Viete, že sa musíte niekomu čo najskôr vrátiť, keď pošle e-mail označený ako „urgentný“. Môžete si predstaviť, že druhá osoba sa pozerá na jeho obrazovku, odpojí sa od nej alebo posadne obnoví svoju doručenú poštu, pretože na vás čaká konečné čísla, schválenie, postup, odpoveď alebo ďalšie kroky.
Ale vedeli ste, že to nie je jediný čas, kedy musíte uprednostniť odpísanie? Je to pravda: Ak necháte správu sedieť niekoľko dní v niektorom z nasledujúcich scenárov, riskujete, že budete vyzerať dosť necitlivo alebo neprofesionálne.
Je to určite vyvážená rovnováha, pretože v každom prípade tiež chcete povedať správnu vec. Ale je dôležité si dať čas na odpoveď.
1. Keď ste už boli potrestaní
Poznáte e-mailovú adresu, pomocou ktorej chcete spravovať svoju doručenú poštu? Ako spoluzakladateľ Muse a COO Alex Cavoulacos vysvetľuje:
Pošlite krátku správu „Ďakujem, že si na mňa myslel - tento mesiac som rezervovaný, ale ak sa natiahneš, rád by som ti pomohol.“ Mnoho ľudí sa nikdy nebude venovať nijakým krokom - buď preto, že zabudli, alebo preto, že už nepotrebujú váš čas a radu - takže si môžete byť istí, že ľudia, ktorí sledujú, sú tí, ktorí vašu pomoc najviac potrebujú.
Aj keď vám táto stratégia ušetrí odpoveď na všetkých ľudí, ktorí sa nikdy nevrátia späť, kompromis je v tom, že ak niekto urobí, ako sa pýtate - čaká však dlho a potom sleduje - skutočne jej dlžíte, aby poslala odpoveď. Rešpektuje to, že vás bude kontaktovať neskôr, a preto jej chcete ukázať rovnakú zdvorilosť.
Samozrejme môžete byť príliš zaneprázdnení, aby ste pomohli (a to je v poriadku). Nemali by ste byť však príliš zaneprázdnení, aby ste mohli poslať užitočnú odpoveď - aj keď krátko, nasmerujúc ju k niekomu inému alebo poskytli odkaz na zdroj - a do 24 hodín, ak je to možné. Vytvorenie skutočnej odpovede vás navyše ušetrí od začatia nekonečného e-mailového reťazca „Vrátim sa k vám neskôr“, ktorý bude považovaný za vedúceho druhej osoby.
2. Keď sa niečo osobné hovorí
Mnoho ľudí má problémy so zdieľaním osobných údajov so svojimi spolupracovníkmi. Ak teda niekto má čas sa s vami podeliť o rozrušujúce správy prostredníctvom e-mailu, vždy sa vyžaduje rýchle spätné písanie.
Nemusí to byť zdĺhavá odpoveď a je to v poriadku, ak si nie ste stopercentne istí, čo máte na srdci. Takmer vždy môžete viesť slovo „Je mi ľúto, že to počujem …“ Potom sa zamyslene obráťte na ktorúkoľvek položku akcie v e-maile (za predpokladu, že existuje jedna, ktorá zvyčajne existuje) s niečím ako: „Urobte si prosím čas …“ alebo "Po návrate sa môžete pokojne vrátiť."
A ak existuje časovo citlivý problém, ktorý vyžaduje, aby ste požiadali o niečo hmatateľné, venujte niekoľko minút vymýšľaniu čo najmenšieho problému a až potom odpovedzte.
Takto môžete napríklad reagovať na spolupracovníka, ktorý vám povie, že z dôvodu úmrtia v rodine nebude môcť dokončiť prezentáciu tohto fóra kvôli tomuto týždňu:
Aj keď nemáte presné slová - a nikto ich nemá -, rýchla odpoveď ukazuje, že vám záleží. Znepokojuje vás to tak, že sa vaše obavy cítia autentickejšie a je jasné, že ste neprevíjali minulosť tejto správy ani ju nepridali na zoznam, ako by ste to robili pri iných správach.
Áno, všetci bojujeme za dobrý boj, aby sme dosiahli doručenú nulu; a úplne chápem nutkanie chcieť odložiť odpoveď na tento tvrdý e-mail, pretože ste mohli odpovedať na 10 základných v rovnakom čase. Ale nestálo sa za to, aby sa niekto iný cítil nedôležité - alebo riskoval svoju povesť slušného človeka. Nájdite si preto čas na odpoveď na správu v jednej z týchto kategórií: Nie ste jediný, kto vás bude potešiť.
