Tento článok pokrýva rôzne metódy triedenia údajov v programe Excel. Informácie, ktoré sa nachádzajú v rôznych častiach tohto článku, obsahujú pokyny na to, ako:
- Zoradiť jeden stĺpec pomocouTriediť a filtrovať alebo Hot Keys
- Zoradiť viac stĺpcov
- Zoradiť podľa dátumov alebo časov
- Zoradiť podľa dní týždňa, mesiacov alebo iných vlastných zoznamov
- Zoradiť podľa riadkov - Zmena poradia stĺpcov
Výber údajov, ktoré sa majú zoradiť
Predtým, ako je možné údaje zoradiť, program Excel potrebuje poznať presný rozsah, ktorý má byť triedený, a zvyčajne je program Excel veľmi dobrý pri výbere oblastí súvisiacich údajov, a to tak dlho, kým boli zadané, boli splnené tieto podmienky:
- V oblasti súvisiacich údajov neboli ponechané prázdne riadky ani stĺpce.
- Medzi oblasti súvisiacich údajov boli ponechané prázdne riadky a stĺpce.
Aplikácia Excel určuje pomerne presne, či má dátová oblasť názvy polí a vylúči riadok zo záznamov, ktoré sa majú zoradiť. Avšak umožnenie programu Excel vybrať rozsah, ktorý má byť triedený, môže byť riskantný - najmä pri veľkom množstve dát, ktoré je ťažké skontrolovať.
Ak chcete zaistiť, aby boli vybraté správne údaje, zvýraznite rozsah pred spustením triedenia. Ak sa má rovnaký rozsah triediť opakovane, najlepším prístupom je, aby mu bolo pridelené meno.
Zoradiť kľúč a triediť poradie v programe Excel
Triedenie vyžaduje použitie zoraďovacieho kľúča a poradie triedenia. triedenie sú údaje v stĺpci alebo stĺpcoch, ktoré chcete zoradiť; je označený názvom stĺpca alebo názvom poľa. Vo vyššie uvedenom obrázku sú možné triediče kľúčov ID študenta, meno, vek, program a mesiac. V rýchlom triedení stačí kliknúť na jednu bunku v stĺpci obsahujúcom kláves triedenia, aby Excel informoval o tom, akým kľúčom je trieda.
Pri textových alebo numerických hodnotách sú dve možnosti poradia zoradenia vzostupne a zostupne.
Pri použití Triediť a filtrovať na tlačidle Domov karta pásu, možnosti radenia poradia v rozbaľovacom zozname sa budú meniť v závislosti od typu údajov vo vybratom rozsahu.
Rýchle triedenie pomocou funkcie Zoradiť a filtrovať
V programe Excel môžete rýchlo triediť pomocou Triediť a filtrovať na tlačidle Domov kartu pásky.
Kroky na vykonanie rýchleho triedenia sú:
- Kliknite na tlačidlo a bunka v stĺpci, ktorý obsahuje kľúč triedenia.
- Klikni na Domov kartu pásky.
- Kliknite na tlačidlo Triediť a filtrovať stlačením tlačidla otvoríte rozbaľovaciu ponuku možností triedenia.
- Kliknite na jednu z dvoch možností, ak chcete triediť buď v stúpajúca alebo klesajúci objednať.
Zoradiť viac stĺpcov údajov v programe Excel
Okrem rýchleho triedenia založeného na jedinom stĺpci údajov umožňuje funkcia vlastného triedenia aplikácie Excel triediť na viacerých stĺpcoch definovaním viacerých triedovacích kľúčov. V triedeniach s viacerými stĺpcami sa triedenia identifikujú výberom nadpisov stĺpcov v dialógovom okne Triedenie.
Rovnako ako pri rýchlom zoradení sú triediace klávesy definované identifikáciou hlavičiek stĺpcov alebo názvov polí v tabuľke obsahujúcej kláves triedenia.
Zoradiť na viacerých stĺpcoch Príklad
Vo vyššie uvedenom príklade boli vykonané nasledujúce kroky na zoradenie údajov v rozsahu H2 na L12 na dvoch stĺpcoch údajov - najprv podľa mena a potom podľa veku.
- Zvýraznite rozsah buniek, ktoré sa majú zoradiť.
- Klikni na Domov kartu pásky.
- Klikni na Triediť a filtrovať ikonu na páse klepnutím otvorte rozbaľovací zoznam.
- Kliknite na Vlastné triedenie v rozbaľovacom zozname vyvolajte druh dialógové okno.
- Pod stĺp nadpis v dialógovom okne vyberte názov z rozbaľovacieho zoznamu najskôr zoradiť údaje podľa stĺpca Názov.
- Zoradiť zapnuté voľba je nastavená na hodnoty - pretože triedenie vychádza zo skutočných údajov v tabuľke.
