Vytvorili ste to, čo považujete za perfektný e-mail. Je to priateľské - ale nie príliš priateľské. Je dobre usporiadaný s tučnými časťami a odrážkami. Dokonca si hodil rozkošný emodži pre dobrú mieru.
Po stlačení tlačidla „odoslať“ na svoje majstrovské dielo počkáte, kým sa nezačnú vracať nevyhnutné odpovede. Čakáte hodinu, potom štyri hodiny, potom dva dni. Všetko, čo ste počuli ako odpoveď na vašu dokonale vyleštenú správu? Krikety - a zvuk vašej frustrácie sa odráža vo vašom mozgu.
Čo dáva? Mysleli ste si, že ste dodržiavali všetky tie vyskúšané a pravdivé e-mailové pravidlá. Skontrolovali ste štvornásobne, či ste ho odoslali správnym príjemcom. Dokonca ste si ju prečítali 800 rokov, aby ste sa ubezpečili, že sa nič nedá vyložiť ako hrubé alebo pasívne agresívne. Prečo teda dostávate na oplátku iba rádiové ticho?
Spomaľte - možno to budete premýšľať. V skutočnosti je možné, že váš e-mail je príliš dlhý .
Príliš dlho?
Ste nadšení, keď sa musíte brodiť prostredníctvom e-mailu, ktorý je tak hustý, že vám dáva kŕče rúk pred rolovaním toľko? Pravdepodobne nie. Šanca je, že vaši príjemcovia sa cítia rovnako.
Podľa prieskumu uskutočneného pomocou rozšírenia e-mailu Boomerang je ideálna dĺžka niekde medzi 50 a 125 slovami. Správy v tomto rozsahu priniesli mieru odozvy vyššiu ako 50%.
Ako presne vyzerá táto dĺžka? Pozerajte sa späť na „Príliš dlho?“ A potom zastavte svoje oči. To je 87 slov, čo je facka uprostred rozsahu, v ktorom chcete byť.
Boomerang zistil, že miera odpovedí klesla z 50% v prípade 125-slovných e-mailov, na 44% v prípade e-mailov s 500 slovami. Pre správy, ktoré boli neuveriteľné 2 500 slov alebo viac? Miera odpovedí bola naozajstná - pod 35%.
Chápeš čo myslím? Tie dlhotrvajúce správy, ktoré ste vystríhali, pravdepodobne ľudí ponoria. Radšej si veci udržujte krátke (ale nie príliš krátke - koniec koncov chcete zostať nad týmito 50 slovami).
Ako zmenšiť vaše e-maily
„Ale všetko, čo hovorím, je veľmi dôležité, “ mumlá si teraz. Ver mi, chápem to - sám môžem byť dosť horlivý spisovateľ. Avšak od chvíle, keď som sa živil šnúrkou podľa listov, dokázal som sa naučiť niekoľko trikov a taktík, ktoré mi pomohli udržať dĺžku pod kontrolou.
1. Vyhľadajte čiarky
Toto je jeden z mojich obľúbených trikov, ktoré mám použiť, keď viem, že musím skrátiť písanie. Prezerám späť cez celý kúsok a sledujem olúpané oči. Aj keď môžu byť často zaradené do zoznamov, nájdete ich aj po mnohých krátkych úvodných frázach (niektoré z nich som už použil v tomto článku).
Ak sa snažíte udržať veci krátke, tieto frázy je možné ľahko odstrániť - bez toho, aby ste obetovali svoju celkovú správu. Od fráz, ako napríklad „Len aby som bol jasný, “ až „V prípade, že by si sa čudoval, “ až po jednoduchý, „Netreba dodávať, “ sú zbytočnými kvalifikátormi, ktorí iba prijímajú vzácne nehnuteľnosti.
2. Odstráňte prídavné mená a príslovky
Odstránenie kvetinových prídavných mien a zbytočných prísloviek z vášho nevhodne dlhého e-mailu môže úplne skrátiť jeho platnosť. Chceš príklad? Odstráňte ich z prvej vety a zostane vám „Odstránenie prídavných mien a prísloviek z vášho e-mailu môže byť kratšie.“
Áno, môžu priniesť do vašich správ trocha priateľskosť a konverzačný tón. Ak však chcete znížiť počet slov, mali by byť jednou z prvých vecí, ktoré treba urobiť. Koniec koncov, je úplne možné písať kratšie e-maily bez toho, aby z toho vychádzali chladné alebo nemravné správy.
3. Spresnite svoje zameranie
Ak prejdete obidvoma týmito krokmi a stále sa ocitnete nad týmto limitom 125 slov, môžete sa pokúsiť pokryť priveľa. Bolo by lepšie rozdeliť veci na rôzne kratšie správy?
Namiesto toho, aby ste poslali svojmu tímu celý rad, ktorý diskutuje o podrobnostiach vášho nedávneho projektu, žiada o nápady pre firemný piknik a tiež všetkým pripomína, že sa blíži narodeniny vášho šéfa, vyberte si jednu tému a držte sa jej. Váš e-mail bude nielen kratší, ale aj prehľadnejší.
Vezmite to odo mňa, viem, že skrátenie vášho písania nie je vždy ľahká úloha - existuje dôvod, prečo ho William Faulkner označil ako „zabitie vašich miláčikov“.
Ak sa stále snažíte vyhnúť písaniu vojny a mieru , opýtajte sa sami seba: Ak je táto téma taká masívna, je najvhodnejšie poslať e-mail? Alebo by ste mali vyzdvihnúť telefón, naplánovať schôdzku alebo dokonca vytvoriť dokument Google, kde by všetci mohli spolupracovať - namiesto upchávania doručených?
Toto predchádzajúce zváženie, spolu s tromi vyššie uvedenými tipmi, bude znamenať, že vaše e-maily sú stručné, pokiaľ ide o vec, a čo je najdôležitejšie, reagujú na ne.
