Ak sa to urobí správne, virtuálne videokonferencie - konkrétne Google Hangouts - môžu spojiť vzdialené tímy, uistiť sa, že sú všetci na tej istej stránke a umožnia každému, aby sa zapojili bez atmosféry tlmenej konferenčnej miestnosti (ktorá nemá rada chladenie na gauči) na stretnutie?).
Ale keď sa stalo zle? Stretnutia Google môžu byť obrovskou stratou času, nehovoriac o mimoriadne rušivých a nepríjemných (pätnásťsekundové pauzy nie sú nikdy zábavné).
Chcete mať efektívny a úspešný hangout Google, ktorý neznepokojuje každého? Tu je niekoľko kľúčových vecí, ktoré treba mať na pamäti.
1. Naplánujte si presne tak, ako by ste chceli akékoľvek iné stretnutie
Vo všeobecnosti to, že nemusíte byť fyzicky v kancelárii na schôdzku, neznamená, že môžete uvoľniť prípravy. Koniec koncov, stále chcete, aby vaše stretnutie prebiehalo čo najrýchlejšie (a bolestivo).
Význam: Vytvorte si herný plán. Ak máte Hangout, odošlite vopred každému vopred krátku agendu, aby vedeli, čo môžu očakávať a čo sa pripraviť. Ak schôdzku nevykonávate, navrhnite osobe, ktorá to robí, aby poslala krátky e-mail s hlavnými bodmi na rozhovor. Raz som sedel na virtuálnom stretnutí, kde osoba, ktorá ho spustila, zabudla vopred povedať ďalšiemu pracovníkovi, aby vopred našiel konkrétny (a životne dôležitý) dokument, takže ten človek počas stretnutia strávil 20 minút hľadaním svojej doručenej pošty. Zostaňte v rozpakoch, keď sedíme pri našich počítačoch a nevedia, čo máme robiť.
Tomuto zbytočnému času sa však môžete ľahko vyhnúť tým, že sa vopred ubezpečíte, že každý vie, čo by si mal so sebou „priniesť“ a že je pripravený zúčastniť sa hneď po prihlásení.
Malý profesionálny tip: Využite funkciu četu Google Hangout na pravej strane obrazovky a rýchlo napíšte program, na ktorý sa môžu odvolať všetci. Nemusí to byť podrobné, ale môže pôsobiť ako narážka na udržanie každého na ceste a zameranie.
2. Prediskutujte formát vopred
Aplikácia Google Hangouts môže byť omnoho nepríjemnejšia ako osobné stretnutia. Keď vy a partia ľudí fyzicky sedíte v miestnosti, je ľahké vyzdvihnúť si body, aby ste zistili, kto bude hovoriť ďalej alebo aký je celkový pocit stretnutia. Ale keď sedíte na obrazovke počítača, nevidíte nič okrem tváre osoby? Je to trochu ťažšie.
Opäť platí, že veľa trápnosti možno znížiť, ak každý vopred pozná formát stretnutia. Bude jedna osoba hovoriť oveľa viac ako všetci ostatní? Požiadajte ostatných členov stretnutia, aby sa zúčastnili hangoutu so zapnutými mikrofónmi. Je relácia okrúhlym stolom? Dajte ľuďom vedieť, v akom poradí budú požiadaní o prezentáciu, aby ste nemuseli rokovať so všetkými, ktorí hovoria o sebe alebo s tými dlhými, nepohodlnými „Takže - kto chce ísť ďalej?“ Pauzy. (To sú najhoršie.)
3. Využite aplikácie Google Hangout
Mnoho ľudí si neuvedomuje, že pár ikon môže byť záchrancom na schôdzke, najmä ak sa snažíte, aby to fungovalo čo najrýchlejšie.
Vidíte tú malú ikonu mikrofónu? To je tlačidlo stlmenia zvuku. Použite ho, ak je vaše okolie hlučné alebo ak niečo píšete, zatiaľ čo ostatní hovoria. Je to skvelá zdvorilosť pre ostatných ľudí na vašom Hangoute.
Okrem toho, ak ste na schôdzke, na ktorej sa všetci súčasne snažíte pozrieť dokument alebo webovú stránku, použite možnosť snímania obrazovky služby Google Hangout. Bol som na príliš veľkom počte hangoutov Google, kde sa veľa ľudí snaží pozerať na tú istú webovú stránku na svojich počítačoch (a teda vlastne hangoutu vlastne nevenovať pozornosť), av týchto situáciách je to dar z nebies.
Google má tiež veľa ďalších aplikácií špeciálne pre Hangout, takže sa pozrite a uvidíte, čo by mohlo najlepšie fungovať pre váš tím. Z virtuálnej tabule môžu vaši spolupracovníci čerpať z brainstormingu do podivnej malej aplikácie, ktorá každému dáva fúzy a vtipné čiapky, nájdete všetko, čo potrebujete, aby bol váš hangout produktívnejší a zábavnejší.
Celkovo môžu byť stretnutia Google Hangout rovnako efektívne (ak nie viac) ako osobné stretnutia; vopred si len trochu precvičia a plánujú. Ale ak môžete prinútiť každého, aby vstúpil na tú istú stránku, bude to hladká, nemotorná plavba.
