Milujem písanie a milujem všetky „pravidlá“, ktoré s tým súvisia. A zatiaľ čo si myslím, že kopírovanie mojich tweetov a príspevkov na Facebooku predtým, ako ich zdieľam so svetom, je pre väčšinu ľudí trocha, myslím si, že existuje niekoľko pravidiel písania, ktoré by sme mali všetci dodržiavať - najmä v práci.
Ale mnohí z nás (vrátane mňa) ich každý deň rozbijú, často bez toho, aby si to uvedomovali. A hoci dokonalá próza nemusí mať v každej kancelárii alebo priemysle nanajvýš dôležitý význam, je tu pravdepodobne niekto - kolega, klient alebo váš šéf - ktorý si všimne vaše písanie a čo je ešte horšie, na základe toho posúdi vašu profesionalitu.,
Predtým, ako navrhnete ďalší e-mail, nezabudnite na najčastejšie chyby pri písaní na pracovisku a postupujte podľa tohto sprievodcu, aby ste sa im vyhli.
1. Príležitostné písanie
Príklad: Thx za ur spätnú väzbu, Joe! Bude zajtra zajtra.
Mám to šťastie, že môžem pracovať vo veľmi príležitostnom prostredí - v prostredí, v ktorom môžeme (a aj tak) nosiť žabky, aby sme mohli pracovať, a smiešne smiešne fotografovať snímky tváre ostatných.
Ale táto náhodnosť nie je normou pre každú kanceláriu, čo znamená, že je najlepšie byť vo vašom profesionálnom písaní formálnejší než ľahkomyseľnejší. Aj keď to samozrejme znamená obísť skratky a slang, znamená to aj písanie úplných viet, používanie správneho pravopisu a vyhýbanie sa prezývkam. Môže nastať čas, keď budete dosť pohodlní na to, aby ste s príjemcom vašej správy hovorili pohotovejšie, ale v podnikaní je vždy lepšie hrať bezpečne (a profesionálne), ako ľutovať.
2. Použitie pasívneho hlasu namiesto aktívneho
Príklad: Tím obdržal priložený dokument.
Vyjdime z toho na prvé miesto: Pasívny hlas - to znamená, keď je príjemca akcie predmetom vety (v tomto prípade dokument) - nie je gramaticky nesprávny. Ale vety, ktoré sú formulované pasívne, sa často zdajú nepríjemné alebo zbytočne vágne. Aktívny hlas - ak je jeden z krokov predmetom vety - je zvyčajne priamejší a jasnejší. Znie to tiež autoritatívnejšie a môže to byť lepší spôsob, ako preukázať vlastníctvo alebo zodpovednosť za to, čo ste urobili. („Zachránil som klienta 5 000 dolárov“ ukazuje, že ste dosiahli lepšie výsledky ako „5 000 dolárov bolo uložených.“)
3. Použitie nadmerných výkričníkov
Príklad: Ahoj Bob! Dúfam, že ste mali skvelý víkend! Chcem nadviazať na správu Q1 a dúfal som, že mi budete môcť poslať najnovší návrh - napriek tomu sa nemusíte ponáhľať! :-)
Rozhodne dostávam dôvody, prečo ľudia dostávajú výkričníky profesionálnym písaním. Môže byť ľahké zle interpretovať tón alebo emócie za e-mailom, ak to nie je pre veľmi zrejmé prejavy temperamentu, a ľudia často korenia písanie výkričníky v snahe ukázať, že sú priateľskí. Pravda však je, že to jednoducho nie je profesionálne - a čo je horšie, môže sa stretnúť ako mladistvý. (To isté platí pre emotikony - smajlík sa nikdy nezmestí inteligentným spôsobom.)
Pamätajte, že výkričníky majú zdôrazňovať dôraz a pri nadmernom používaní majú tendenciu strácať svoj význam. Používajte ich striedmo a ak máte pochybnosti, nepoužívajte ich vôbec.
4. Písanie riadkov predmetov Vague
Príklad: Predmet: utorok; Telo: Potrebujem správu Q1 doručenú do budúceho utorka.
Predmetom vášho e-mailu by malo byť rýchle zhrnutie obsahu v tele. Je to veľmi jednoduchý koncept, ktorý prekvapivo ešte stále nezachytila veľká väčšina pracovného sveta. Keď však väčšina z nás dostane viac ako 200 e-mailov denne a často je potrebné vyhľadávať témy, ktoré hľadáme, prostredníctvom zaseknutého priečinka doručenej pošty, môže byť obzvlášť rozhořčenou chybou pri písaní obchodných textov, aby sa vaše témy ponechali nejasné.
Pri všetkej profesionálnej komunikácii je vaším cieľom poskytnúť čo najrýchlejšie objasnenie - a v e-maile, ktoré začína predmetom vášho predmetu. Vo vyššie uvedenom príklade by správa „Q1 Report: Due Next Tuesday Tuesday“ bola jasnejšia ako jednoducho „Tuesday“.
5. Získanie žargónu Happy
Príklad: Môžete vytiahnuť čísla FS a skontrolovať, či sa rovnajú nášmu počtu STH?
Aj keď si môžete myslieť, že vďaka priemyselným alebo firemným buzzwordsom budete znieť profesionálne a dobre, viete to, ale nikto nerozumie tomu, čo hovoríte. Pamätajte, že aj keď si myslíte, že váš priamy príjemca bude vedieť, o čom hovoríte, vaša správa by sa mohla odovzdať ostatným v rámci vašej organizácie aj mimo nej.
Najlepším e-mailom alebo oznámením je ten, ktorý váš bod (alebo vašu žiadosť alebo vašu odpoveď) zreteľne zviditeľní a žargón zbytočne zakrýva tento účel.
Áno, všetci občas porušujeme tieto pravidlá (ahoj, v mojom dni som zaslal veľa smejúcich sa tvárou e-mailom). A v rýchlom e-maile v príležitostnej kancelárii blízkym spolupracovníkom, občas? Fine. Ale vo všeobecnosti je najlepšou voľbou zahrať si ju v bezpečí, zostať profesionálny a skontrolovať svoju prácu, aby ste zabránili týmto bežným chybám v písomnej komunikácii.
Chcete pokračovať v zdokonaľovaní písania? Takto sa môžete stať lepším spisovateľom za 10 minút.
