Vždy sa smejem, keď skutočne vplyvní ľudia hovoria o niečo ako: „Ach, dostávam cez 600 e-mailov denne, “ pretože to znie rovnako strašne, dokonca aj pre skromných chvál. Ale čo by mohlo byť ešte smutnejšie? Šanca, že osoba, ako je táto, uvidí vaše e-maily a nebude na ne reagovať, nie je tak dobrá.
Existuje však niekoľko jednoduchých pravidiel, pomocou ktorých môžete zvýšiť pravdepodobnosť, že si vaše e-maily nielen prečítajú, ale dostanú aj odpoveď. Či už posielate e-mailom vedúcemu pracovníkovi na vysokej úrovni vo vašej spoločnosti alebo dôležitému profesionálnemu kontaktu, postupujte podľa týchto pravidiel.
Venujte pozornosť času dňa
E-mail je skvelý, pretože sa cíti ako neobťažujúci spôsob, ako niekoho zmocniť. Myslíme si, že „nezáleží na tom, keď pošlete e-mail, dostanú ho, keď budú mať voľný čas.“ Ale to tak celkom nefunguje. V skutočnosti máme všetci vzory používania e-mailov, v ktorých sa pozeráme na e-maily a reagujeme na ne v určitých špičkových hodinách. Ak dostanete svoju správu do priečinka Doručená pošta, keď niekto aktívne posiela e-mailom, znamená to, že ste na to videli lepšie.
Lídri zvyčajne kontrolujú e-maily skoro ráno alebo neskoro v noci, pretože sú zaneprázdnení stretnutiami počas väčšiny dňa, takže je dobré začať. Ak od niekoho nedostanete odpoveď po týždni, skúste e-mailom znova, ale v úplne inom čase dňa.
Buď krátky
Nezačínajte e-maily dlhými príznakmi o tom, kto ste, kde ste našli niekoho e-mailovú adresu alebo svoj životný príbeh. Stačí sa k tomu dostať priamo. V žurnalistike existuje koncept vloženia všetkých podstatných prvkov príbehu do knihy, v piatom odseku nie. Urobte to isté tu.
A doslova majte svoj e-mail na čo najmenší počet slov. Naozaj dlhá e-mailová adresa bude naskenovaná tak rýchlo, že nebude prakticky žiadna šanca, že sa uvidí váš skutočný dôvod pre zasielanie e-mailov. V tejto poznámke:
Jasne si o tom, čo požadujete
Dostávam e-maily vždy, keď dokončím čítanie, a hovorím si: „Nemám potuchy, čo táto osoba chce.“ Mať cieľ alebo požadovanú akciu od vášho čitateľa je nevyhnutné, pretože ak niekto nevie, čo chcete, pravdepodobne neodpovedá. Aký je cieľ? Chcete, aby sa s vami niekto stretol? Chcete, aby vás spojil s niekým? Alebo len chcete, aby klikla na odkaz a dozvedela sa niečo o niečom viac? Nezabudnite konkrétne uviesť, čo by ste chceli, aby akcia bola. A nezabudnite byť zdvorilí.
Nech je to o nich
Zaneprázdnená osoba nemá čas čítať o tom, čo robí vaša spoločnosť, aké je vaše hľadanie zamestnania alebo čo skutočne potrebujete práve teraz pre vaše podnikanie. Namiesto toho, aby ste si venovali veľa slov, urobte to o druhej osobe. Čo môžete urobiť, aby ste mu pomohli? Prečo pre ňu bude odpoveď prínosná alebo ľahká? Zriedka odpoviem na e-mail, v ktorom osoba hovorí o dvoch odsekoch o tom, čo robí jeho spoločnosť v podrobných detailoch. Ale ak mi niekto rýchlo povie, ako mi uľahčí život, mám sklon dozvedieť sa viac.
Témy riadkov predmetu
Do e-mailov sme vložili toľko času, že sme na predmet správy často zabudli. Ale predmetové riadky pre osobné e-maily sú rovnako dôležité ako pre marketingové e-maily (v ktorých starostlivo posadneme niekedy slovo a horúčkovito testujeme rôzne možnosti, aby sme zistili, čo funguje najlepšie).
Je ľahké preskočiť alebo ignorovať všeobecné riadky predmetov, takže tu sú niektoré, ktorým by som sa úplne vyhnúť:
- úvod
- Zdravím Elliott
- V nadväznosti
- Skvelé stretnutie
Prečo? Pretože sú druhové a môžu pochádzať od kohokoľvek. Nebudete vynikať. Namiesto toho skúste niečo také:
- Minulú noc sme si potriasli rukami na podujatí Smith Charity
- Úvod pre osobu 1 a osobu 2 na pripojenie
- Dnes pravdepodobne už nebudete čítať ďalší e-mail
Môžu byť trochu mimo steny, ale pravdepodobne sa líšia od všetkého iného v doručenej pošte osoby.
Zlou správou je, že pokiaľ ide o oslovenie dôležitého kontaktu, môžete urobiť všetko správne a stále nedostanete odpoveď. Ale hej, keď niekto číta niekoľko stoviek e-mailov denne, nemusí sa vždy dostať k vašim. Nepovažujte ticho za odmietnutie - prečítajte si naše tipy, ako byť príjemne vytrvalí a držať sa ho. Postupom času tieto pravidlá zvýšia vaše šance na odpoveď na väčšie percento vašich e-mailov.
