Skip to main content

Ako používať program Outlook: 23 Tipy na úsporu času

:

Anonim

Kto necíti potrebu robiť viac za menej času? Ak strávite veľkú časť svojho e-mailu na spracovanie dňa, radi sa dozviete, že existuje veľa spôsobov, ako efektívnejšie používať Outlook.

Zmeňte predvolené hodnoty na to, čo obvykle preferujete a používate. použiť klávesovú skratku alebo dve; nastaviť filtre pre automatizáciu; uistite sa, že samotný program Outlook beží s maximálnou rýchlosťou a čas strávený v programe Outlook bude vyčerpaný.

Pozrite sa na nasledujúce tipy a tajomstvá a vy sa budete dobre snažiť získať trochu času.

01 z 23

Správy súborov jediným kliknutím

Robte rýchlejšie to, čo robíte tak často. Zistite, ako nastaviť program Outlook, aby ste mohli jediným kliknutím podávať e-maily do často používaných priečinkov.

Pokračujte v čítaní nižšie

02 z 23

Zjednodušenie konverzácií

Prečo tolerovať mať e-mailové zložky a vaša myseľ posiate s oodles správ, ktoré sú citované inde? Zistite, ako používať program Outlook na automatické čistenie. To môže presunúť alebo odstrániť redundantné e-maily všetky na vlastnú päsť.

Pokračujte v čítaní nižšie

03 z 23

Odošlite e-maily

Odošlite e-mail v aplikácii Outlook, aby ste opätovne použili svoj obsah, subjekt alebo príjemcu namiesto toho, aby ste začali s prázdnou obrazovkou.

04 z 23

Uchovávajte súbory programu Outlook Small a Snappy

Ak chcete, aby váš Outlook bol rýchly a šikovný, ponechajte si hlavný súbor PST malý. Súbor PST je miesto, kde Outlook ukladá e-maily, kontakty, kalendáre a ďalšie. Môžete napríklad presunúť starú poštu do samostatného archívneho súboru.

Pokračujte v čítaní nižšie

05 z 23

Nastavte službu Out-of-Office alebo Auto-Reply

Nechajte službu Outlook vo vašom mene odpovedať na očakávania. To vám ušetrí čas nielen vtedy, keď doháňate po prázdnin, ale aj každý pracovný deň.

06 z 23

Presuňte e-mail rýchlo do ľubovoľnej zložky

Dokonca aj keď ste nenastavili podanie jediného kliknutia pre priečinok, aplikácia Outlook vám umožní rýchlo presúvať e-maily do priečinkov. Správy môžete prenášať iba pomocou klávesnice alebo pomocou šikovného tlačidla na páse.

Pokračujte v čítaní nižšie

07 z 23

Vytvorte a používajte šablóny e-mailov

Keď si uvedomíte, že vytvárate podobné správy znova a znova, je čas zistiť, ako uložiť jeden e-mail ako šablónu v programe Outlook pre budúce použitie. Budete môcť poslať rovnaký e-mail - alebo podobný - opakovane so závideniahodnou rýchlosťou.

08 z 23

Zmeňte predvolený pohľad a veľkosť písma programu Outlook

Ak si myslíte, že písmo, ktoré používa program Outlook pri písaní správy alebo čítaní e-mailu, je príliš široký, vysoký, malý, malý, veľký alebo modrý, zmeniť ho. Zistite, ako nastaviť presné písmo, štýl písma a farbu, ktoré sa majú používať predvolene pre e-maily v programe Outlook.

Pokračujte v čítaní nižšie

09 z 23

Odstrániť a stlmiť konverzáciu

Keď sa ocitnete brodit cez e-maily a konverzácie, ktoré sú úplne irelevantné, program Outlook môže pomôcť. Zistite, ako používať program Outlook na odstránenie celej konverzácie a aby aplikácia Outlook automaticky odstránila budúce e-maily v rovnakom vlákne.

