Kto necíti potrebu robiť viac za menej času? Ak strávite veľkú časť svojho e-mailu na spracovanie dňa, radi sa dozviete, že existuje veľa spôsobov, ako efektívnejšie používať Outlook.
Zmeňte predvolené hodnoty na to, čo obvykle preferujete a používate. použiť klávesovú skratku alebo dve; nastaviť filtre pre automatizáciu; uistite sa, že samotný program Outlook beží s maximálnou rýchlosťou a čas strávený v programe Outlook bude vyčerpaný.
Pozrite sa na nasledujúce tipy a tajomstvá a vy sa budete dobre snažiť získať trochu času.
01 z 23Správy súborov jediným kliknutím
Robte rýchlejšie to, čo robíte tak často. Zistite, ako nastaviť program Outlook, aby ste mohli jediným kliknutím podávať e-maily do často používaných priečinkov.
Pokračujte v čítaní nižšie
02 z 23Zjednodušenie konverzácií
Prečo tolerovať mať e-mailové zložky a vaša myseľ posiate s oodles správ, ktoré sú citované inde? Zistite, ako používať program Outlook na automatické čistenie. To môže presunúť alebo odstrániť redundantné e-maily všetky na vlastnú päsť.
Pokračujte v čítaní nižšie
03 z 23Odošlite e-maily
Odošlite e-mail v aplikácii Outlook, aby ste opätovne použili svoj obsah, subjekt alebo príjemcu namiesto toho, aby ste začali s prázdnou obrazovkou.
04 z 23Uchovávajte súbory programu Outlook Small a Snappy
Ak chcete, aby váš Outlook bol rýchly a šikovný, ponechajte si hlavný súbor PST malý. Súbor PST je miesto, kde Outlook ukladá e-maily, kontakty, kalendáre a ďalšie. Môžete napríklad presunúť starú poštu do samostatného archívneho súboru.
Pokračujte v čítaní nižšie
05 z 23Nastavte službu Out-of-Office alebo Auto-Reply
Nechajte službu Outlook vo vašom mene odpovedať na očakávania. To vám ušetrí čas nielen vtedy, keď doháňate po prázdnin, ale aj každý pracovný deň.
06 z 23Presuňte e-mail rýchlo do ľubovoľnej zložky
Dokonca aj keď ste nenastavili podanie jediného kliknutia pre priečinok, aplikácia Outlook vám umožní rýchlo presúvať e-maily do priečinkov. Správy môžete prenášať iba pomocou klávesnice alebo pomocou šikovného tlačidla na páse.
Pokračujte v čítaní nižšie
07 z 23Vytvorte a používajte šablóny e-mailov
Keď si uvedomíte, že vytvárate podobné správy znova a znova, je čas zistiť, ako uložiť jeden e-mail ako šablónu v programe Outlook pre budúce použitie. Budete môcť poslať rovnaký e-mail - alebo podobný - opakovane so závideniahodnou rýchlosťou.
08 z 23Zmeňte predvolený pohľad a veľkosť písma programu Outlook
Ak si myslíte, že písmo, ktoré používa program Outlook pri písaní správy alebo čítaní e-mailu, je príliš široký, vysoký, malý, malý, veľký alebo modrý, zmeniť ho. Zistite, ako nastaviť presné písmo, štýl písma a farbu, ktoré sa majú používať predvolene pre e-maily v programe Outlook.
Pokračujte v čítaní nižšie
09 z 23Odstrániť a stlmiť konverzáciu
Keď sa ocitnete brodit cez e-maily a konverzácie, ktoré sú úplne irelevantné, program Outlook môže pomôcť. Zistite, ako používať program Outlook na odstránenie celej konverzácie a aby aplikácia Outlook automaticky odstránila budúce e-maily v rovnakom vlákne.
10 z 23Filtrovanie pošty jednej odosielateľa do konkrétnej zložky automaticky
Počnúc akýmkoľvek e-mailom nastavte filter programu Outlook, ktorý automaticky presunie všetky budúce správy od toho istého odosielateľa do konkrétnej zložky.
Pokračujte v čítaní nižšie
11 z 23Nájsť súvisiace správy
Prečo o tom hovoríme práve teraz? Ako začala diskusia? Čo to bolo, čo som povedal? V programe Outlook je jednoduché nájsť všetky súvisiace správy. Nebudete musieť spoliehať na vašu pamäť.
12 z 23Nastavte predvolený účet pre nové e-maily
Uistite sa, že nové správy, ktoré vytvoríte, začínajú s najpravdepodobnejšími z e-mailovú adresu už vybranú v programe Outlook.
13 z 23Hľadať vo vnútri správy
Chcete nájsť niečo v dlhom, nepraktickom e-maile? Zistite, ako používať program Outlook na vyhľadávanie textu vo vnútri e-mailovej správy.
14 z 23Naplánujte e-maily, ktoré sa majú dodať neskôr
Môžete inštruovať aplikáciu Outlook, aby odoslala správu iba k určitému dátumu alebo po nej. To je obzvlášť užitočné pre pravidelne sa vyskytujúce udalosti, ako napríklad týždenné oznámenie o stretnutí.
15 z 23Rýchlo zrušte správu
Och! Len ste odstránili e-mail v programe Outlook, ktorý nebol pripravený na to, aby smeroval do priečinka Odstránené položky? Žiaden strach. Tu je jednoduchý spôsob, ako dostať tento e-mail späť okamžite.
16 z 23Nastavte distribučné zoznamy
Vytvorte si vlastné e-mailové zoznamy v programe Outlook a jednoducho posielajte správy skupinám ľudí bez toho, aby ste museli zadávať všetky e-mailové adresy.
17 z 23Odstrániť prílohy zo správ
Udržujte správu; stráca veľkú veľkosť. Zistite, ako pomocou programu Outlook odstrániť priložené súbory - po ich uložení inde - z e-mailových správ. Veľkosť vašej poštovej schránky môžete výrazne znížiť.
18 z 23Nájsť všetko poštu od odosielateľa rýchlo
Aplikácia Outlook vyhľadá všetky správy od konkrétneho odosielateľa a rýchlo vám s týmto tipom zobrazí tieto informácie.
19 z 23Nastavte priečinok "Všetky správy"
Pozrite si všetky e-maily odoslané, prijaté, archivované a podané na účet na jednom mieste v programe Outlook.
20 z 23Máte Outlook zvýraznenie pošty odoslané iba vám
Keď ste jediným e-mailovým príjemcom, správa je zvyčajne dôležitejšia ako vtedy, keď ste jedným z tuctu ľudí. Zistite, ako môže aplikácia Outlook zvýrazniť správy, ktoré majú len vás na riadku Komu:.
21 z 23Upraviť prijaté e-mailové správy
Namiesto preposielania e-mailov na seba alebo vytváranie poznámok inde v programe Outlook alebo prípadne mimo nej, môžete upraviť akýkoľvek prijatý e-mail priamo na mieste.
22 z 23Automaticky Cc: Všetky odoslané pošty
Aplikácia Outlook môže poslať kópiu každej správy, ktorú vytvoríte, na inú e-mailovú adresu.
23 z 23Rozbaliť aplikáciu Outlook s časovo-úspornými doplnkami
Doplnky ako ClearContext, Organizátor pošty Nelson, Xobni, Lookeen a Auto-Mate môžu výrazne zlepšiť váš pracovný postup v aplikácii Outlook tým, že v blízkosti vašich prstov umiestnia správne informácie, inteligentne filtrujú a automatizujú opakujúce sa úlohy.
