Zatiaľ čo strata dát postihuje každého, kto používa počítač, je obzvlášť problematický pre tých, ktorí používajú softvér na spracovanie textu. Strata dôležitých dokumentov, ktoré ste strávili toľko času, je frustrujúce - najmä ak ste ako väčšina používateľov, ktorí vytvárajú dokumenty priamo na počítači a nemajú výhodu ručne písanej kópie. Otázky a príbehy z hnevu o obnovení stratených súborov sa opierajú o online fóra a bombardujú oddelenia technickej podpory. Jediným istým spôsobom, ako obnoviť stratené súbory, je obnoviť ich zo zálohy. To je dôvod, prečo je systém na zabránenie straty údajov na prvom mieste veľmi dôležitý. Tu je päť spôsobov, ako udržať vaše dokumenty spracované v texte v bezpečí.
Nikdy neuchovávajte dokumenty na rovnakej jednotke ako váš operačný systém
Zatiaľ čo väčšina textových procesorov uloží vaše súbory do priečinka Moje dokumenty priečinok, toto je pre ne najhoršie miesto. Či ide o vírus alebo zlyhanie softvéru, väčšina problémov s počítačom ovplyvňuje operačný systém a často je jediným riešením preformátovanie disku a opätovné nainštalovanie operačného systému. V takom prípade sa všetko na jednotke stratí.
Inštalácia druhého pevného disku do počítača je pomerne lacný spôsob, ako sa o tento problém postarať. Druhý vnútorný pevný disk nebude ovplyvnený, ak je poškodený operačný systém, a môže byť inštalovaný aj v inom počítači, ak potrebujete zakúpiť nový; Okrem toho budete prekvapení, aké ľahké sa majú nastaviť. Ak ste skeptickí pri inštalácii druhej internej jednotky, externý pevný disk je vynikajúcou voľbou. Externá jednotka sa môže kedykoľvek pripojiť k akémukoľvek počítaču jednoduchým pripojením do portu USB alebo Firewire. Mnoho externých jednotiek má tiež pridanú výhodu zálohovania jediným dotykom a / alebo plánovaným zálohovaním. jednoducho zadáte priečinky a plánujete a softvér sa stará o ostatné.
Zálohujte svoje súbory pravidelne, bez ohľadu na to, kde sú uložené
Len stahovanie súborov na inom mieste, než je váš operačný systém, nestačí; musíte vytvoriť pravidelný zálohovanie súborov. A poďme si to: Dokonca aj vaša záloha je predmetom neúspechu: DVD sa poškriabanú a pevné disky sa zlomia. Je rozumné zvýšiť pravdepodobnosť, že budete môcť načítať súbor tak, že budete mať druhý záloh. ak sú údaje skutočne dôležité, môžete dokonca chcieť premýšľať o ukladaní zálohy v ohnivej klenbe.
Dajte si pozor na prílohy e-mailu
Aj keď ste si istí, že neobsahujú vírusy, prílohy e-mailu môžu spôsobiť stratu dát. Premýšľajte o tom: ak dostanete na svojom disku dokument s rovnakým názvom ako jeden a váš e-mailový softvér je nastavený na uloženie príloh v rovnakom umiestnení, vystavujete sa riziku prepísania už existujúceho súboru. Často sa to stane, keď spolupracujete na dokumente a kolegom posielate aktualizácie prostredníctvom e-mailu. Takže uistite sa, že nastavíte svoj e-mailový program na uloženie príloh v jedinečnom umiestnení alebo, ak to zablokujete, zamyslite sa dvakrát pred uložením prílohy e-mailu na pevný disk.
Dajte si pozor na chybu používateľa
Nepáči sa nám, že to priznáme, ale často robíme vlastné problémy. Využite záruky zahrnuté vo vašom textovom procesore, ako sú funkcie verzie a sledované zmeny. Bežným spôsobom strácajú používatelia údaje, keď upravujú dokument a náhodne odstráňujú časti. Po uložení dokumentu sa časti, ktoré sú zmenené alebo odstránené, stratia, pokiaľ nemáte zapnuté funkcie, ktoré vám ukladajú zmeny.
Ak nechcete vylepšiť pokročilé funkcie, použite F12 skôr, ako začnete pracovať na uložení súboru pod iným názvom. Nie je tak organizovaná ako niektoré z iných metód, ale je to užitočný trik napriek tomu.
Prejsť na Cloud
Ukladanie súborov a ich záloh v cloudovom zmysle - vzdialený server - sa stáva čoraz bežnejším. Ponúka veľa výhod, ako sú veľkorysé prideľovanie priestoru, jednoduché používanie, prístup bez ohľadu na to, kde sa nachádzate a akékoľvek zariadenie, ktoré používate, a spoľahlivosť. Služba úložiska v cloude zálohuje vlastné servery, takže pre takto uložené súbory je dvojvrstvová ochrana. Z týchto dôvodov je cloud storage stále najlepšou voľbou pre väčšinu ľudí.
Existuje niekoľko hlavných voľných možností:
- Služba Disk Google ponúka 15 GB s každým účtom Google.
- Používatelia počítačov Mac získavajú 5 GB s iCloud, ktorý je zabudovaný do každého zariadenia Apple.
- Spoločnosť Microsoft poskytuje 5 GB miesta s programom OneDrive, ktorý je dodávaný s účtami Office 365 a XBox.
Ak máte viac ako na uloženie, vyššie uvedené služby ponúkajú platené možnosti, rovnako ako mnohé iné spoločnosti na ukladanie dát v cloude
Udržujte si pevné kópie dokumentov
Nie je to elegantné a nebráni vám, aby ste museli znova písať a formátovať dokument, ale uchovávanie vytlačenej kópie dôležitého dokumentu prinajmenšom zaistí, že máte obsah súboru - a to je lepšie ako mať nič vôbec.
