E-mail. Či už spravujete niekoľko ľudí, veľký tím alebo len sami, môže vám pomôcť a brániť vášmu úspechu. Pretože, ako som si istá, všimol si, čím viac ľudí spolupracujete, tým viac správ sa vytvára, a tým náročnejšie je dostať sa cez ne počas piatich minút, ktoré máte medzi jednotlivými stretnutiami.
Aj keď nemôžem zamávať čarovným prútikom a vyriešiť tento problém za vás, môžem vám povedať, že som našiel systém, ktorý pre mňa skutočne funguje ako manažér - všetko sa týka toho, že v doručenej pošte mám niekoľko dôveryhodných štítkov. (Ak neviete, ako ich používať, tu je 101 pre Gmail a Outlook.)
Na rozdiel od filtrov, ktoré používam na trvalé archivovanie, sú tieto tri dočasné a používajú sa len na upozornenie na dôležité veci. Hneď, ako adresujem správu, odstránim štítok a súbor tak, ako by to bolo normálne.
Takže bez ďalších okolkov:
1. „BLOKOVER PRE OSTATNÉ“
Áno, tento je vo všetkých veľkých písmoch. Dokonca som zmenil farbu v doručenej pošte, aby bola červená. Každé ráno prechádzate mojou doručenou poštou, aby som sa ubezpečil, že som identifikoval kritické správy, ktoré si vyžadujú moju odpoveď. (Aka: Bez mojej odpovede sa ľudia nemôžu pohnúť vpred. Vôbec.) Osobitnou identifikáciou zabezpečím, aby som uprednostňoval rýchle odpovede pred dôležitými.
Na konci každého dňa sa ubezpečím, že všetky zostávajúce e-maily s touto značkou sú spracované ako prvé. A okrem zriedkavej výnimky sa neodhlásim na noc, kým sa neskončí. To nielenže znamená, že nikoho nezdržímam, ale že každý deň môžem skončiť s vedomím, že sa riešia najnaliehavejšie problémy.
2. „Meno každého, s kým sa pravidelne stretávate“
Každý týždeň sa stretávam s každým z mojich priamych správ, a zatiaľ čo v programe Google máme priebežne prebiehajúcu agendu, o ktorej by sme mali diskutovať, ale zistil som, že niekedy sa cez trhliny dostanú rýchle otázky alebo otázky finančného sprostredkovania.
To, čo sa pre mňa zmenilo, bolo vytvorenie jednej menovky pre každú osobu s jej menom, napríklad „Pre Lindsay“ a „Pre Yusuf.“ Keď e-maily prichádzajú cez môj priečinok doručenej pošty, myslím si, že by pre nich boli relevantné alebo chcem aktualizovať. dňa pridám značku s ich menom. Potom, počas svojich týždenných stretnutí, môžem urobiť rýchle vyhľadávanie, aby som zistil, či som s nimi hovoril o všetkom predtým, ako zabalíme. Po dokončení tejto misie odstránim značku.
Aj keď to používam na priame správy, môžete ho použiť pre kohokoľvek, s kým pravidelne stretávate, od svojho vlastného manažéra až po marketingový tím až po projektového manažéra.
3. „Rýchla odpoveď“
Už som o tom písal predtým, ale považujem za nesmierne užitočné mať zoznam e-mailov, na ktoré môžem odpovedať za päť alebo menej minút. Keď čakám v rade na kávu, pár zastávok v metre alebo skoro na schôdzku, teraz mám prvú zastávku (áno, pred Twitterom alebo Instagramom), aby som sa ubezpečil, že vybavím akékoľvek požiadavky.
Najlepšia časť tejto značky? Cítiš sa veľmi rýchlo, cítiš sa dokonale.
A to je všetko, tri jednoduché štítky, ktoré môžete ľahko nastaviť jedno popoludnie. Máte nejaké ďalšie triky doručenej pošty, ktoré vám pomôžu spravovať? Podeľte sa so mnou na Twitteri @ acav!
