Bez ohľadu na to, koľko času trávime snahou o optimalizáciu našej doručenej pošty - od správ dávkových kontrol po pridanie zvončekov a píšťaliek - e-mail preberá naše životy. Pri pohľade na moje štatistiky z minulého mesiaca som dostal a spracoval viac ako 10 000 e-mailov (eek!), Takže nájdenie správneho spôsobu spravovania všetkej tejto online korešpondencie bolo pre môj každodenný zdravý rozum rozhodujúce.
Ukazuje sa však, že „správny spôsob“ správy e-mailov závisí do veľkej miery od vášho osobného štýlu. Zaokrúhlil som niektoré z najpopulárnejších a najúspešnejších stratégií, aby ste sa mohli rozhodnúť, ktorá z nich je pre vás najlepšia:
1. LIFO: Last In First Out
Táto technika je založená na tom, aby sa staré veci vyrovnali so sebou samým. Ide o najbežnejší spôsob, akým ľudia pracujú so svojou doručenou poštou, čítajúc e-mailom zhora nadol (aka, počnúc posledným prijatým e-mailom).
Je to veľmi pohodlné a intuitívne, ale existujú dve hlavné riziká tejto stratégie. Prvým rizikom je, že pravdepodobne skončíte s nekonzistentnou reakciou. V dňoch, ktoré máte dosť času na e-mail, odpoviete na kontakty rýchlo a rýchlo. V dňoch, keď ste zaneprázdnení a na schôdzach, sa vám budú hromadiť správy a budú pochovaní pod novšími e-mailmi.
Druhým rizikom je, že môžete prísť o dobré príležitosti, pretože ste sa včas nesledovali. Ak sa rozhodnete používať túto stratégiu, ale chcete tieto riziká zmierniť, odporúčam vám blokovať jednu alebo dve hodiny týždenne, počas ktorých prejdete na spätný chronologický prístup (zvyčajne je uvedený nižšie). Týmto spôsobom vymažete všetko staré, čo môže byť dôležité.
2. Reverzný chronologický postup
Opak oproti rozhodnutiu LIFO znamená opačný chronologický prístup, ako prvé riešenie najstarších e-mailov. Ak používate Gmail, môžete zmeniť triedenie doručenej pošty kliknutím na počítadlo e-mailov v pravom hornom rohu.
S touto stratégiou budete často konfrontovaní s tvrdšími e-mailovými správami, ktoré ste odkladali, čo je skvelé pre všetkých chronických odkladateľov. Existuje však jedna nevýhoda tejto stratégie. Ak pracujete niekde, kde neustále prijímate naliehavé e-maily, na ktoré je potrebné okamžite odpovedať, môže byť riskantné zaujať opačný chronologický prístup. Ak sa tak stane, určite môžete túto stratégiu skombinovať s LIFO počas skutočného pracovného dňa, ak je to tak.
3. Yesterbox
Technológia Yesterbox, ktorú slávne použil generálny riaditeľ Zappos Tony Hsieh, sa zameriava na riešenie dnes všetkého e-mailu, ktorý ste dostali včera. Hsieh vysvetľuje:
„Váš zoznam úloh je každý deň jednoducho e-mailová schránka zo včerajška (odtiaľ„ Yesterbox “). Skvelá vec je, že keď ráno vstanete, presne viete, koľko e-mailov musíte prejsť, je tu určitý pokrok, keď každý e-mail spracovávate od včerajška a odstránite ho zo svojej doručenej pošty. keď máte od včerajška k dispozícii 0 e-mailov. Po dokončení je skutočne pocit dokončenia, čo je úžasné. “
To je skvelá stratégia pre každého, kto má pocit, že sa neustále topí v e-maile. Aj keď odporúčam prečítať si celý jeho návod, najlepšia časť je určite miera kontroly, ktorú získate späť vo svojej doručenej pošte. Na rozdiel od iných metód zostáva váš cieľ rovnaký ako deň, a postupom času zistíte, že získate lepšiu predstavu o tom, ako dlho vám e-mail zaberie. Dostali ste včera 25 e-mailov? OK, môže to trvať trochu viac ako hodinu. Máte veľký deň so 70 prichádzajúcimi e-mailmi? Môžete plánovať dopredu a blokovať ďalší čas na správu zväzku.
4. Doručená pošta Nula
Termín vytvorený spoločnosťou Merlin Mann, Inbox Zero je e-mailová stratégia, ktorej cieľom je vždy udržiavať priečinok doručenej pošty 100% prázdny. Toto má niekoľko veľkých výhod: Všetko je vždy spracované a nestrácajte čas opätovným prečítaním e-mailu tretíkrát, než začnete konať. Táto stratégia je dobrá pre tvorcov zoznamu typu A (ako ja!), Ktorí majú radi úplnú kontrolu nad svojimi doručenými. Ale z mojej skúsenosti je ľahké nechať svoju doručenú poštu, aby diktovala váš život, ak to budete mať príliš ďaleko. Tip pre profesionálov: Spárujte Inbox Zero s aplikáciou Boomerang pre Gmail, aplikáciu, ktorá vám umožňuje ukladať správy z doručenej pošty až do dátumu a času podľa vášho výberu, takže sa môžete podľa potreby rozhodnúť medzi skutočným odpovedaním a oneskorením.
Ak to skúšate prvýkrát, odporúčame vám vyskúšať si týždennú výzvu Lily Hermanovej, aby ste zostali v Inbox Zero skôr, ako začnete.
Po vyskúšaní každej metódy môžem s istotou povedať, že výber stratégie je o zosúladení vašich osobných preferencií so zvykami, ktoré by ste chceli povzbudiť (alebo odradiť). Možno zistíte, že miešanie a párovanie je pre vás najlepšie. Chodil som dlho na Inbox Zero a rozhodol som sa, že stres z toho, že sa tých pár posledných urobí, nestojí za to. Kým idem spať každú noc, uchovávam si doručenú poštu pod 20 e-mailov - stačí to dosť krátko, aby som ich všetky mohol vidieť na obrazovke, aby som rýchlo skontroloval, či cez trhliny nič neprepadlo. Pokiaľ nie ste otrokom svojej doručenej pošty a každý, kto vás potrebuje počuť, dostáva odpoveď včas, kto musí súdiť?
