Ako niekto, kto riadi veľkú organizáciu s desiatkami virtuálnych zamestnancov, som videl svoj spravodlivý podiel e-mailov. A rovnako ako všetky ostatné veci v živote, niektoré správy sú lepšie ako iné.
Vo svete e-mailovej korešpondencie je „ugh“ pravdepodobne poslednou vecou, ktorú chcete, aby váš šéf povedal pri čítaní vašej správy. Akým typom správ by ste sa teda mali vyhnúť a ako ich vylepšiť? Nižšie sú uvedené tri príklady.
1. Zbytočné následné e-maily
Následné e-maily prichádzajú vo všetkých tvaroch a formách, takže čo ich robí zbytočným? Ak sa všetky vaše správy týkajú, je požiadať vášho šéfa, aby vám poslal e-mail, bude to viac nepríjemné ako dôležitá korešpondencia.
Mnoho ľudí posiela tieto e-maily z paranoja, že urobili niečo zlé alebo že im niečo uniklo, ale z pohľadu šéfa vám môžem povedať, že je priťažujúce prijímať niekoľko následných e-mailov, keď mi niekto nedal šancu. dýchať.
Jeden príklad: Už dávno som mal zamestnanca, ktorý by panikáril, keby som neodpovedal na jej e-maily do hodiny, mysliac si, že to znamená, že urobila niečo zlé (keď som sa v skutočnosti jednoducho nedostal na jej e-mail). Dokážem si predstaviť jeden konkrétny prípad, keď som sa vrátil z dlhého dňa domov, aby som našiel šesť (áno, šesť !) E-mailov od nej s otázkou, či som dostal jej správu.
Och.
Čo namiesto toho poslať
Zatiaľ čo väčšina ľudí by nebola taká paranoidná, aby za deň poslala šesť sledovacích e-mailov, váš šéf môže byť naštvaný iba jedným zle načasovaným následným e-mailom.
Pokiaľ nie je potrebné zaoberať sa obsahom vášho e-mailu dnes (v takom prípade by ste s vami pravdepodobne mali hovoriť s šéfom namiesto osobného zasielania e-mailov), navrhujem, aby ste počkali aspoň 24 hodín a potom poslali, čo by som chcel nazvať „faux follow“ -up “.
To si vyžaduje zaslanie následných krokov („Len skontrolovať, či ste dostali štvrťročné správy, ktoré som vám poslal pred dvoma dňami“), ale uvediete aj ďalšie informácie, či už ide o nadchádzajúcu prezentáciu alebo o aktualizácia aktuálneho projektu („Ach, práve sme dostali najnovšie čísla na účet X a tržby sa zvýšili o 30%!“). To vám umožňuje tajne požiadať svojho šéfa o aktualizáciu a zároveň mu poskytnúť niektoré informácie, ktoré prinesú určitú hodnotu, takže sa budete cítiť menej, akoby ste ho len obťažovali.
2. E-maily s novými nápadmi
Absolútne milujem nadšených členov tímu, ale niečo, čo ma trochu zdrvuje, je, keď mi zamestnanci pošlú všetky svoje nové nápady - v samostatných e-mailoch. Raz som dostal 10 rôznych e-mailov v rozpätí 24 hodín, pretože niekto z marketingového tímu dosiahol inšpiráciu a neustále mi posielal nové nápady.
Aj keď bolo vyskúšať toľko nových vecí, bolo to úžasné, bolo tiež veľmi mätúce pokúšať sa všetko katalogizovať a sledovať každý e-mail a nápad, ktorý prišiel. Aj keď príde len jeden e-mail s novými nápadmi alebo konceptmi, je to také ľahké stratiť to v čiernej diere, ktorá je mojou doručenou poštou.
Čo namiesto toho poslať
Najprv by som odporučil čakať na vhodnejšie obdobie, kým sa objavia nápady. V prípade zamestnanca marketingového tímu by som čakal, kým sa toto stretnutie neuskutoční na stretnutí Google Hangout, ktoré sme naplánovali na nasledujúci týždeň.
Ak si nie ste istí, kedy je ten správny čas - alebo je e-mail z nejakého dôvodu jedinou možnosťou - odporúčame vám poslať e-mailom svojmu šéfovi správu, že máte nejaké nové nápady a chceli by ste vedieť, aký najlepší spôsob zdieľania oni by boli. Keby ma o to požiadal môj zamestnanec, povedal by som jej, aby mi poslala jeden e-mail s dokumentom programu Word, ktorý obsahuje všetko, čo chcela. Bolo by oveľa jednoduchšie a ľahšie uložiť na neskôr. Váš šéf vám môže odporučiť rýchlu výzvu, aby ste sa s nimi porozprávali alebo požiadali, aby ste si nápady zhromaždili a potom ich e-mailom hromadne poslali v určitý deň v týždni.
3. E-maily, v ktorých je váš šéf CCed bez dôvodu
Každý profesionál by bol naštvaný tým, že je CCed na e-mailové vlákna, ktoré v skutočnosti nie sú súčasťou: Zvyšuje to iba rastúcu hromadu e-mailov a nakoniec strácate čas čítaním niečoho, čo pravdepodobne nemusí byť.
Z pohľadu zamestnanca to chápem takto: Chcete sa ubezpečiť, že váš šéf vie, že robíte svoju prácu, a že sa snažíte udržať otvorenú komunikačnú linku. Ale väčšinu času, všetko toto naozaj je, je upchatie doručenej pošty vášho šéfa.
Čo namiesto toho poslať
Pokiaľ váš šéf absolútne nemusí byť v slučke, vyberte ho z linky CC a po ukončení interakcie odošlite veľmi krátke zhrnutie relevantných informácií, ktoré sa objavili počas konverzácie („FYI, spoločnosť Y bude uvedený v tomto príbehu v deň Z) “). Udržuje vášho manažéra informovaného o tom, čo sa deje, bez toho, aby ho neustále udržiavalo v slučke, keď zisťujete podrobnosti. Jeden e-mail určite presiahne 42!
Celkovo je názov hry s e-mailom od šéfa zefektívnením správ a výberom toho, čo posielate. Môže to znieť kontraintuitívne, ale ak od zamestnanca dostávam menej e-mailov, ale všetky majú zmysel, pravdepodobne si myslím, že človek robí lepšiu prácu ako niekto, koho stále počujem.
