Nie som si istý, čo sa týka telefonovania s viac ako jednou osobou, ale konferenčné hovory sa môžu rýchlo trápiť. Ľudia visia späť a čakajú, až budú ostatní hovoriť (alebo budú hovoriť o sebe), a často nie je jasné, kam by mala nasledovať konverzácia. Bolestivé ticho prekypuje a všetci v skupine sa začínajú pýtať, či majú zlý prvý rande.
Ako spisovateľ marketingového tímu v telefónnej spoločnosti som vždy na týchto typoch hovorov a naučil som sa niekoľko trikov, ako ich dosiahnuť, aby bežali plynulejšie. Ak vám myšlienka telefonovať s viac ako dvoma ľuďmi spôsobí, že sa krútite na svojom kresle, čítajte ďalej a opakujte za mnou: Konferenčné hovory nemusia byť nepríjemné.
Následuj vodcu
Zmyslom konferenčného hovoru je, samozrejme, usporiadať konferenciu, ale ak si pred začatím schôdzky vyberiete vodcu, bude všetko fungovať ako dobre namazaný tanker. To neznamená, že iní nemôžu zvážiť, ale vedúci môže viesť konverzáciu alebo skočiť tam, kde je to potrebné (tj, ak po predajnom chlapcovi vyvoláva cenové body nepríjemné ticho).
Ak ste menovaní za vedúceho, príďte so zoznamom otázok, na ktoré je potrebné odpovedať. Je cieľom výzvy zistiť viac informácií pred nákupom? Je to vyriešenie podmienok partnerstva? Mali by ste tiež vytvoriť krátku agendu s poznámkami o miestach, kde by ostatní v tíme mali viesť konverzáciu, a distribuovať ju pred uskutočnením hovoru, aby každý vedel, čo môže očakávať. Viac očakávaní znamená menej nepríjemné ticho.
Získajte správny systém (a vedieť, ako ho používať)
Mnoho trápností pri týchto hovoroch môže pochádzať z technických závad („Ospravedlňujeme sa všetkým - stále sa snažím nastaviť túto vec!“ „Amy nevie, ako zavolať - môže niekto pomôcť?“ „Je Charlie stále tam alebo spadol? “)
Preto je dôležité mať funkčný telefónny systém, ktorý podporuje konferenčné hovory a čo je dôležitejšie, vyskúšať si ho pred schôdzkou, aby ste si boli istí, že funguje. A nemusíte pracovať v spoločnosti Fortune 500, aby ste pre svoj tím dostali moderné a ľahko použiteľné technické riešenie - dokonca aj malé podniky a začínajúce podniky môžu nájsť lacné systémy VoIP a virtuálne PBX, ktoré podporujú konferencie.
Zvážte video
Vždy, keď mám telefonickú konferenciu, prial by som si, aby som videl tváre ostatných ľudí. Nie preto, že ich chcem skontrolovať (OK, možno trochu), ale pretože to vyzerá skôr ako na stretnutie medzi ľuďmi. Namiesto hádania, či sa niekto usmieva alebo nie, môžete to vidieť. Namiesto premýšľania o tom, či je niekto rozptýlený alebo iba premýšľa, si môžete prečítať jej tvár. Nedávno som bol na telefonickej konferencii s niekým, kto znel ako doma v spodnom prádle, obklopený horou Cheez Doodles. Bol? Neviem - prial by som si, aby som mal video.
Existuje veľa video riešení, ktoré sa bežne používajú, vrátane hangoutov Google, Skype a Join.me. Za predpokladu, že účastníci schôdzky nie sú doma vo svojom spodnom prádle, môže to veci oveľa menej trápiť.
Použite svoj hlas Big Kid
Nie som si istý, prečo, ale ľudia pri týchto typoch hovorov často miznú v pozadí, obávajú sa tam dostať a vyjadriť svoj názor. Ale nebojte sa hovoriť - ste pozvaní na konferenčné hovory, pretože váš názor je cenený! V skutočnosti používajte hlas svojho veľkého dieťaťa, hovorte nahlas a sebavedome, aby vás každý počul.
Ešte lepšie je, že sa tiež zúčastňujú všetci ostatní účastníci hovoru. Ak niekto za chvíľu nič nepovedal, požiadajte ho, aby zvážil. Zabezpečí to, aby každý dostal hlas (a skutočne sa stretnutiu venuje).
Ak tvrdíte, že je to nepríjemné, je to nepríjemné
Som pevne presvedčený, že situácie sú nepríjemné, pretože sme ich nechali. Iste, niekedy je ticho nepríjemné, ale nemusia nás robiť grimasou. Choďte do každého konferenčného hovoru s otvorenou mysľou a venujte sa nepríjemným zážitkom! Ak nechcete nechať hovor preniknúť do trápneho územia, potom to nebude zaručené.
Existuje dôvod, prečo existujú konferenčné hovory - sú to produktívny spôsob, ako spojiť skupinu, aj keď jeden člen žije vo Wisconsine a druhý žije v Los Angeles. Nepovažujte konferenčné hovory iba za potrebné zlo, považujte ich za zábavný spôsob, ako spojiť vzdialených kolegov do virtuálnej miestnosti. Ak zapnete nepríjemnosť, konferenčné hovory môžu byť zábavné!
