Príliš veľa klientov k mne prichádza vo fáze ich kariéry.
Napríklad Tricia, ktorá prišla ku mne, bola odradená svojou prácou a neschopnosťou ju zvládnuť. Pracovala dlhé hodiny - väčšina z nich trávila sedením na stretnutiach a zaoberaním sa stovkami e-mailov - potom sa vrhla na poslednú chvíľu, aby dokončila marketingové kampane, ktoré sa vždy zdali byť ohňovými cvičeniami.
„Stále zapnutá“ mentalita sa k nej dostávala. A bola pripravená prestať.
Okamžite som videl, že Tricia chýbala najpodstatnejšia pracovná zručnosť, ktorú podľa môjho názoru musí mať každý zamestnanec: stanovenie priorít a riadenie. To znamená schopnosť jasne identifikovať najdôležitejšie priority a zamerať na tieto veci veľkú väčšinu vašej energie a času.
Bohužiaľ, hoci často hovoríme o riadení času a produktivite v kancelárii, umenie stanovovania priorít sa často stráca. Výsledkom je, že veľa ľudí končí ako Tricia: vyčerpaní, frustrovaní a vyhorení.
Ak sa cítite ohromení nadmernými hodinami a neustále sa meníte na doterajšiu prácu, uvádzame niekoľko výrečných signálov, že možno budete musieť lepšie spravovať svoje priority - a niekoľko jednoduchých spôsobov, ako sa dostať späť na správnu cestu.
Znamenie č. 1: Veríte, že je všetko dôležité
Ak sa pozriete na svoj zoznam úloh a vidíte všetko rovnako dôležité, je ľahké byť ohromený množstvom úloh, a nie kvalitou vašej práce. Ale zvážte toto: Pareto princíp naznačuje, že 20% vašich úloh produkuje 80% vašich výsledkov - a to znamená, že malá časť vašej každodennej práce si zaslúži väčšinu vašej pozornosti.
V prípade Tricia prijala všetky pozvania na schôdzky, ktoré dostala. To však neznamenalo, že stretnutia boli hodné jej času, alebo jej pomohli dosiahnuť ktorýkoľvek z jej primárnych cieľov.
Riešenie: Objasnite svoje ciele a ciele
Spolupracujte so svojím manažérom a získajte krištáľovo jasnú predstavu o tom, ako presne sa bude váš výkon posudzovať (napr. Budete skontrolovaní na základe vloženej sumy dolára alebo úrovne spokojnosti vašich klientov?). Keď budete mať lepšie informácie o svojich výstupoch, môžete ich rozdeliť na týždenné ciele.
Napríklad, ak je vaším konečným cieľom generovanie nových výnosov, potom by ste sa mali zamerať predovšetkým na sledovanie potenciálnych zákazníkov, ktoré ste dostali na obchodné veľtrhy, a na budovanie vzťahov s potenciálnymi zákazníkmi - netrácajte hodiny každý týždeň tým, že by ste naplánovali ďalší obchod.
Keď sa každý deň rozhodujete o práci, opýtajte sa sami seba: „Ako ma to priblíži k mojim cieľom?“ Ak to neurobí, polož to a choď ďalej.
Znamenie č. 2: Spotrebuje vás skôr aktivita ako dosiahnutie úspechu
Už ste niekedy začali so zoznamom na začiatku dňa, cítili ste sa celý deň zaneprázdnení, ale cítili ste sa, akoby ste nič neurobili? Frustrujúce, však? Tricia bola určite zaneprázdnená, ale nedosahovala veľa.
V skutočnosti ste pravdepodobne urobili veľa vecí s nízkou prioritou - napríklad klikanie na nedôležité e-maily, sedenie na neefektívnych stretnutiach alebo vykonávanie malých úloh, ktoré neposúvajú vašu dôležitú prácu vpred. Možno ste strávili deň projektmi pomáhajúcimi vášmu šéfovi alebo spolupracovníkom, ale nerobili ste svoju prácu.
