak ide o informačný e-mail alebo skupinový e-mail, ktorý nevyžaduje vašu odpoveď, prečítajte si ho, poznačte si užitočné informácie a potom ich archivujte alebo uložte.
3. Som tým správnym človekom, ktorý sa s tým vysporiada, alebo by som ho mal odovzdať?
Podobne si pamätajte, že nemusíte niesť bremeno vykonávania všetkého, čo sa od vás požaduje. Vieš, čo tým myslím: Tie čísla, ktoré si ťahal, kým si najal pomocného analytika, ale že tvoj šéf ťa stále pýta, cestovný poriadok, ktorý by mal skutočne prejsť iným oddelením, číslo, ktoré sa chováš, aj keď to nie je v popise vašej práce. Odovzdajte tieto periférne úlohy správnej osobe a nielenže odstránite svoju doručenú poštu, ale ponecháte viac času na vykonanie hlavnej úlohy.
4. Potrebujem informácie od niekoho iného, aby som mohol odpovedať?
Ak je odpoveď na túto otázku áno, požiadajte túto osobu o informácie teraz, aby ste mohli e-mail presunúť mimo svoj štítok. Možno budete chcieť odpovedať a informovať odosielateľa o tom, že na ňom pracujete, a napísať poznámku, aby ste sa za pár dní ohlásili s osobou, na ktorú čakáte. Medzitým odošlite e-mail alebo použite Boomerang na jeho vrátenie do doručenej pošty v pravý čas.
5. Môžem teraz odpovedať na e-mail - za menej ako 5 minút?
To je miesto, kde väčšina ľudí zakopne. Veľký počet e-mailov nevyžaduje od vás alebo od nikoho iného ďalšie informácie a je možné na ne rýchlo odpovedať. Ak je to váš prípad, okamžite odpovedzte na e-mail; ušetrí vám to čas na opätovné prečítanie, spracovanie a premýšľanie o tom druhýkrát. Bonus: Čím skôr odpoviete na e-mail, tým prijateľnejšia je krátka odpoveď.
6. Je to naliehavé?
Naliehavosť je, bohužiaľ, mimo vašich rúk, takže ak je e-mail urgentný, rozhodnite sa, či sa s tým teraz chcete vysporiadať, alebo sa o to postarajte, keď skončíte s odstraňovaním doručenej pošty. Zasadzujem sa za tento prípad, pretože ak trochu prejdete z jedného minútu na každý e-mail a vyhnete sa jednému číslu, pokazíte to za krok.
Vyrovnajte sa s ostatnými - podľa vašich podmienok
A čo ostatné? Ak e-mail potrebuje viac ako päťminútovú odpoveď a nie je naliehavý, rozhodnite sa, kedy je najlepší čas na jeho vyriešenie.
Zvyčajne riešim e-maily, ktoré si na konci môjho doručenia vyžadujú dlhú písomnú odpoveď. Alebo ak budem mať rušný deň, Boomerang ich budem mať deň, keď si myslím, že budem mať viac času. Pre správy, ktoré si vyžadujú viac práce (zostavenie makety, robenie nejakého čísla v Exceli), som tieto úlohy zaradil do môjho zoznamu úloh a naplánoval som ich, aby sa v mojom rozvrhu nenachádzal e-mail.
Tip pre Tip: Ak chcete, aby tento proces prebiehal ešte rýchlejšie, nastavte si e-mail tak, že keď už raz vybavíte jeden e-mail a odošlete ho alebo ho odstránite, budete presmerovaný priamo na ďalší v doručenej pošte namiesto späť na zoznam e-mailov. (V prípade služby Gmail to môžete urobiť pomocou možnosti Automatické vylepšenie v službe Google Labs.) Takto zaistíte, aby ste si prešli všetky svoje e-maily namiesto toho, aby ste trávili čas rozhodovaním o tom, na ktorú správu chcete venovať ďalšiu pozornosť!
