Pravdepodobne budete mať jasno už od prvých týždňov v novom zamestnaní, aké úlohy a úlohy sú označené ako naliehavé. Viete, aká je najvyššia priorita a ako sú dodržané termíny. Možno máte dlhodobé projekty, o ktorých vy a váš manažér každý týždeň diskutujete.
Ste profesionál v spravovaní svojho zoznamu úloh a viete, čo môžete zanechať na nasledujúci deň, týždeň alebo štvrťrok a čo musíte bezpodmienečne dokončiť pred odchodom z kancelárie. Poznáte aj e-mailový protokol: Počas víkendu nemusíte skontrolovať doručenú poštu. Ste však povinní reagovať na klientov počas mimopracovných hodín.
Jediné, o čom si nie ste istí, je to, čo sa stane, ak počas pracovného týždňa dôjde k pracovnej pohotovosti?
Ah, dobrá pracovná pohotovosť. Čo to vôbec znamená? A čo s tým urobíte, ak sa to stane mimo uvedených úradných hodín? Posielate e-mailom kolegovi? Tvoj šéf? CC niekto z iného oddelenia, o ktorom si myslíte, že vám môže pomôcť, alebo kto by mal byť aspoň in-the-know?
Všetky vyššie uvedené samozrejme závisia od charakteru mimoriadnej situácie a od konkrétneho pracoviska. Rovnako ako poznáte zoznam úloh dozadu a spredu, mali by ste mať prehľad o tom, čo môže čakať do rána alebo do pondelka, a čo nie.
V predchádzajúcom zamestnaní som vedel, že v sobotu ráno sa prebudím v sobotu ráno a skontrolujem si pracovný e-mail. Náš tím copyedit pracoval v piatok večer až neskoro a ja som vedel, že v prípade akýchkoľvek mojich dielov boli nejaké otázky. Odpovedať na ne bolo v sobotu oveľa lepšie ako v nedeľu. Očakávanie v tejto organizácii bolo, že sme všetci boli na vrchole e-mailu, bez ohľadu na hodinu alebo deň.
Ak vám nie je úplne jasné, ako vaša spoločnosť očakáva vyriešenie problémov, použite najlepší úsudok - je to záležitosť, ktorá vás zdôrazňuje? Zistili ste do očí bijúcu chybu v správe, ktorú ste poslali klientom, a opravili by ste ju pred víkendom v najlepšom záujme každého?
Dobré pravidlo sa pýta:
- Ide o príjmy?
- Znižuje to externe spoločnosť?
- Bude sa tento problém zhoršovať, čím dlhšie budem čakať?
Ak ste na niektorú z nich odpovedali áno, potom sa obráťte na svojho kolegu alebo šéfa alebo na kohokoľvek, kto by mal byť zapojený.
Najlepšie médium?
Pre väčšinu z nás to bude e-mail. (Ak nemáte silný dôvod domnievať sa, že vašu organizáciu tvoria ľudia, ktorí sa do svojej doručenej pošty znovu aspoň nepozerajú až do pondelka o 9.00 hod.)
Ak sa vás obzvlášť zaujíma, zvážte predmet správy, ktorý obsahuje slovo „Včasný“, „Naliehavý“, „Dôležitý“ alebo „Odpovedzte.“ Ak ste na 100% pozitívny, potrebujete vstup alebo pokyny od niekoho skôr, ako budete môcť pokračovať v riešení problémov, je druhé užitočné. Znamená to, že prijímač nemôže čakať.
E-mail však nie je jediný spôsob, ako ísť. V závislosti od vášho vzťahu so stranami, ktoré musíte vyriešiť, si môžete zvoliť zasielanie textových správ alebo chatovanie v skupinovej aplikácii.
Opäť je tu veľa čo povedať, aby ste vedeli, aké médium uprednostňuje vaša strana - a to platí o tom, či ste v kancelárii v utorok ráno, alebo v nedeľu popoludní s rodinou.
Ak ste v súčasnosti v núdzi a čítate toto, „Ako by som to mal vedieť, sakra?“ - najskôr vyriešite problém. Potom si v najbližších dňoch nájdite čas na to, aby ste sa so šéfom opýtali na niekoľko kľúčových otázok:
- Ako by ste definovali núdzový stav?
- Ako by som chcel, aby som vás kontaktoval?
- Mám ešte kontaktovať?
Poznanie odpovede na tieto otázky vám pomôže vyhnúť sa rozčarovaniu z poslednej minúty z časti „Čo mám robiť? Koho volám / email / text / chat? “A namiesto toho sa postavím pred hru.
A áno, veľa z toho je zdravý rozum, ktorý môže byť pri skutočnej pracovnej katastrofe ťažko vyťažený. Preto je dôležité poznať plán vopred a hrať sa podľa štruktúry, ktorú vytvoril váš tím. Ak tak urobíte, je nepravdepodobné, že narazíte na čokoľvek, čo vás rozčuľuje alebo vystraší.