- Pod Zoradiť poradie nadpis, vyberte Z po A z rozbaľovacieho zoznamu zoradiť údaje o mene v zostupnom poradí.
- V hornej časti dialógového okna kliknite na tlačidlo Pridať úroveň , ak chcete pridať druhú možnosť triedenia.
- Pre druhú triedu pod stĺp nadpis, vyberte Vek z rozbaľovacieho zoznamu na triedenie záznamov s duplicitnými názvami podľa stĺpca Vek.
- pod Zoradiť poradie nadpis, vyberte Najväčší na najmenší z rozbaľovacieho zoznamu zoradiť údaje o veku v zostupnom poradí.
- kliknite OK v dialógovom okne zatvorte dialógové okno a zoraďte údaje.
Výsledkom definovania druhého zoraďovacieho kľúča v príklade vyššie sú dva záznamy s rovnakými hodnotami pre názov pole boli ďalej zoradené v zostupnom poradí s použitím Vek čo viedlo k rekordom pre študenta Wilsona vo veku 21 rokov, ktorý bol pred rekordom pre druhého Wilsona vo veku 19 rokov.
Prvý riadok: nadpisy stĺpcov alebo údaje
Rozsah údajov vybraných na triedenie vo vyššie uvedenom príklade obsahoval nadpisy stĺpcov nad prvým riadkom údajov.
Program Excel zistil, že tento riadok obsahoval údaje, ktoré sa líšili od údajov v nasledujúcich riadkoch, takže predpokladal, že prvý riadok je nadpisy stĺpcov a upravili dostupné možnosti v druh dialógové okno, ktoré ich zahrnie.
Jedným z kritérií, ktoré používa program Excel na určenie, či prvý riadok obsahuje hlavičky stĺpcov, je formátovanie. Vo vyššie uvedenom príklade je text v prvom riadku iným písmom a je to iná farba ako dáta v ostatných riadkoch.
Ak prvý riadok neobsahuje nadpisy, program Excel používa písmeno stĺpca, napríklad stĺpec D alebo stĺpec E, ako voľby v stĺp možnosť voľby druh dialógové okno.
Program Excel používa takýto rozdiel pri rozhodovaní o tom, či prvý riadok je riadok záhlavia, a je dosť dobré, aby sa to správne, ale nie je neomylné. Ak Excel urobí chybu, dialógové okno Triedenie obsahuje začiarkavacie políčko - Moje údaje majú hlavičky - ktoré možno použiť na automatické prepísanie tohto automatického výberu.
Zoradiť dáta podľa dátumu alebo času v programe Excel
Okrem triedenia textových údajov abecedne alebo čísel od najväčších po najmenšie, možnosti triedenia programu Excel zahŕňajú hodnoty zoradenia dátumu. K dispozícii sú k dispozícii dátumy zoradenia:
- Vzostupne - najstarší na najnovší;
- Zostupný poriadok - najnovší až najstarší.
Dialogové okno Rýchle zoradenie vs. triedenie
Keďže dátumy a časy sú iba formátované číselné údaje, pre typy v jednom stĺpci, ako napríklad Dátum požičania v našom príklade môže byť úspešne použitá metóda quicksort. Pri triedach zahŕňajúcich viac stĺpcov dátumov alebo časov je potrebné použiť dialógové okno Triedenie - rovnako ako pri triedení viacerých stĺpcov čísel alebo textových údajov.
Zoradiť podľa dátumu Príklad
Ak chcete vykonať rýchle zoradenie podľa dátumu vo vzostupnom poradí - najstaršie až najnovšie - pre príklad na obrázku vyššie, kroky by boli:
- Zvýraznite rozsah buniek, ktoré sa majú zoradiť.
- Klikni na Domov kartu pásky.
- Klikni na Triediť a filtrovať ikonu na páse klepnutím otvorte rozbaľovací zoznam.
- Kliknite na Vlastné triedenie v rozbaľovacom zozname vyvolajte druh dialógové okno.
- Pod stĺp nadpis v dialógovom okne vyberte vypožičané z rozbaľovacieho zoznamu najskôr zoradiť údaje podľa stĺpca Názov.
- Zoradiť zapnuté voľba je nastavená na hodnoty - pretože triedenie vychádza zo skutočných údajov v tabuľke.
- Pod Zoradiť poradie nadpis, vyberte Najstaršie na najnovšie z rozbaľovacieho zoznamu na zoradenie dátumov
- kliknite OK v dialógovom okne zatvorte dialógové okno a zoraďte údaje.
Ak sa výsledky zoradenia podľa dátumu nevykonajú podľa očakávania, údaje v stĺpci obsahujúcej triedu môžu obsahovať dátumy alebo časy uložené ako textové údaje, a nie ako čísla (dátumy a časy sú len formátované číselné údaje).