10 z 23

Filtrovanie pošty jednej odosielateľa do konkrétnej zložky automaticky

Počnúc akýmkoľvek e-mailom nastavte filter programu Outlook, ktorý automaticky presunie všetky budúce správy od toho istého odosielateľa do konkrétnej zložky.

Pokračujte v čítaní nižšie

11 z 23

Nájsť súvisiace správy

Prečo o tom hovoríme práve teraz? Ako začala diskusia? Čo to bolo, čo som povedal? V programe Outlook je jednoduché nájsť všetky súvisiace správy. Nebudete musieť spoliehať na vašu pamäť.

12 z 23

Nastavte predvolený účet pre nové e-maily

Uistite sa, že nové správy, ktoré vytvoríte, začínajú s najpravdepodobnejšími z e-mailovú adresu už vybranú v programe Outlook.

13 z 23

Hľadať vo vnútri správy

Chcete nájsť niečo v dlhom, nepraktickom e-maile? Zistite, ako používať program Outlook na vyhľadávanie textu vo vnútri e-mailovej správy.

14 z 23

Naplánujte e-maily, ktoré sa majú dodať neskôr

Môžete inštruovať aplikáciu Outlook, aby odoslala správu iba k určitému dátumu alebo po nej. To je obzvlášť užitočné pre pravidelne sa vyskytujúce udalosti, ako napríklad týždenné oznámenie o stretnutí.

15 z 23

Rýchlo zrušte správu

Och! Len ste odstránili e-mail v programe Outlook, ktorý nebol pripravený na to, aby smeroval do priečinka Odstránené položky? Žiaden strach. Tu je jednoduchý spôsob, ako dostať tento e-mail späť okamžite.

16 z 23

Nastavte distribučné zoznamy

Vytvorte si vlastné e-mailové zoznamy v programe Outlook a jednoducho posielajte správy skupinám ľudí bez toho, aby ste museli zadávať všetky e-mailové adresy.

17 z 23

Odstrániť prílohy zo správ

Udržujte správu; stráca veľkú veľkosť. Zistite, ako pomocou programu Outlook odstrániť priložené súbory - po ich uložení inde - z e-mailových správ. Veľkosť vašej poštovej schránky môžete výrazne znížiť.

18 z 23

Nájsť všetko poštu od odosielateľa rýchlo

Aplikácia Outlook vyhľadá všetky správy od konkrétneho odosielateľa a rýchlo vám s týmto tipom zobrazí tieto informácie.

19 z 23

Nastavte priečinok "Všetky správy"

Pozrite si všetky e-maily odoslané, prijaté, archivované a podané na účet na jednom mieste v programe Outlook.

20 z 23

Máte Outlook zvýraznenie pošty odoslané iba vám

Keď ste jediným e-mailovým príjemcom, správa je zvyčajne dôležitejšia ako vtedy, keď ste jedným z tuctu ľudí. Zistite, ako môže aplikácia Outlook zvýrazniť správy, ktoré majú len vás na riadku Komu:.

21 z 23

Upraviť prijaté e-mailové správy

Namiesto preposielania e-mailov na seba alebo vytváranie poznámok inde v programe Outlook alebo prípadne mimo nej, môžete upraviť akýkoľvek prijatý e-mail priamo na mieste.

22 z 23

Automaticky Cc: Všetky odoslané pošty

Aplikácia Outlook môže poslať kópiu každej správy, ktorú vytvoríte, na inú e-mailovú adresu.

23 z 23

Rozbaliť aplikáciu Outlook s časovo-úspornými doplnkami

Doplnky ako ClearContext, Organizátor pošty Nelson, Xobni, Lookeen a Auto-Mate môžu výrazne zlepšiť váš pracovný postup v aplikácii Outlook tým, že v blízkosti vašich prstov umiestnia správne informácie, inteligentne filtrujú a automatizujú opakujúce sa úlohy.