Vo svete e-mailov môže dokonca aj najmenšia zmena zmeniť vašu správnu správu na fantastickú. Vylepšením písania môže byť iba rozdiel medzi dôležitým spojením stlačením ikony koša alebo skutočným kliknutím na „Odpovedať“.
Ako niekto, kto riadi úplne virtuálnu organizáciu s viac ako 120 zamestnancami, som videl viac ako môj spravodlivý podiel úžasných e-mailov - a úplne podpriemerných - a všimol som si to, mnohokrát, profesionalitu správy (alebo jej nedostatok) ich), čo ma núti rozhodnúť sa, či mu pomôžem odosielateľovi pomôcť alebo nie.
Aké sú tieto drobné zmeny, vďaka ktorým môžu byť vaše e-maily profesionálnejšie (a preto je oveľa pravdepodobnejšie, že dostanete, čo chcete)? Tu je deväť kľúčových vecí, ktoré treba mať na pamäti.
1. Majte účelný predmet
Nezáleží na tom, komu posielate e-maily, nikdy nenechajte riadok s predmetom prázdny alebo vágny (pozerám sa na vás, „Otázka“ alebo „Dôležitá správa“). Trik musí byť čo najšpecifickejší, ale tiež udržiavať svoju líniu okolo štyroch až deviatich slov. Menej je viac, ale mať niečo, čo by malo začať, je rozhodujúce - láka čitateľa, aby klikol na váš e-mail a neskôr vám pomôže nájsť ho v doručených.
Váš predmet môže byť tiež skvelým miestom na objasnenie ďalších krokov. Pokúste sa pridať (Potrebujte do utorka), ak existuje konečný termín, (Neodkladný), ak nie je časovo citlivý, alebo (Nevyžaduje sa žiadna odpoveď), ak ide o e-mail FYI, na ktorý nepotrebujete odpoveď.
2. Napíšte svoj e-mail dozadu
Pravdepodobne viete, že každý e-mail by mal obsahovať výzvu na akciu. Či už vám to pošle e-mailom v určitom čase alebo zorganizuje stretnutie, chcete čitateľovi uľahčiť vedieť, čo musí urobiť ďalej.
Veľa ľudí to však drží v poslednej vete správy. Namiesto toho, aby ste ľahšie prehľadali svoje e-maily, vložte svoju prvú otázku do prvej vety a potom do nasledujúcich odsekov pridajte všetky informácie, ktoré potrebujete na ich zálohovanie.
3. Dajte kontext
Pri výzve na akciu nezabudnite uviesť nejakú vetu, ktorá určuje kontext e-mailu („Toto je správa, ktorú sme prediskutovali na poslednom stretnutí“ alebo „Toto ma sledujem z našej udalosti minulý pondelok“).
4. Využite medzeru
Určite to vyzerá ako neospravedlnujúci, ale v skutočnosti nie je neobvyklé dostávať e-maily bez prestávok medzi rôznymi odsekmi alebo novými myšlienkami. Nič nie je nepríjemnejšie ako prijímanie e-mailov, ktoré vyzerajú ako stena textu, kde sa spisovateľ ani neobťažoval rozdeliť vety na malé, lepšie zvládnuteľné odseky. Uľahčite čitateľovi: Dajte svojmu e-mailu začiatok, (krátky) stred a koniec.
5. Držte sa jedného písma
Použitie neónových Comic Sans v e-maile vás nezmení na nezabudnuteľné. Inými slovami, vždy ponechajte predvolené písmo a farbu e-mailu. Vo svojom e-maile nepoužívajte viac písiem. Toto sa často stáva náhodou, keď ľudia kopírujú a vkladajú informácie z iných stránok, pretože e-mailoví klienti, ako je Gmail, neodstránia formátovanie. Aby ste tomu predišli, stlačte kláves „shift + command + v“ namiesto „command + v“, čo spôsobí, že text bude zodpovedať formátovaniu v e-maile.
6. Tučné alebo podčiarknuté - ale iba vtedy, keď to skutočne potrebujete
Ak váš e-mail obsahuje viac ako jeden veľmi dôležitý bod alebo otázku, zvýraznite tieto časti správy tučným písmom alebo podčiarknutím. Len si dajte pozor, aby ste prešli cez formátovanie písma - nechcete, aby bol e-mail úplne napísaný kurzívou, tučným písmom a podčiarknutý.
7. Korektúry všetkého
Každý vie, že má skontrolovať pravopisné a gramatické chyby v e-mailoch, ale skontrolovali ste, či sú dátumy, názvy udalostí, termíny a mená správne napísané? V mojom prípade sa vždy cítim trochu naštvaný, keď ľudia vložia toto „l“ do „Lily“, aby sa z toho stalo „Lilly“.
8. Udržujte svoj podpis jednoduchý
Je pekné mať podpis, ktorý je viac ako len vaše meno, ale nemal by zaberať polovicu e-mailu. Vynechajte akékoľvek dlhé úvodzovky, odseky s vaším životným príbehom, obnovte úryvky, získate predstavu. Stačí len vaše meno, vaša aktuálna pozícia a jeden alebo dva spôsoby, ako vás kontaktovať (napríklad e-mailová adresa a práca s Twitterom s hypertextovými odkazmi).
Ďalšia vedľajšia poznámka: Videl som prekvapivý počet odborníkov, ktorí na konci svojich e-mailových podpisov uviedli náboženské citácie, a to je určite niečo, na čo treba starostlivo premyslieť. Pamätajte, že pravdepodobne nepoznáte systémy viery väčšiny ľudí, ktorým posielate e-maily, a nechcete, aby niekto odradil niečo kvôli tomu, čo je úplne pod vašou kontrolou.
9. Ak je to potrebné, použite BCC
Namiesto toho, aby ste niekoho, kto už nie je súčasťou konverzácie, nachádzali v diskusnom vlákne, presuňte ho do BCC (a uistite sa, že ste mu dali vedieť, keď to urobíte!). Na začiatok e-mailu by malo stačiť jednoduché presunutie na stránku BCC, aby sa zaistilo, že sa všetci nachádzajú na tej istej stránke.
Posielanie skvelých e-mailov je predovšetkým o zvládnutí malých nuancií, ktoré si čitateľ nemusí všimnúť, ale podvedome to ocení. Vyzbrojení týmto zoznamom ste o krok bližšie k tomu, aby ste sa stali majstrom doručenej pošty.