Zmiešané údaje a rýchle triedenie
Pri použití metódy rýchleho triedenia, ak sú záznamy obsahujúce textové a číselné údaje zmiešané, program Excel zoradí číslo a textové údaje samostatne umiestnením záznamov s textovými údajmi v dolnej časti zoznamu triedených.
Program Excel môže obsahovať aj názvy stĺpcov v výsledkoch triedenia a interpretovať ich ako len ďalší riadok textových údajov ako názvy polí pre tabuľku s údajmi.
Možné upozornenie na triedenie
Ak sa použije dialógové okno Triedenie, aj v prípade tried v jednom stĺpci, môže program Excel zobraziť správu, ktorá vás upozorní, že sa stretla s údajmi uloženými ako text a dala vám možnosť výberu:
- Zoradiť všetko, čo vyzerá ako číslo ako číslo.
- Zoradiť čísla a čísla uložené samostatne ako text.
Ak zvolíte prvú možnosť, program Excel sa pokúsi umiestniť textové údaje na správne miesto výsledkov triedenia. Vyberte druhú možnosť a aplikácia Excel umiestni záznamy, ktoré obsahujú textové údaje do dolnej časti výsledkov triedenia - rovnako ako v prípade rýchleho triedenia.
Triedenie údajov podľa dní v týždni alebo mesiacov v programe Excel
Môžete tiež zoradiť údaje podľa dní v týždni alebo mesiacoch roka pomocou rovnakého zabudovaného vlastného zoznamu, ktorý aplikácia Excel používa na pridanie dní alebo mesiacov do pracovného hárka pomocou popisky na výplň. Tento zoznam umožňuje triedenie podľa dní alebo mesiacov skôr chronologicky než v abecednom poradí.
Rovnako ako pri iných možnostiach triedenia sa môžu hodnoty triedenia podľa vlastného zoznamu zobrazovať vo vzostupnom (nedeľu až sobotu / januári až decembri) alebo v zostupnom poradí (sobota až nedeľa / december až január).
Na obrázku vyššie boli dodržané nasledujúce kroky na zoradenie vzorky dát v rozsahu H2 na L12 mesiacmi roka:
- Zvýraznite rozsah buniek, ktoré sa majú zoradiť.
- Klikni na Domov kartu pásky.
- Klikni na Triediť a filtrovať ikonu na páse klepnutím otvorte rozbaľovací zoznam.
- Kliknite na Vlastné triedenie v rozbaľovacom zozname vyvolajte druh dialógové okno.
- Pod stĺp nadpis v dialógovom okne vyberte Začal mesiac z rozbaľovacieho zoznamu a zoraďte údaje o mesiace v roku.
- Zoradiť zapnuté voľba je nastavená na hodnoty - pretože triedenie vychádza zo skutočných údajov v tabuľke.
- Pod Zoradiť poradie kliknite na šípku nadol vedľa predvolenej hodnoty A až Z možnosť otvoriť rozbaľovaciu ponuku.
- V ponuke vyberte možnosť Vlastný zoznam otvoriť Vlastné zoznamy dialógové okno.
- V ľavom okne dialógového okna kliknite raz na zoznam: Január február marec apríl… vyberte ho.
- kliknite OK potvrďte výber a vráťte sa na druh v dialógovom okne.
- Zvolený zoznam -Január február marec apríl - sa zobrazí pod objednať čísel.
- kliknite OK zatvorte dialógové okno a triedite údaje mesiace v roku.
V predvolenom nastavení sa vlastné zoznamy zobrazujú iba vzostupne objednať v Vlastné zoznamy dialógové okno. Ak chcete zoradiť dáta v zostupnom poradí pomocou vlastného zoznamu po výbere požadovaného zoznamu, aby sa zobrazil pod objednať nadpis v dialógovom okne Triedenie:
- Kliknite na šípku nadol vedľa zobrazeného zoznamu, napríklad Január február marec apríl…, otvoríte rozbaľovaciu ponuku.
- V ponuke vyberte vlastnú možnosť zoznamu, ktorá sa zobrazí v zostupnom poradí, ako napríklad December, november, október, september …
- kliknite OK zatvorte dialógové okno a zoraďte údaje v zostupnom poradí pomocou vlastného zoznamu.
Zoradiť podľa riadkov na zmenu poradia stĺpcov v programe Excel
Ako je znázornené v predchádzajúcich možnostiach zoradenia, dáta sa zvyčajne zoradia podľa hlavičiek stĺpcov alebo názvov polí a výsledkom je prerozdelenie celých riadkov alebo záznamov dát. Menej známa a preto menej využitá možnosť triedenia v programe Excel je triediť podľa riadka, čo má za následok preskupenie poradia stĺpcov zľava doprava v pracovnom hárku
Jedným z dôvodov triedenia podľa riadku je porovnanie poradia stĺpcov medzi rôznymi tabuľkami údajov. So stĺpcami v rovnakom ľavom a pravom poradí je jednoduchšie porovnávať záznamy alebo kopírovať a presúvať údaje medzi tabuľkami.
