Pri mojom poslednom zamestnaní bol jeden z vedúcich členov tímu známy tým, že posielal e-maily vo všetkých denných alebo nočných hodinách. Pre mňa nebolo neobvyklé ísť spať o 23:00 a prebudiť sa s prázdnou schránkou, s výnimkou jednej, mimoriadne krátkej a presnej e-mailovej správy. Napriek tomu, že sa ma nikdy nezaoberala menom, a v skutočnosti zriedka zahŕňala akékoľvek pozdravy pred jej priamou otázkou, nejako sa jej nikdy nepodarilo zniesť hrubo alebo náročne.
Spolu s „poďakovaním“ nasledujúcim po všetkom, čo potrebovala odpovedať, vždy svoje meno podpísala x. Teraz, x, ako nepochybne viete z milostného listu uzatváracieho „xoxo“ zvyčajne predstavuje bozk; v prípade scenára na pracovisku je to však iba priateľské gesto, menej formálne ako ukončenie pomocou „najlepšieho“ alebo „pozdravu“.
Uisťujeme vás, že tento v súčasnosti populárny podpis nie je jediný spôsob, ako ušetriť vaše krátke správy od znejúceho hrubého; V skutočnosti existuje aspoň päť jednoduchých spôsobov, ako udržať svoju e-mailovú schránku zdvorilú bez ohľadu na to, koľko - alebo málo - slov napíšete. Nebudete chcieť aplikovať všetkých päť týchto nápadov zakaždým, a ktoré použijete, budú do veľkej miery závisieť od vášho publika a vášho vzťahu a úrovne pohodlia s týmto publikom, sú to však dobré pokyny. Dúfajme, že vám ušetria čas a energiu, aby ste sa mohli sústrediť na dôležitejšie veci.
1. Použite výkričníky
Ale nie príliš veľa. Som celkom vypnutý, keď každý riadok končí výkričníkom. Nemáte rovnako silné pocity na všetko, čo hovoríte. Ani ma nezačnite s tým, že začínam dve alebo tri, aby som uzavrel jednu vetu alebo nápad (tie si ukladám na posielanie SMS správ so svojimi priateľmi a mali by ste tiež). Múdre si vyberajte svoje vysokoobjemové vstrekovania a prosíme vás, aby ste sa zdržiavali.
Skúste to:
Odoslané z mojej externej pamäte.
Predtým, ako niečo odošlete, zvážte, s kým komunikujete, a premýšľajte o spôsoboch, ako ho udržať, podľa toho, kde ste v diskusii. Majte na pamäti: Akonáhle sa budete pohybovať tam a späť, zvyčajne môžete upustiť pozdrav a podpis.
Jedna vec, ktorú stojí za zmienku, je tiež dôležitosť venovať pozornosť tomu, na čo odpovedáte. Krátke odpovede môžu byť neslušné, ak jednoducho odpoviete „Znie to dobre!“ Ak si zaslúži odpoveď na otázku alebo nejakú spätnú väzbu, bude pre prijímateľa ťažké tieto dve slová stráviť s výkričníkom alebo bez neho.
Zrátané a podčiarknuté: Spoznajte svoje publikum a ak to situácia vyžaduje, všetkými prostriedkami odošlite podrobné odseky, ale sústreďte sa na mnohé prípady, v ktorých môže byť krátka aj sladká.
