Prečo by ste chceli zálohovať e-maily v službe Gmail? Služba Gmail je dôveryhodná služba a nielen náhodne odstráni váš e-mail jeden deň, alebo sa rozhodne, že je hotový a zruší váš účet. Zálohovanie správ v službe Gmail však môžete mať aj v prípade, že ich chcete offline.
Jedným z najjednoduchších spôsobov, ako ukladať všetky správy v službe Gmail v režime offline, je prevziať ich do e-mailového klienta, ale tiež môžete uložiť konkrétne správy tým, že ich pretiahnete z e-mailového programu a do iného priečinka. Niektoré ďalšie možnosti zahŕňajú nastavenie pravidla pre presmerovanie na odosielanie správ na iný e-mailový účet alebo použitie služby zálohovania e-mailov na zálohovanie e-mailov online.
Použite e-mailový klient na stiahnutie e-mailov v službe Gmail
Ak používate program Outlook, Thunderbird alebo iný e-mailový klient, vaše e-maily sa už sťahujú do vášho počítača vždy, keď dostanete novú správu. Váš účet služby Gmail a program, ktorý používate, však musia mať povolený POP, aby sa emaily nedostali po odstránení z Gmail.com.
Tu je to, čo robiť:
- Aktivujte službu POP v nastaveniach služby Gmail.
- Prejdite na stránkuPresmerovanie a POP / IMAPv nastaveniach služby Gmail a skontrolujte, či je povolená možnosť POP.
- Nastavte službu Gmail vo svojom poštovom klientovi pomocou nastavení servera POP ( nie IMAP ).
- Správy sa automaticky preberú a uloží do predvoleného priečinka, kde sú uložené všetky e-maily.
- Skopírujte e-maily niekde v bezpečí. Zvyčajne to môžete urobiť výberom e-mailov, ktoré chcete zálohovať, a potom ich pretiahnete z programu a do priečinka.
- Môžete udržiavať e-maily vo vašom e-mailovom programe, aby ste ich mohli ľahko prehliadať podobne ako vo vašom e-mailovom klientovi, ale bolo by dobré ich odstrániť z programu a dať im niečo o niečo ťažšie náhodne odstrániť, ako na externom pevnom disku alebo v online zálohovom účte.
Ak prejdete touto cestou, všetky správy sa zobrazia v e-mailovom programe rovnako, ako ste ich vždy videli. Od používania protokolu POP sa však e-maily stále ukladajú do počítača aj vtedy, keď odstránite správy z Gmail.com. zostanú vo vašom počítači tak dlho, kým sa používa POP.
Jedinou nevýhodou pri vyhľadávaní POPu je to, že ak sa váš počítač ukradne alebo sa rozpadne, alebo sa miestne poštové priečinky poškodia a nemáte inú zálohu inde, stratili ste celý archív.
Poznámka: Môžete tiež zálohovať správy služby Gmail pomocou e-mailového programu IMAP, ale preto, že zmeny vykonané na serveri sa odrážajú v účte IMAP, musíte sa vyhnúť odstráneniu správ z Gmail.com, ak ich chcete uložiť do počítača ( moment, keď ich odstránite z Gmail.com, program IMAP ich zobrazí aj ako odstránený).
Stiahnite si archív z Google Takeout
Pomocou stránky služby Google Takeout môžete prevziať jednorazový archív celého účtu služby Gmail.
- Otvorte službu Google Takeout a prihláste sa do svojho účtu Google, ak vás o to požiadame.
- Kliknite na tlačidloVYBRAŤ VŠETKO , ak chcete zrušiť výber všetkých možností v zozname (ak nechcete zahrnúť do zálohy niečo iné).
- Prejdite nadol a nájdite poštaa prepnite ho kliknutím na tlačidlo vypnuté doprava.
- Voliteľne kliknite na šípku vedľa tlačidla a vyberte tie e-mailové štítky, ktoré chcete stiahnuť, inak dostanete kópiu každého e-mailu.
- Prejdite na spodnú stranu stránky a stlačteĎALŠIE.
- Vyberte voľbu formátu archívu z troch, ktoré sú k dispozícii:
- Typ súboru: Vyzdvihnúť .zip alebo .tgz, Používatelia systému Windows by mali ísť s možnosťou ZIP, zatiaľ čo TGZ je najlepšie pre ostatné operačné systémy.
- Veľkosť archívu (max): Vyberte tu možnosť, ako veľký chcete, aby každý archív bol súčasťou sťahovania. Vo väčšine prípadov je vhodný limit 2 GB.