Prispôsobenie poradia stĺpcov
Veľmi zriedkavo však získavajú stĺpce v správnom poradí priamou úlohou v dôsledku obmedzení vzostupných a zostupných možností usporiadania hodnôt. Obvykle je potrebné použiť vlastné poradie zoradenia a aplikácia Excel obsahuje možnosti triedenia podľa farby bunky alebo písma alebo pomocou podmienených formátovacích ikon.
Najjednoduchší spôsob, ako vykázať poradie stĺpcov v programe Excel, je pridať riadok nad alebo pod tabuľkou údajov obsahujúcu čísla 1, 2, 3, 4.., ktoré označujú poradie stĺpcov zľava doprava. Triedenie podľa riadkov sa stáva jednoduchou vecou triedenia stĺpcov najmenších na najväčších v riadku obsahujúcom čísla.
Po dokončení triedenia môže byť pridaný rad čísel ľahko vymazaný.
Zoradiť podľa príkladov riadkov
V údajovej vzorke použitej pre túto sériu v možnostiach triedenia programu Excel Študentská karta stĺpec bol vždy vždy prvý na ľavej strane názov a potom zvyčajne Vek.
V tomto prípade, ako je znázornené na obrázku vyššie, stĺpce boli prestavené tak, že Program stĺpec je prvý po ľavej strane Začal mesiac, názov, atď.
Nasledujúce kroky boli použité na zmenu poradia stĺpcov, ako je vidieť na obrázku vyššie:
- Vložte prázdny riadok nad riadok obsahujúci názvy polí.
- V tomto novom riadku zadajte nasledujúce stĺpce zľava doprava začínajúce v stĺpci H: 5, 3, 4, 1, 2.
- Zvýraznite rozsah H2 až L13.
- Klikni na Domov kartu pásky.
- Klikni na Triediť a filtrovať ikonu na páse klepnutím otvorte rozbaľovací zoznam.
- Kliknite na Vlastné triedenie v rozbaľovacom zozname vyvolajte druh dialógové okno.
- V dolnej časti dialógového okna kliknite na Možnosti.. otvoriť Možnosti triedenia dialógové okno.
- V sekcii Orientácia v tomto druhom dialógovom okne kliknite na Zoradenie zľava doprava zoradiť poradie stĺpcov zľava doprava v pracovnom hárku.
- kliknite OK zatvorte toto dialógové okno.
- Pri zmene v Orientation (Orientácia) stĺp nadpis v druh dialógové okno sa zmení na riadok .
- Pod riadok nadpis, vyberte roztriediť podľa riadku 2 - riadok obsahujúci vlastné čísla.
- Zoradiť zapnuté voľba je nastavená na hodnoty .
- Pod Zoradiť poradie nadpis, vyberte Najmenší na najväčší z rozbaľovacieho zoznamu zoradiť čísla v riadku 2 vo vzostupnom poradí.
- kliknite OK zatvorte dialógové okno a triedite stĺpce zľava doprava číslom riadku 2.
- Poradie stĺpcov by malo začínať Program nasledovaný Začal mesiac, meno, atď.
Pomocou vlastných možností triedenia programu Excel môžete zmeniť poradie stĺpcov
Ako bolo uvedené vyššie, zatiaľ čo vlastné nastavenia sú k dispozícii v dialógovom okne Triedenie v programe Excel, tieto možnosti nie sú jednoduché, pokiaľ ide o preskupenie stĺpcov v pracovnom hárku. Možnosti na vytvorenie vlastného poradia zoradenia, ktoré je k dispozícii v dialógovom okne Triedenie, slúži na triedenie údajov podľa farby bunky, farby písma a ikony.
Pokiaľ sa v každom stĺpci už nepoužíva jedinečné formátovanie, napríklad rôzne farby písma alebo buniek, musí byť formátovanie pridaných do jednotlivých buniek v rovnakom riadku pre každý stĺpec, ktorý sa má znova upraviť.
Ak chcete napríklad zmeniť poradie stĺpcov v obrázku vyššie, použite farbu písma:
- Kliknite na každú z nich názov poľa a meniť farbu písma pre každú, napríklad červenú, zelenú, modrú atď.
- V dialógovom okne Zoradiť nastavte Zoradiť na možnosť na Farba písma .
- pod objednať, nastavte ručne poradie farieb názvov polí aby zodpovedal požadovanému poradiu stĺpcov.
- Po roztriedení, obnoviť farbu písma pre každý názov poľa.
