Občas dostanem jeden z tých e-mailov, ktoré ma nútia povedať: „Huh?“ Moja tvár sa skrýva v výraze veľkého zmätku a ja si nie som úplne istý, na čo reagovať. Z dĺžky alebo obsahu e-mailu viem, že je potrebná odpoveď, ale vďaka čosi v tejto správe sa dokonca začatie reakcie stalo obrovskou bolesťou hlavy.
V tých dňoch, keď ste konfrontovaní s podobným hlavolamom, tu je moja rada: Nezasahujte nezmyselný e-mail a hodte ho späť na súd druhej osoby.
Aby som vám pomohol, zostavil som svoje navrhované odpovede na štyri najbežnejšie typy mätúcich e-mailov, ktoré dostávam.
1. Rambling Non-Ask
Tento typ e-mailu je najhorším páchateľom. Spravidla dosť dlhá, s mnohými detailami, e-mailová stránka, ktorá nepožaduje informácie, je často neštruktúrovaná - a nie je jasné, čo vlastne odosielateľ znamená. Znovu si ju prečítate (potom, čo ste už mali kávu, znova ju prečítate) a uvedomíte si, že to nie je váš fuzzy mozog - je to nejaká vážne fuzzy komunikácia.
Tvoja odpoveď
3. Práčovňa
Tento typ e-mailu často obsahuje bláznivý zoznam odrážok, akčných položiek, otázok a komentárov - a bude si vyžadovať veľa času, aby ste ich nielen prekonali, ale aj zodpovedali. Váš prístup by sa mal mierne líšiť v závislosti od toho, či odosielateľ má oprávnenie prideliť vám prácu alebo nie, ale v každom prípade ho požiadajte, aby prácu určil ako prioritu a rozdelil ju.
Vaša odpoveď (ak je to niekto, kto vám môže prideliť prácu)
Vaša odpoveď (ak ide o niekoho, kto by vám nemal prideliť prácu)
4. Studený e-mail pre radu
Tento typ e-mailu je ten, na ktorý často chcete odpovedať, pretože chcete pomôcť ostatným, ktorí žiadajú o pomoc, ale niektorí ľudia lepšie žiadajú o radu ako ostatní. Keď takmer neznámy e-mail so žiadosťou o niečo nejasné alebo, čo je horšie, na zodpovedanie viacerých otázok, ako je žiadosť o štúdium na vysokej škole, zvážte možnosť nechať ho prepracovať.
Tvoja odpoveď
Stručne povedané, nenechajte niekoho iného neschopnosť komunikovať jeho potreby jasne nechať viac práce (alebo stresu) dopadnúť na váš tanier. S trochou jemnosti môžete presunúť bremeno porozumenia a uprednostniť e-maily späť na súd odosielateľa, skrátiť čas odozvy a ušetriť pri tom veľké bolesti hlavy!
