S rastúcim objemom e-mailov, ktoré posielame a prijímame, prichádza nový problém: nájdenie konkrétnej správy - alebo konkrétnej informácie - vo vašom rozsiahlom archíve.
Našťastie s niekoľkými premyslenými stlačeniami klávesov a pokročilým vyhľadávacím know-how môžete získať informácie, ktoré potrebujete, zo svojho e-mailu ľahšie ako kedykoľvek predtým.
Trik 1: Napíšte teraz a nájdite neskôr
Jednou z vecí, ktoré robím pred odoslaním e-mailu, je čítanie kvôli vyhľadávaniu. Rozmýšľam o tom, o čo by som neskôr hľadal, aby som tento e-mail našiel, a potom sa uistím, že tieto slová sú v e-maile.
Vo väčšine prípadov nič nemením, ale raz za čas zistím, že som napísal „partnerstvo, o ktorom sme dnes ráno diskutovali“ namiesto „partnerstvo, ktoré sme dnes ráno diskutovali“ alebo „poznámky zo stretnutia s Jack “namiesto„ Poznámky zo stretnutia s Jackom Smithom z Amazonu. “Pri hľadaní tohto vlákna v budúcnosti viem, že budem hľadať výraz„ Mashable “alebo„ Jack Smith Amazon “, a bez týchto rýchlych opráv by som to neurobil našli niečo.
Trik 2: Použitie štítkov a priečinkov
Ak ste používateľom Gmailu, môžete použiť štítky - alebo si môžete zvoliť, že všetko len archivujete do jedného veľkého oceánu e-mailov. Zistil som, že najlepším dôvodom na zváženie použitia štítkov je vyhľadávanie.
Napríklad: S mojím spoluzakladateľom Kathrynom sme pomerne často posielali e-maily o meste Chicago. Niektoré e-maily súvisia s rozšírením predaja do mesta a iné sú úplne nesúvisiace (napríklad konferencia, ktorá sa tam koná, alebo kandidát, ktorý má sídlo). Možnosť vyhľadávať výraz „Kathryn Chicago“ v rámci štítka „Predaj“ mi pomôže nájsť to, čo hľadám, oveľa rýchlejšie ako hľadanie toho istého dotazu vo všetkých mojich e-mailoch.
To isté platí pre priečinky v iných e-mailových klientoch, ako je napríklad Outlook. Vďaka možnosti vyhľadávať v obmedzenejšom súbore e-mailov je ľahšie nájsť to, čo hľadáte.
Trik 3: Poznať príkazy na vyhľadávanie e-mailov
Nakoniec poznať svoje možnosti vyhľadávania. Rozdiel medzi vyhľadávaním e-mailov, ktoré obsahujú „Kathryn“ kdekoľvek v tele, od e-mailov odosielaných Kathryn, odosielaných do Kathryn alebo s „Kathryn“ v predmete správy, je dosť výrazný. V prípade Gmail sú to najlepšie príkazy na vyhľadávanie:
-
Ak chcete vyhľadávať e-maily od alebo od konkrétnej osoby: do: XYZ a z: XYZ
Pro tip: Pre oba tieto príkazy si môžete vybrať medzi e-mailovou adresou, krstným menom alebo priezviskom, napríklad z: [email protected], od: jane, od: smith. Ak má niekto viac e-mailových adries, uvedenie jeho krstného mena alebo priezviska prinesie výsledky od všetkých z nich. -
Ak chcete vyhľadať e-mail s konkrétnymi slovami v predmete predmet: predmet: XYZ
Tip pre profesionálov: Ak chcete vyhľadať frázu, nezabudnite ju uviesť v úvodzovkách. Subject: NYC travel bude hľadať e-maily s „NYC“ v predmete predmetu a „travel“ niekde v tele - namiesto toho potrebujete predmet „NYC travel“. -
Vyhľadávanie e-mailu s prílohou: má: príloha.
Tip pre profesionálov: Môžete tiež hľadať konkrétne typy súborov pomocou názvu súboru: doc, filename: ppt atď. -
Ak chcete vyhľadať e-mail so špecifickým štítkom: label: XYZ
Tip pre profesionálov: Ak v Gmaile kliknete na menovku, pridá ju už do vyhľadávacieho panela, takže ju môžete použiť ako východiskový bod pre vyhľadávanie. -
Ak chcete vyhľadávanie zúžiť na e-maily, ktoré sú prečítané alebo neprečítané: is: neprečítané alebo:: read
Ďalšie informácie nájdete v skvelých príkladoch týchto príkazov na vyhľadávanie v digitálnej inšpirácii.
Používate na udržanie prehľadávania e-mailov nejaké ďalšie triky?
