Som posadnutý tým, že som čo najproduktívnejší, či už je to ľudský, či už ide o stanovenie lepších termínov, alebo o nájdenie najúčinnejšieho spôsobu, ako naplánovať moje dni.
Ale moja doručená pošta bola stále obrovským časom. A kicker je: Posielal som stále veľa rovnakých e-mailov.
Vtedy som začal používať vopred pripravené odpovede. Ak ich nepoznáte, môžete si uložiť odpoveď, ktorú napíšete, a potom ju namiesto neustáleho opakovania môžete kliknúť a vložiť do svojho e-mailu, čo vám ušetrí čas a námahu.
Ešte sa nepredáva? Napísal som päť bežných, časovo nenáročných šablón, ktoré vás presvedčia, že to dáva zmysel. (Najprv však musíte nastaviť. Ak ste používateľom služby Gmail, nájdete tu pokyny. A ak ste používateľom aplikácie Outlook, nazývajú sa „Rýchle súčasti“ a môžete ich vidieť. tu.)
1. Odloženie odpovede
Niekedy môžete vyhodiť rýchlu odpoveď. Ale inokedy si vaša odpoveď bude vyžadovať ďalšie myslenie alebo námahu. Keďže medzitým nechcete osobu ignorovať, odošlite ju a dajte im vedieť, že na ňu budete odpovedať, keď to bude možné. Vyzerá to takto:
2. Zneškodniť situáciu
Viete, že jednou z najhorších vecí, ktoré môžete robiť, keď je napätie vysoké, je povedať niekomu, ako sa cítite v e-maile. Namiesto toho, aby ste riskovali silné emócie, použite vopred vytvorenú šablónu, aby ste sa uistili, že používate vhodný tón na pracovisku. Vyzerá to takto:
3. Zdieľať pokyny
Neustále hovoríte ľuďom, ako sa pohybovať na vašom webe alebo ako používať databázu? Namiesto opakovania pokynov znova a znova, zadajte ich raz a nebudete sa musieť obávať chýbajúcich krokov, keď sa budete cítiť stresovaní alebo príliš zaneprázdnení (alebo budete opakovať prácu celý týždeň). Vyzerá to takto:
4. Na začatie práce s nízkou prioritou
Máte príliš veľa na tanieri? Udržujte svoj e-mail stručný a čestný a zároveň ponúka alternatívy. Skúste to:
5. Pre odoslanie prílohy
„Nájdete v prílohe…“ musí byť jednou z najbežnejších odpovedí na e-mail, vďaka čomu je dokonalým kandidátom na šablónu s vopred pripravenou odpoveďou. (Nezabudnite súbor skutočne pripojiť skôr, ako kliknete na tlačidlo „Odoslať!“). Skúste to:
Uloženie e-mailových odpovedí vám pomôže spravovať doručenú poštu a čas. Týmto spôsobom ich môžete napísať, keď sa cítite na rovine a premýšľate jasne, a nechajte ich po ruke pre tento stresujúci, časom drvený deň.
Nakoniec nezabudnite, že to, že sú zachránení, neznamená, že sú zaseknutí. Ak ich potrebujete, môžete ich kedykoľvek zmeniť, takže pre vás budú skutočne pracovať ďalej.
