Tu je niečo skvelé o chytrých telefónoch: Niekto vám pošle e-mail a keď čakáte v rade alebo v tranzite, môžete rýchlo nasnímať rýchlu odpoveď a skontrolovať ju zo svojho zoznamu.
A teraz na niečo, čo nie je také dobré na smartfónoch: Umožňujú vám okamžite reagovať.
Nechaj ma vysvetliť. Odrážate prichádzajúcu správu a vyhodíte rýchlu reakciu, keď čakáte alebo idete z miesta na miesto? (Vyznanie: Posielala som e-maily, keď som bola na bežiacom páse.)
Zdá sa byť vhodné, účelné - dokonca ohľaduplné - vrátiť sa k niekomu ASAP. Ak však vaša odpoveď zruší všetky formality (a nie ste na tejto úrovni) alebo horšie, neodpovedá na otázku druhej osoby; v skutočnosti to vyzerá zle.
Takže tu sú dva krát, keď čakanie na odoslanie e-mailu bude oveľa lepší dojem.
1. Keď vás požiadajú o nové nápady
Váš nápad bol zostrelený. Pochopiteľne, chcete sa tam dostať priamo späť a ukázať, že máte v hlave veľa ďalších skvelých myšlienok. Napíšete teda prvý, ktorý vám príde na myseľ, a poviete: „A čo tak namiesto toho vyskúšame x?“
Keď však niekto požiada o nové myslenie, chce, aby ste boli dobre premyslený. A možno myšlienka, ktorá vám skočí do hlavy, bude po skončení obeda, ukončenia schôdzky, do ktorej sa chystáte skočiť, alebo po tom, čo ste na ňom spali, stále vaším najlepším uchádzačom. Ale nemusí to byť - a potom by ste mali sledovať vaše následné kroky, aby ste povedali, že ste si to už skutočne mysleli.
Takže, ak to nie je naliehavé, dajte si čas na formuláciu odpovede. Zapíšte si pôvodný nápad do konceptov, aby ste ho nestratili, ale nechajte sa nad tým rozmýšľať, aby ste si našli nejaké možnosti.
Chcete okamžite písať, aby ste dokázali, že ste na špičke? Pošlite e-mail s potvrdením o prijatí, v ktorom sa uvádza, že budete mať v kontakte s novými nápadmi v danom časovom rámci (napríklad neskôr v ten deň, do 24 hodín alebo do konca týždňa). Ak druhá osoba požiada o nový prístup ASAP, skúste použiť riadok s textom „Z temena mojej hlavy …“, ktorý ukazuje, že ide o rýchly návrh, nie o úplne rozvinutú výšku tónu.
2. Keď je ďalší e-mail naozaj dlhý
Predstavte si to: Píšete zdĺhavú správu, ktorá sa dotýka niekoľkých citlivých alebo zložitých bodov, a niekto odpovie „Skvelé!“ Iba 30 sekúnd po zaslaní. Pravdepodobne by ste sa čudovali, či druhá osoba skutočne prečítala, čo ste napísali.
Ale keď sa role obrátia, môžete zabudnúť na tento pocit a zamerať sa na efektívnu správu doručenej pošty. Takže si vyberiete zdĺhavý e-mail a keďže na vás nič nevyskočí, napíšete text „Znie to dobre!“ A začiarknete ho zo svojho zoznamu.
A je to dobré - kým si neuvedomíte, že nesúhlasíte s niečím, o čom ste predtým nehovorili, alebo ak nemáte otázku v jednom z bodov.
Aby ste sa tomuto problému vyhli a urobili lepší dojem, použite jednu z nasledujúcich stratégií. Ak viete, že niekto chce neodkladne reagovať, skúste vyššie uvedený návrh - potvrďte príjem a zdieľajte, keď budete môcť e-mail skontrolovať podrobnejšie. Vyzerá to takto: „Ďakujem veľmi pekne za odoslanie. Som každé ráno na stretnutiach, ale dnes ho podrobnejšie sledujem. ““
Stratégia druhá je najlepšia, keď si prečítate e-mail, funguje to pre vás a vaším hlavným cieľom je preukázať, že ste si ho prečítali, aj keď rýchlo odpoviete. V takom prípade uveďte jednu konkrétnu vec - či už je to s tým, že s bodom jedna silne súhlasíte, alebo že oceňujete aktualizáciu v bode štyri. A pokiaľ nie ste známy svojimi schopnosťami rýchleho čítania, stále mu dajte aspoň pár minút.
Áno, zdržanie sa odpovede na vytvorenie lepšieho dojmu sa zdá byť kontraintuitívne, pretože včasnosť je cnosť. Nakoniec je však pre všetkých zúčastnených jednoduchšie, ak si dáte čas na odoslanie jedného premysleného e-mailu, a nie na rýchlu odpoveď, otázku, keď si neskôr tento e-mail prečítate v plnom rozsahu, a vysvetlenie, až naň budete myslieť. Prestaňte si prestávku a dajte si čas na jej spracovanie - oh, a korigujte svoju odpoveď.