Riešenie: Vytvorte denný plán a držte sa ho
Vytvorte denný plán, ktorý sa začína plánovaním najdôležitejšej práce. Tieto prioritné činnosti dostanú prvé praskliny vo vašom kalendári skôr, ako si vôbec pomyslíte na nič iné.
S najväčšou pravdepodobnosťou dokončíte určité úlohy, keď im určíte konkrétny dátum a čas. Ak e-mail neustále rozptyľuje, vypnite ho a skontrolujte ho iba dvakrát alebo trikrát denne. (Keď ste sa zapracovali a rozptýlili ste sa prečítaním e-mailu, obnovenie vášho zamerania trvá celých 64 sekúnd. Premýšľajte o tom: Stratíte viac ako minútu cenného času za každý e-mail, ktorý ste si prečítali v uprostred dôležitej práce!)
Znamenie č. 3: Keď sa dostanete k dôležitej práci, budete sa rozptyľovať
Počujete nepretržité „ding“ prichádzajúcich e-mailov, textov a okamžitých správ a cítite sa nútení nahliadnuť. Neustále vás rozptyľuje siréna volania sociálnych médií. Otáľanie vám bráni začať a perfekcionizmus vás chráni pred dokončením. A mylne si myslíte, že pomocou viacerých úloh získate viac práce v rovnakom čase. Znie to dobre?
Multitasking je do určitej miery nevyhnutný, ale nezabudnite: Aj keď ste schopní zúžiť svoju prácu na najdôležitejšie úlohy, nebudete schopní urobiť žiadny pokrok, ak sa nebudete môcť sústrediť dostatočne dlho na ich dokončenie.
Riešenie: Rozvíjajte svoju schopnosť zamerať sa
Akonáhle budete mať jasno v prioritnej práci, ktorú je potrebné urobiť, prečítajte si, ako sa sústrediť na tieto úlohy a zostať. Vyskúšajte tieto stratégie postupovania:
1. Chunk Your Work: Použite techniku Pomodoro na naplánovanie 25-minútových časových úsekov na prácu na prioritných úlohách. Nepozerajte sa, kým neuplynie čas, potom si urobte krátku prestávku. Opakujte štyrikrát a potom si urobte dlhšiu prestávku.
2. Dávková práca: Zoskupujte podobné úlohy do blokov času v kalendári, aby ste sa mohli sústrediť na jednu vec a urobiť to. Činnosti, ako je spracovanie e-mailov, vrátenie telefónnych hovorov alebo kontrola dokumentov, možno zoskupiť a vykonávať v dávkach.
3. Zastavte viac úloh: Nakoniec bude každá úloha trvať dlhšie - a tým pádom znížite kvalitu svojej práce.
Pri prechádzaní cez deň robte časté kontroly reality: Zastavte každú hodinu a rýchlo sa opýtajte sami seba: Prispel posledný deň k mojim najdôležitejším cieľom? Ak nie, sľubujte, že zlepšíte nasledujúcich 60 minút a začnite znova. Ak každú hodinu kontrolujete realitu, nikdy vám nedovolí odísť celý deň.
Nakoniec sledujte svoj úspech. Na konci každého dňa skontrolujte, čo ste dosiahli a ako vás posunulo k vašim najdôležitejším výstupom. Uľahčuje to prepustenie ostatných - nepodstatných - vecí.
Keď ste pripravení prevziať kontrolu nad svojím pracovným životom, nezabudnite, že nejde o správu času alebo produktivitu. Nejde o to, aby sa to všetko urobilo - je to o to, aby sa vykonala najdôležitejšia práca. Rada nezabúdam na radu Briana Tracyho: „Nie je to čas, ktorý trávite celkovo prácou, ale množstvo času, ktoré trávite prácou na úlohách s vysokou prioritou.“
