Moje najobľúbenejšie dni v práci sú tie, ktoré nazývam „fialové komíny“. Moja spoločnosť používa Kalendár Google a farba môjho osobného rozvrhu je fialová, takže v týchto strašných dňoch nevidím nič iné ako kusy času blokované od 9:30. do 18:30. Vždy ma zaujíma: „Ako sa to k čertu stalo?“
Okrem toho, že v tých dňoch nemám žiadny priestor na dýchanie ani na skutočnú prácu, obávam sa, že je to „ten chlap“, ktorý musí mať čoskoro tip na stretnutie, potom stráviť viac času neskôr, aby zistil, čo mi chýbalo, alebo ktorý ukazuje až neskoro na moje ďalšie stretnutie, pretože predchádzajúce stretnutie bolo príliš dlhé. (Keďže som písal o tom, že na stretnutia nikdy neskoro alebo nepripravený, moji spolupracovníci ma udržiavajú na uzde!)
„Zaneprázdnenie“ je taký trik. Cítime, že čím dlhšie sú naše zoznamy úloh, tým úspešnejšie sme. Cítime, že čím viac máme na tanieroch, tým úspešnejšie sme. Ale odkedy vám má preplnená jedálenská doska niečo iné ako kŕče alebo kómu na jedlo? Nemusí to tak byť a robím otvorené uznesenie, aby som s tým bojoval.
Stretnutia sa končia v našich kalendároch dvoma spôsobmi: pretože ich prijímame a pretože ich vytvárame. V týchto rozhodovacích bodoch môžeme robiť veci trochu inak, aby sme vzali späť naše kalendáre a dali sebe (a našim spolupracovníkom) čas, aby sme boli pripravení a produktívni. Tu sú tri spôsoby, ako to urobiť:
1. Hovorte
Pred odoslaním alebo prijatím pozvánky na stretnutie sa uistite, že rozumiete tomu, čo by sa malo dosiahnuť a ako by ste sa mali pripraviť. Ak tak neurobíte, porozprávajte sa s organizátorom a vypočujte si, či existuje konkrétny program. Ak nie je, požiadajte ho, aby ho vytvoril (alebo ešte lepšie, dobrovoľne pomôcť). Najlepšie programy sú špecifické s časovým rozvrhnutím, aby sa zabezpečilo pokrytie všetkých relevantných položiek. Ak nie je dostatok času na vytvorenie programu, dobrovoľník pomôže organizátorovi dávať pozor na hodiny.
Ak organizujete stretnutie, pomocou programu naplánujte, ako dlho by malo byť stretnutie. Pozvánky do kalendára spoločnosti Google sú predvolene nastavené na jednu hodinu a je ľahké kliknúť na tlačidlo „odoslať“ bez toho, aby sa premýšľalo o ich skrátení, ale toto nastavenie je možné zmeniť! Budete prekvapení, koľko dokážete pokryť za 15, 30 alebo 22 minút. Ak vidíte, že stretnutie je naplánované na hodinu a vy neveríte, že by malo byť (v závislosti od účelu a očakávaných výsledkov), v závislosti od vášho vzťahu s organizátorom, požiadajte o skrátenie času.
Nakoniec, ak ste prijali pozvanie na stretnutie, ktoré sa končí súčasne s plánovaným začatím iného stretnutia (vážne, ako sa presvedčíme, že môžeme byť na dvoch miestach naraz?), Vopred oznámte organizátorovi, že budete musieť toto stretnutie predčasne opustiť. V ideálnom prípade to povzbudí organizátora, aby stretnutie ukončil v čase, keď potrebujete odísť. Prinajmenšom sa budete cítiť pohodlne vystúpiť bez prerušenia a organizátor nebude prekvapený, keď tak urobíte. Pre ďalšie poistenie choďte do toho a informujte organizátora vašej nasledujúcej schôdze, že môžete prísť neskoro.
2. Vložte svoj čas
Ihneď po potvrdení času stretnutia a ak má váš kalendár okolo seba priestor, chráňte ho! Pridajte 15-30 minút pred schôdzou a po nej nazvanou „Prechodný čas“. Pred schôdzkou využite čas na preskúmanie všetkých materiálov, urobte si prestávku v kúpeľni a dorazte na miesto skôr, ako sa začne. Po stretnutí je dobré obdobie, aby ste sa zamysleli nad materiálom, ktorý je stále čerstvý. Je rozumné očakávať, že spolupracovníci budú rešpektovať všetko, čo je vo vašom kalendári; len plánujú všade, kde je voľný čas. Takže ak sa stretnutie o 15:00 zabalí a vy zablokujete čas na rekapituláciu neskôr, pravdepodobne (dúfajme?) Sa nebude štetina pri začatí nového stretnutia o 3:15 alebo 3:30.
3. Zablokujte svoj čas
Toto je svätý grál produktivity: mať kusy času - dokonca aj dni! - bez stretnutí. BuzzFeed vyhlásil utorok a štvrtok za schôdzku zdarma. Môžeš? Aj keď to zúčtovanie celého dňa môže vyžadovať úmyselné úsilie vrcholového manažmentu vašej spoločnosti, stojí za to pozrieť sa na vlastné pracovné návyky a zistiť, kedy bude vaša najlepšia práca vykonaná. Ste ranná osoba, alebo sa vám naozaj po 2 hodine rozpadá? Preskúmajte svoj rozvrh a zistite, kde môžete blokovať dve až štyri hodiny iba raz týždenne, aby ste sa zamerali na prácu alebo výrobu. Mohli by ste už od základu stanoviť trend vo svojej spoločnosti!
To je môj záväzok vziať späť kalendár! Kto je so mnou?
