Ah, Slack! Stále populárnejší nástroj (spolu s HipChat a Google Chat) tvrdí, že zvyšuje spoluprácu a znižuje e-mail v kanceláriách. Aj keď to môže byť pravda, môže to byť aj hyper-rozptyľujúci, nevhodný spôsob komunikácie a ja stále viac a viac zaznieva, ako tímy nie sú tak efektívne, ako by mali byť.
Domnievam sa, že väčšina týchto problémov je spôsobená skutočnosťou, že nový súbor sociálnych noriem ešte nebol stanovený a internalizovaný, aby sa z týchto úžasných nových komunikačných nástrojov vyťažilo maximum. V duchu môjho e-mailu, telefónu a pravidiel stretnutí máme teda k dispozícii 15 pravidiel digitálnej komunikácie:
- Rozhovor s otázkou je jednoduchý - v skutočnosti príliš jednoduchý. Skôr ako tak urobíte, uistite sa, že nie ste len leniví a vyhýbajte sa hľadaniu odpovede pre seba. Až nabudúce budete chcieť položiť kolegovi „super rýchlu otázku“, položte si tieto dve otázky: Môžem to Googlu? Môžem to nájsť v našej internej jednotke alebo dokumentoch?
-
Ak je niekto v režime offline alebo používa stav „Nerušiť“, považujte to za zatvorené dvere kancelárie. Svojim kolegom posielajte správy iba v prípade, že by ste sa chceli dostať do ich kancelárie, pretože to vlastne robíte. Ak nechcete byť vyrušovaní, objasnite to čo najčastejšie tak, že sa odhlásite alebo povolíte DND.
-
Nepotrebujete dnes odpoveď? Potom by ste mali vždy poslať e-mail namiesto rozhovoru. Rozhovor znamená: „Potrebujem to hneď teraz.“ Potrebujete odpoveď dnes, ale tiež ju musíte pokryť mnohými dôvodmi? Ak by odpoveď trvala dlhšie ako päť minút, mali by ste sa vždy rozhodnúť pre e-mail. Toto dáva vášmu kolegovi zdvorilostné rozhodnutie, kedy prerušiť jeho prácu na riešení vášho problému.
-
Vedzte, že keď poviete „Máte minútu?“ (Alebo akúkoľvek jej zmenu), naozaj hovoríte „Teraz si budem užívať čas.“ Pretože odpoveďou, ktorú dostanete takmer vždy, je zvyčajne „Áno „Čo sa deje?“ a realita je taká, že táto osoba bola pravdepodobne uprostred niečoho iného. Namiesto toho skúste: „Keď máte minútu, rád by som vás niečo odrazil. Neponáhľať sa!"
-
Podobne ako v prípade e-mailov a textov, tóny môžu byť ťažké zistiť pomocou rozhovoru. Takže vždy dávajte ľuďom výhodu z pochybností a predpokladajte dobré úmysly. Myslíte si, že sú ostýchaví alebo sarkastickí? Znovu si prečítajte správu sami príjemným tónom a úsmevom ako kontrola vnútorností. Na druhej strane, ak máte obavy, že vaša správa môže byť nesprávne interpretovaná, vhadzujte GIF alebo emoji, aby ste objasnili svoje zámery.
-
Rovnako ako odpoveď na celú spoločnosť je najhoršia , odosielanie rozhovoru, ktoré sa týka iba hŕstky ľudí, 50 spolupracovníkom, je nepríjemné. Takže, keď diskutujete o tom, kto sa zapojí, najskôr najskôr vytvorte slučku.
-
Ak ide o oznámenie, na ktoré chcete, aby sa váš tím mohol vrátiť späť, použite e-mail. Výnimkou je, ak vaša spoločnosť pravidelne používa pripnuté rozhovory a každý vie, ako túto funkciu používať a kde hľadať kľúčové informácie.
-
Používajte nástroje a doplnky na to, aby bol chat inteligentnejší. Otázka „Je každý voľný na tímový obed vo štvrtok?“ Otvára záplavu odpovedí a tam a späť. Jednoduchý pollingový doplnok ako Simple Poll sa o to dobre postará a redukuje všetok šum na jednu správu: