Ak pracujete v neziskových organizáciách, pravdepodobne ste sa zúčastnili na fundraisingovej akcii, či už to bola extravagantná gala alebo jednoduchá šťastná hodina v bare za rohom. Mnohé organizácie, najmä malé, sa spoliehajú na tieto udalosti, aby v krátkom čase získali veľa peňazí.
Ale keď sa dostanete na plánovaciu komisiu (alebo dokonca musíte udalosť navrhnúť úplne sami), nie je to už len zábavná noc, na ktorú sa zúčastníte. Teraz musíte vypracovať všetky podrobnosti, aby ste vytvorili nezabudnuteľný večer - ten, ktorý bude lákať vašich účastníkov, aby vám hodili trochu peňazí do klobúka.
Veľkosť vašej organizácie a úroveň vašich darcov samozrejme určí najlepší druh hostenia, ktorý určite ovplyvní, ako plánujete. Ale bez ohľadu na veľkosť alebo rozsah vášho fundraiseru, podľa mojich skúseností som zistil, že existuje niekoľko kľúčových prvkov, vďaka ktorým tieto udalosti fungujú. Ak sa púšťate do svojej prvej zbierky, uistite sa, že máte týchto päť potrieb.
1. Rozpočet
Počuli ste príslovie „vyžaduje si peniaze, aby ste si zarobili peniaze“ - a to je 100% pravda pre udalosti. Iste, ak ste dostatočne presvedčiví, pravdepodobne sa na vašu udalosť môžu podieľať nejaké potrebné veci - napríklad priestor na podujatie, chlast, jedlo a dokonca aj zábava. Ale aj napriek tejto štedrosti budete aj naďalej potrebovať nejaké peniaze po ruke za niekoľko ďalších výdavkov, ako sú doprava, strava pre zamestnancov a dobrovoľníkov a tipy.
Predtým, ako začnete plánovať podrobnosti, vytvorte si rozpočet, aby ste sa uistili, že ho budete môcť hojdať. Vďaka dobrej znalosti finančnej situácie budete môcť ľahko zistiť, či máte prostriedky na naplánovanie večere pri sedení - alebo ak sa budete musieť uspokojiť s príležitostnou recepciou iba na nápoje. Keď začnete dostávať dary a robiť solídne plány, pozorne sledujte svoj rozpočet. Budete musieť vyrovnať všetky neočakávané náklady s novými darmi alebo podľa potreby upraviť svoje plány.
2. Majstri
Aby ľudia mali úspešnú udalosť, musia darovať a ukázať sa. Ale aby ste mali dostatok darcov, aby ste sa mohli zúčastniť, nemôžete byť jediný, kto propaguje túto udalosť. Budete potrebovať skupinu ďalších ľudí, ktorí sú ochotní dať zbierku fundraiserom svojim priateľom, spolupracovníkom a sieťam - a samozrejme, aby ste ich inšpirovali.
Toto sa nazýva váš „hostiteľský výbor“, zvyčajne zložený z ľudí, ktorí už organizácii podporujú peniaze alebo čas. Okrem dobrého poznania vašej organizácie by mal mať každý vo výbore široký okruh kontaktov, ktoré budú povzbudzovať k účasti.
Aj keď každá organizácia používa hostiteľské výbory trochu inak, bola som najúspešnejšia, keď som skupinu priamo zapojila do plánovacieho procesu. Miera ich zapojenia samozrejme závisí od jednotlivcov, takže použite svoj úsudok: Niektorí ľudia sú viac než radi, že si vyzdvihnú šálky v spoločnosti Costco alebo požiadajú hlavných sponzorov spoločnosti, zatiaľ čo iní by radšej len uviedli svoje mená na pozvanie a urobili pár telefonátov s priateľmi.
3. Viaceré príležitosti
Prvé pravidlo získavania finančných prostriedkov je požiadať. A určite, keď organizujete nejakú udalosť, každý vie, že sa od nich bude očakávať, že bude odohnať cenu letenky. Môžete však zahrnúť aj ďalšie príležitosti, ktoré účastníci dajú.