- Spôsob doručenia: Takto stiahnete zálohu služby Gmail. Môžete získať odkaz cez e-mail, aby ste mohli prevziať svoje e-maily v službe Gmail do počítača, alebo vybrať možnosť online na ukladanie zálohy na Disk Google, Dropbox, OneDrive alebo Box.
- klikniteVytvorte ARCHÍV alebo (ak ste si vybrali možnosť tretej strany) LINK ACCOUNT A CREATE ARCHIVE.
- Dostanete e-mail, ktorý vám povie, keď bude hotový, bez ohľadu na to, akú možnosť ste zvolili v predchádzajúcom kroku.
Archívne súbory vo formáte Gmail sa zobrazujú vo formáte MBOX, čo je veľmi veľký textový súbor. E-mailové programy ako Thunderbird dokážu natívne prečítať súbory MBOX. Pri veľmi veľkých archívnych súboroch by ste mali namiesto pokusu analyzovať textový súbor používať e-mailový program kompatibilný s MBOX.
Služba Google Takeout ponúka prehľad okamžitého zobrazenia vášho účtu služby Gmail. nepodporuje prírastkové archivovanie, takže dostanete všetko, pokiaľ sa neobmedzíte na konkrétne štítky. Hoci môžete požiadať o odobratie archívov kedykoľvek budete chcieť, použitie Takeout pre opakované výpisy dát nie je efektívne. Ak potrebujete vytiahnuť údaje častejšie ako raz za kalendárny štvrťrok, nájdite alternatívnu metódu archivovania.
Použite službu Online Backup
Backupify zálohuje osobné informácie z Facebooku, Flickr, Blogger, Kalendár Google a Kontakty, LinkedIn, Twitter a podobné služby. Predtým, než sa zaviažete zaplatiť za službu, poskytnite mu bezplatnú 15-dňovú skúšobnú verziu.
Prípadne vyskúšajte Upsafe alebo Gmvault. Upsafe ponúka zadarmo až 3 GB ukladacieho priestoru (s voľnými možnosťami pre viac), zatiaľ čo Gmvault je open-source projekt s multiplatformnou podporou a robustnou komunitou vývojárov.
Selektívne archivovanie pomocou dátových pravidiel
Ak nepotrebujete všetky e-maily, zvážte selektívnejší prístup k archivácii e-mailov.
- presmerovanie: Keď dostanete e-mail, o ktorom viete, že ho chcete ponechať, postúpte ho na iný archivačný účet, napríklad iný účet služby Gmail alebo dokonca iný účet od iného poskytovateľa, ako napríklad účet Outlook alebo Yahoo. Ak chcete zachovať kópiu toho, čo odosielate, použite e-mailovú adresu druhého účtu na riadku BCC odchádzajúcich e-mailov.
- Auto-forwarding: Povedzte Gmailu skopírovať alebo skryť kopírovanie všetkých prijatých emailov na konkrétnu e-mailovú adresu.
- IFTTT recept:Webová stránka IFTTT vytvára recepty (skripty, ktoré určujú, že keď nastane udalosť X, udalosť Y by mala nasledovať), aby ste mohli nastaviť konkrétne akcie Gmailu, aby spustili určitú aktivitu. Recepty IFTTT sú obzvlášť užitočné, keď potrebujete nastaviť vlastné pravidlá a používať zdroje mimo ekosystému spoločnosti Google.
- Preposlať na Evernote alebo OneNote: Nastavte položku [email protected] alias môžete importovať e-maily priamo do prideleného prenosného počítača OneNote alebo použiť vlastnú e-mailovú adresu Evernote na prihlásenie správ do Evernote.
Premýšľajte pred archiváciou!
Existuje celý rad služieb zálohovania, ktoré naznačujú, že musíte zálohovať svoje e-maily, lebo oni jeden deň zmiznú navždy.
Aj keď spoločnosť Google môže vymazať váš účet za porušenie zmluvných podmienok alebo môže hacker získať kontrolu nad vaším účtom a odstrániť niektorý alebo celý archív, tieto výsledky sú pomerne zriedkavé. Spoločnosť Google ako poskytovateľ robustnej e-mailovej platformy založená na cloudových službách nemá tendenciu strácať správy alebo náhodne odstrániť účty bez dôvodu.
Hoci môžete mať oprávnený dôvod na zálohovanie vášho účtu, zálohy nie sú zvyčajne potrebné. Môžu skutočne otvárať vaše e-maily na ešte väčšie úniky dát, keď pripojíte iné produkty a služby k svojim nástrojom účtu Gmail, ktoré nemusia byť rovnako bezpečné ako vlastná cloudová platforma spoločnosti Google.