Najbežnejší typ žiadosti prichádza vo forme tomboly alebo tichej dražby (a áno, môžete urobiť oboje). Je mimoriadne ľahké získať ceny za tieto typy aktivít tým, že požiadajú miestne podniky, aby prispeli; stačí sa uistiť, že ceny zodpovedajú vášmu publiku. Inými slovami, balík kúpeľných dní sa bude dariť veľmi dobre na obede s tematikou Dní matiek - nie toľko na golfovom turnaji. Niekedy to môže znamenať úplné vyhýbanie sa cenám a namiesto toho môžu donori ponúknuť programové prvky: napríklad 100 dolárov za tehlu v novom komunitnom centre alebo 1 000 dolárov za štipendium.
Ak viete, že vaši hostia nie sú typom, ktorý by im umožnil viac peňazí, požiadajte ich, aby sa namiesto toho prihlásili na dobrovoľnícku činnosť pre vaše nadchádzajúce programy a iniciatívy. Toto ich zapojí do vášho poslania a zvýši ich pravdepodobnosť, že sa v budúcnosti opäť podajú - a povedia svojim priateľom o vás.
4. Celá skúsenosť
Darcovstvo na podujatie vníma veľa ľudí ako rovnocennú výmenu - dávajú vám nejaké peniaze a dávate im zážitok. Vašou úlohou je teda urobiť z tejto udalosti taký úžasný zážitok, že na to, aby bola spravodlivá, musia darovať ešte viac.
Niektoré organizácie to robia so špičkovými hosťami a zábavou. Ale ak nemáte Beyonce alebo Bill Clinton na svojej rýchlej voľbe, môžete zvážiť exkluzívne miesto konania, neobvyklú aktivitu (tanečný maratón, niekto?) Alebo večeru vysokej triedy. Čo je dôležitejšie, premýšľajte o spôsoboch, ako odzrkadliť vaše poslanie v prípade. Ak ste organizácia poskytujúca priame služby, môžete pozvať klientov, aby vystúpili. Školské alebo umelecké programy môžu zobrazovať prácu svojich študentov. Ponúka svojim hosťom zážitok, ktorý odráža jedinečnosť vašej organizácie, a ponúka vám zážitok, ktorý sa nedá zopakovať. A to je skutočne na nezaplatenie.
5. Následné opatrenia
Prekvapivo je najdôležitejším prvkom získavania finančných prostriedkov sledovanie, ktoré sa uskutoční po udalosti. Nenechajte sa v pokušení odpočívať na vavrínoch (alebo dojčiť kocovinou); dostať sa do telefónu, posielať e-maily a aktualizovať svoje webové stránky. Budete chcieť osobne osloviť každého darcu (alebo potenciálneho darcu), ktorého ste sa stretli v noci predtým, a ďakujem im za podporu. Toto môže byť perfektná príležitosť na zostavenie toľkých následných stretnutí, ktoré môžete urobiť - krokom k ich kultivácii pre ich ďalší dar.
A nezabudnite na svojich dodávateľov a dobrovoľníkov! Ďakujem im za pomoc pri dosahovaní úspechu noci. Chápu, že ste vyčerpaní, takže rýchly e-mail je v poriadku, ale pre kohokoľvek, kto naozaj písal vyššie a ďalej, je ručne písaná poznámka obzvlášť nóbl. (Verte mi, že si budú pamätať vašu vďačnosť, keď sa blíži vaša budúca udalosť.)
Každá udalosť vyžaduje veľa času a úsilia, aby bola úspešná. Ak však budete postupovať podľa vyššie uvedených tipov, budete môcť hostiť udalosti, ktoré vytvárajú a rozvíjajú aktivity, ktoré vašej organizácii prinesú viac ľudí - a peniaze. A kto vie? Môžete sa tiež dobre pobaviť!
